В программе "Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2" предусмотрено ведение бухгалтерского документооборота по расчетам с подотчетными лицами и автоматическое отражение документируемой операции на счетах бухгалтерского учета.

Согласно правилам ведения кассовых операций, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Нормативный порядок расчетов с подотчетными лицами в общем виде можно отразить следующей схемой бизнес-процессов (этапов) расчетов:

<Заявление подотчетного лица => Принятие денежных обязательств => Выдача аванса подотчетному лицу => Расходование средств аванса подотчетным лицом => Предоставление подотчетным лицом авансового отчета об израсходованных средствах => Отражение произведенных расходов => Выдача перерасхода или возврат остатка>

Приведенную цепочку этапов расчета удобно представить, как обособленную учетную единицу, в рамках которой можно отслеживать расчеты с подотчетным лицом.

В программе БГУ такой единицей учета является документ Авансовый отчет, который объединяет все документы по расчету с подотчетным лицом в рамках одного аванса, выданного подотчетному лицу на определенный срок на определенные цели.

В программе БГУ на счете 208 00 установлено ведение аналитического учета по подотчетным лицам (субконто Контрагенты вида справочник Контрагенты).

Оформление операций по расчетам с подотчетными лицами
Для оформления и регистрации операций по расчетам с подотчетными лицами в программе БГУ применяются следующие документы:

Расходный кассовый ордер – выдача из кассы наличных денежных средств под отчет или возмещение перерасхода.

Ведомость на выдачу подотчетным лицам - выдача из кассы наличных денежных средств под отчет нескольким лицам.

Приходный кассовый ордер – возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на административно-хозяйственные нужды или на командировочные расходы.

Расходный кассовый ордер фондовый – выдача из кассы денежных документов под отчет.

Приходный кассовый ордер фондовый – возврат неиспользованных денежных документов, полученных сотрудником под отчет, приобретение денежных документов через подотчетное лицо.

Заявка на кассовый расход, Заявка на кассовый расход (сокращенная), Платежное поручение, Кассовое выбытие, Заявка на наличные (банковская карта) - выплата подотчетных сумм в безналичном порядке, например, на банковскую карточку.

Кассовое поступление – возврат подотчетной суммы в безналичном порядке, например, зачисление на счет учреждения через банкомат, платежный терминал.

Доверенность – выписка доверенности на получение товарно-материальных ценностей по унифицированной форме № М-2.

Ввод начальных остатков по прочим счетам бух. учета - ввод остатков по расчетам с подотчетными лицами на дату начала ведения учета в программе.

Заявление на выдачу аванса - оформление заявления на выдачу подотчетной суммы, принятие денежных обязательств на сумму выданного аванса.

Авансовый отчет – обработка и отражение в учете представленного в бухгалтерию авансового отчета (ф. 0504505) или оформление отчета на основании представленных оправдательных документов, корректировка денежных обязательств на разницу между принятыми по "Заявлению на выдачу аванса" и рассчитанными по таблице "Израсходовано" утвержденного авансового отчета.

Поступление МЗ, Поступление ОС, НМА, НПА – поступление приобретенных через подотчетное лицо нефинансовых активов.

Инвентаризация расчетов с контрагентами – оформление данных инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, формирование Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).

Обращение к документам производится из соответствующих журналов и списков документов.

Регистры учета по расчетам с подотчетными лицами – Журнал операций расчетов с подотчетными лицами №3 (ф. 0504071), Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) формируются как выходные формы с помощью одноименных отчетов из группы "Регистры учета" раздела "Учет и отчетность".