Бухгалтерский учет по счетам, на которых аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, необходимо вести дополнительно в разрезе оснований для расчетов (договоров, счетов, актов и т.д.). В проводках или документах по счетам расчетов с контрагентами необходимо указывать не только контрагента, но и основание расчетов.
Для аналитического учета в разрезе оснований расчетов используется справочник "Договоры и иные основания возникновения обязательств", далее – справочник "Договоры".

Справочник "Договоры и иные основания возникновения обязательств"
Справочник "Договоры и иные основания возникновения обязательств" используется также для оформления сведений и ведения учета государственных (муниципальных) контрактов, бюджетных обязательств, заявок на кассовый расход.
Справочник имеет иерархическую структуру и позволяет объединять отдельные расчеты в группы. Эту возможность удобно использовать для объединения расчетов, которые происходят в рамках одного договора, в одну группу.
Например, группа элементов может иметь наименование "Договор № 45", а элементами группы будут "Счет № 16" и "Счет № 28". Также в отдельную группу можно выделить договоры по администрируемым доходам.

Специальная форма для ввода групп отсутствует. Элемент становится группой после того, как он будет указан в реквизите Группа при вводе следующего элемента справочника.
Каждое значение справочника "Договоры и иные основания возникновения обязательств" относится к конкретному учреждению, от лица которых ведется учет.

Список договоров можно открыть с помощью команды Договоры и иные основания возникновения обязательств меню функций раздела Планирование и санкционирование.
 

В форме списка предусмотрен отбор по организациям, контрагентам и по актуальности договоров. Реквизит Актуальность может принимать значения: Все договоры (действующие и закрытые), Архив (закрытые договоры) и Действующие договоры.
 

Для ввода нового договора можно использовать кнопку Создать командной панели формы списка Договоры и иные основания возникновения обязательств.
 

Вид договора С поставщиком необходимо установить в случае заключения организацией договора с поставщиком товаров, работ или услуг.

Вид договора С покупателем необходимо установить, если организация является исполнителем по договору или иному основанию.

Вид договора С получателем трансферта (субсидии) используется главными распорядителями средств бюджета при заключении соглашения (договора) о предоставлении субсидии юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам - производителям товаров (работ, услуг). 

Вид договора Иное основание обязательства следует установить при необходимости оформления иного основания обязательства, например, приказа руководителя, расчетно-платежной ведомости, исполнительного листа, законодательного акта и т.д.
Следует отметить, что для выплаты заработной платы, стипендий, денежных довольствий, компенсаций, при расчетах с подотчетными лицами, при уплате по исполнительным листам основанием являются расчетные ведомости, приказы руководителей, утвержденные руководителями письменные заявления, постановления судебных (следственных) органов и другие аналогичные документы.
Если вид договора С поставщиком, то доступны следующие реквизиты:

Долгосрочный – флажок устанавливается для долгосрочного договора.

Установка в договоре признака Долгосрочный позволяет организовать в текущем финансовом году учет обязательств на несколько периодов, включая текущий, или на будущие периоды. Примером долгосрочного договора является обязательство, принятое на следующий финансовый год, учтенное в текущем году.

Учет предмета договора – установка флага позволяет организовать учет обязательств по предмету договора (контракта) в разрезе: Номенклатуры; Периодов плана; КФО; КПС.
Для договоров вида С поставщиком с установленным флагом Учет предмета предоставлена возможность ввода информации на стадии определения поставщика при проведении конкурсных процедур.
 

При вводе информации об обязательстве на стадии определения поставщика следует включить флаг Заключается по результатам конкурсных процедур. Информация о контрагенте – поставщике товаров и услуг в этом случае не указывается.
После завершения конкурсных процедур в карточке договора следует включить флаг Конкурсные процедуры завершены и выбрать положение переключателя:

Если переключатель находится в положении Конкурсные процедуры завершены заключением договора, то реквизиты Контрагент и Счет контрагента доступны и их следует заполнить.
 

Контрагент – наименование поставщика или покупателя. Выбирается из справочника Контрагенты.

Счет контрагента – выбирается из справочника Банковские и казначейские счета.
 

Чтобы исключить случайное изменение ключевых реквизитов Контрагент, Вид договора, Долгосрочный и Учет предмета договора, данные реквизиты после записи договора становятся по умолчанию недоступны для редактирования. При наличии потребности в редактировании данных реквизитов для их изменения можно использовать команду Разрешить редактирование реквизитов. Эта команда доступна в меню, которое открывается после нажатия на кнопку Еще командной панели карточки договора.
Для вида договора Иное основание обязательства доступен реквизит:

Публичное нормативное обязательство – флажок устанавливается для публичных нормативных обязательств.

Другие реквизиты элемента справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств.
 

Группа – группа, к которой относится договор. Выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств.

Группу по договору можно создать для одного контрагента. Для группы по договору в целом можно построить необходимые отчеты с отбором по всем договорам и иным основаниям возникновения обязательств, которые входят в группу.

Наименование – информация о виде обязательства, его дате и номере.
Для автоматического ввода данных в поле Наименование необходимо установить флаг Контроль заполнения рабочего наименования. В этом случае при первом заполнении карточки договора при нажатии на кнопку Записать и закрыть поле Наименование будет заполнено автоматически на основании данных в полях Вид обязательства,
от (поле Дата) и №.
В дальнейшем после корректировки любого из перечисленных реквизитов программа предложит выбор:

При снятом флаге Контроль заполнения рабочего наименования ввод информации в поле Наименование выполняется вручную.

