Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом РФ.

Перечень должностных лиц, которым могут выдаваться подотчетные средства на административно-хозяйственные расходы, определяется приказом руководителя учреждения.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Авансы могут выдаваться из кассы учреждения (централизованной бухгалтерии), а также из кассы банка - в случае отсутствия в учреждении своей кассы, при предварительном перечислении безналичных денежных средств в банк, также авансы могут перечисляться на банковскую карточку работника или корпоративную банковскую карточку.

В государственных учреждениях при выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров может применяться Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (Код формы по ОКУД 0504501). Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Остаток неизрасходованных средств возвращается подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру. Перерасход выплачивается из кассы по расходному кассовому ордеру. Кроме того, остаток подотчетных сумм может быть также внесен через банкомат на счет учреждения.
В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения или централизованные бухгалтерии имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.