В соответствии с нормами бухгалтерского учета организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения.
Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимается обязательный учет всего имущества, всех видов обязательств, всех хозяйственных операций организации. Непрерывность подразумевает постоянное (во времени) наблюдение и запись в документах о совершающихся в организации фактах хозяйственной деятельности.

Под документированием хозяйственной деятельности понимается оформление первичного учетного документа, фиксирующего факт совершения хозяйственной операции. Например, операции по кассе оформляются приходным и расходным ордерами, отгрузка продукции — выпиской накладной и счета-фактуры.

Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершающихся фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на счете учреждения. Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете обеспечивается способом двойной записи в соответствии с планом счетов.

Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды (по дебету одного счета и кредиту другого счета). Программа БГУ автоматически обеспечивает двойную запись (одновременное отражение сумм по дебету и кредиту), взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета и отражение всех хозяйственных операций, введенных в базу, в хронологическом порядке.

Ведение учета "вручную" предполагает заполнение первичного учетного документа, разноску его по бухгалтерским книгам, в журналы операций, в различные карточки и аналитические ведомости. По истечении определенного отчетного периода эта информация обобщается и переносится в другие отчетные ведомости. Затем по ним формируется бухгалтерская отчетность. При этом нужно соблюдать строгую последовательность и очередность.

Технология ведения учета в БГУ отличается от ведения учета "вручную". В основе лежит принцип ввода бухгалтерской информации в программу "от документа". Это значит, что в программе возможно создание и хранение электронных образов первичных учетных документов и автоматическое формирование на их основе проводок. Как только сумма проводки будет введена, она изменит итоги по счетам бухгалтерского учета, затронутым в проводке, и будет отражаться во всех учетных регистрах – отчетах, формируемых в программе, при этом последовательность формирования отчетности не имеет значения.

Печатные формы документов соответствуют типовым формам и могут быть выведены на печать.
Технология работы "от документа" позволяет вводить любую информацию в программу однократно и многократно ее использовать. Многие документы могут быть автоматически заполнены на основании уже существующих с помощью механизма Ввод на основании.

Исходными данными для программы являются проводки. Проводка представляет собой бухгалтерскую запись. В виде бухгалтерских проводок в программе фиксируются все хозяйственные операции учреждения. Корреспонденция счетов при вводе проводок должна проставляться в соответствии с планом счетов, который применяется в программе.

Совокупность проводок, формируемых одним документом, называется в программе бухгалтерской операцией. Бухгалтерская операция формируется в соответствии с выбранной типовой операцией.
После заполнения всех реквизитов документ проводится, формируя записи в регистрах учета (регистре сведений, регистре накопления, регистре бухгалтерии (бухгалтерские проводки)).
Для получения информации о записях в регистрах бухгалтерии, сведений о движении, итоговых данных используется отчет, при помощи которого запрашивается необходимая информация из регистров учета и представляется за любой период времени в удобном для анализа виде.