Отметим, что если Договор или иное основание возникновения обязательств не предполагается далее использовать при оформлении документов, то рекомендуется поместить его в архив.

Для того чтобы поместить Договор в архив, следует нажать на кнопку Еще командной панели формы договора и выбрать в меню команду Поместить в архив(закрыть)/Извлечь из архива. Далее следует ввести дату помещения договора в архив и нажать на кнопку ОК. После этого Дата помещения в архив будет отображаться в шапке формы договора под кнопкой Записать и закрыть. Также данный договор теперь не будет отображаться и отвлекать внимание в форме списка Договоры и иные основания возникновения обязательств с отбором Действующие договоры.

Остальная информация об обязательстве располагается на закладках "Обязательство", "Расчеты", "Характеристики", "Свойства", "Контрагенты", "Документы-основания".
Закладка Обязательство
 

Краткое содержание – строкой текста вводится краткая информация о содержании обязательства.
Текст назначения платежа – назначение платежа в виде произвольного текста. Данный текст может использоваться для автоподстановки в платежных документах (Заявка на кассовый расход или Платежное поручение) через шаблон текста Назначение платежа.
Если обязательство оформляется по конкретному направлению деятельности, его можно указать в реквизите Направление деятельности.
Направление деятельности – выбирается из справочника Направление деятельности.
Значение реквизита Тип договора для целей НДС выбирается из списка:
 

Реквизит Тип договора для целей НДС доступен для заполнения только для договора вида С поставщиком.

Отметим, что по умолчанию установленный в параметрах учетной политики порядок регистрации счетов-фактур на аванс применяется в отношении всех авансовых платежей, поступающих от покупателей. Если договор с конкретным покупателем имеет особенности, связанные с характером деятельности, влияющие на порядок выставления счетов-фактур на авансы, то для этого договора можно установить индивидуальный порядок формирования счетов-фактур на аванс. Для этого в форме договора с контрагентом следует выбрать свой порядок регистрации счетов-фактур на авансы по текущему договору.

Реквизит Порядок рег. СФ на аванс доступен для заполнения только для договора вида С покупателем.
Закладка Расчеты
 

В группе ЭДО с контрагентами указываются данные продавца для государственных нужд: КПС и Код цели.
Закладка Характеристики
Отметим, что реквизиты на закладке Характеристики доступны для заполнения только для договоров вида С поставщиком и Соглашение о субсидии.
 

Учетный номер обязательства, присвоенный органом казначейства – указывается номер обязательства, присвоенный органом Федерального казначейства обязательству при постановке его на учет. В случае первичного присвоения номера обязательству при регистрации Заявки на кассовый расход (на наличные) без предварительной регистрации самого бюджетного обязательства данный реквизит не заполняется.
Также данная закладка содержит реквизиты, необходимые для заполнения отчетов Сведения о контракте, Сведения об исполнении (расторжении) контракта.
Закладка Свойства
 

Табличная часть, расположенная на закладке, позволяет ввести реквизиты контрагентов: Контрагент и Счет контрагента. Заполняется при необходимости указания наименования головной организации или филиала, нескольких банковских счетов контрагента и т. д.
Закладка Документы-основания
 

Табличная часть, расположенная на закладке, позволяет ввести реквизиты документов-оснований: Дата, Номер и Наименование документа. Заполняется при необходимости указания реквизитов первичных документов, являющихся основанием для заключения контракта.
Создание документов на основании договора

Для ввода на основании договора документов вида Регистрация обязательств и сведений по договорам или Поступление МЗ можно использовать кнопку Создать на основании командной панели формы договора или списка Договоры или иные основания возникновения обязательств. Нужный вид документа следует выбрать из списка.
 

При вводе на основании договора документа вида Регистрация обязательств и сведений по договорам реквизит Вид обязательства документа автоматически принимает соответствующее значение:

Переход к текущему документу принятия обязательства
При работе с формой договора можно получить доступ к последнему действующему документу по принятым обязательствам, которые были оформлены в процессе работы с данным договором. Для того чтобы открыть соответствующий документ Регистрация обязательств и сведений по договорам, используется кнопка Открыть действующий документ в командной панели формы договора.
Формирование печатных форм. Для формирования печатных форм можно использовать кнопку Печать командной панели формы договора или формы списка Договоры и иные основания возникновения обязательств.
 

Отметим, что формы Сведения о контракте и Сведения об исполнении (о расторжении) контракта формируются только для договоров с установленным флажком Учет предмета договора.

Печатная форма Сведения о бюджетном обязательстве не будет сформирована, если документ Регистрация обязательств и сведений по договору не является первичным действующим документом или если по выбранному договору не будет найден первичный действующий документ Регистрация обязательств и сведений по договору с видом Принятое обязательство/Принятое обязательство (с учетом предмета). В обоих перечисленных случаях программа сформирует для пользователя предупреждающее сообщение.
В рамках курса, практические примеры ввода информации о контрагентах и расчетных основаниях будут рассматриваться в следующих темах.