Документ Регистрация обязательств и сведений по договорам используется для ведения учета принятых, в том числе денежных обязательств, для оформления сведений и ведения учета государственных (муниципальных) контрактов.

Документ используется для ввода информации о финансировании сумм платежей, планируемых заказчиком, по отдельному обязательству (договору, гос. контракту), предмете обязательства или иному основанию для принятия обязательств, для отражения на счетах бухгалтерского учета сумм принятых учреждением обязательств.

Список документов вида Регистрация обязательств и сведений по договорам можно открыть с помощью команды Регистрация обязательств меню функций раздела Планирование и санкционирование.
Документ Регистрация обязательств и сведений по договорам можно создать разными способами:

Договор выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств. Выбор договора ограничен указанными реквизитами Организация и Контрагент.

В реквизите Лицевой счет указывается лицевой счет организации, казначейский или банковский, по которому учитывается обязательство.
Вид обязательства
Если в элементе справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств не установлен флаг Учет предмета договора, то в документе Регистрация обязательств и сведений по договорам, который создан по данному договору, автоматически устанавливается вид обязательства Принятое обязательство.

Для договора вида С поставщиком, с установленными флагом Учет предмета договора и флагом Заключается по результатам конкурсных процедур вид обязательства автоматически устанавливается как Принимаемое обязательство. Информация о контрагенте – поставщике товаров на этот момент неизвестна и, соответственно, не указана. В документе с данным видом обязательства следует указать суммы бюджетных обязательств в размере начальной (максимальной) цены контракта.
Для договора, по которому конкурсные процедуры завершились выбором поставщика, вид обязательства автоматически устанавливается как Принятое обязательство (по результатам конкурсных процедур). В карточке такого договора включен флаг Конкурсные процедуры завершены и установлен переключатель в положение Заключением договора. Если в процессе закупки имела место экономии, то суммы экономии со знаком "минус" указываются в табличной части документа в группе реквизитов Изменения.
 

Вид обязательства Отказ от заключения договора (конкурсные процедуры). Документ с данным видом обязательства вводится для обязательства, по которому в результате конкурсных процедур поставщик не был определен. В карточке такого договора включен флаг Конкурсные процедуры завершены и установлен переключатель в положение Отказом от договора.

От вида обязательства зависит состав реквизитов табличной части закладки  Внебюджетные средства.
Например, если Вид обязательства - Принятое обязательство, то состав реквизитов закладки Внебюджетные средства следующий:
 

Если Вид обязательства - Принятое обязательство (с учетом предмета), то состав реквизитов закладки Внебюджетные средства следующий:
 

Реквизит Объект ФАИП (КМИ) – выбирается из справочника Список основных средств. Указывается объект капитального строительства (объект недвижимости, мероприятия (укрупненного инвестиционного проекта), включенного в федеральную адресную инвестиционную программу (ФАИП) – при наличии.
Значение реквизита КПС выбирается в справочнике КПС.
Выбор реквизита Раздел лицевого счета ограничен лицевым счетом, который указан в шапке документа, а также значением КФО, указанным в табличной части.
Значение реквизита КЭК выбирается из справочника КЭК.

Значение реквизита Сумма равно сумме обязательства. Значение реквизита может быть отрицательным.
Значение реквизита "В т.ч. безусловно" сумма денежного обязательства, возникающая на основании документа-основания при наступлении сроков проведения платежей (наступление сроков проведения авансового платежа по контракту, договору, наступление сроков перечисления субсидии по соглашению, исполнение решения налогового органа, оплата исполнительного документа, иное). На эту сумму могут быть сформированы проводки по принятию денежного обязательства.
Вид обязательства - Принятое обязательство (с учетом предмета)
В табличной части документа необходимо заполнить реквизиты:
Номенклатура – товары, работы или услуги, закупаемые организацией в соответствии с государственным или муниципальным контрактом, а также в рамках предпринимательской деятельности.
При воде данных в поле Номенклатура открывается окно, в котором необходимо выбрать тип данных – Номенклатура или Основные средства.
 

При выборе пункта Номенклатура вызывается Список номенклатуры, в котором следует выбрать необходимую позицию или ввести новую с данными о закупаемом материальном запасе, работе или услуге. При выборе пункта Основные средства вызывается Список основных средств, в котором следует выбрать необходимую позицию или ввести новую.
Код ОКПД (ОКДП, ОКП)  – код номенклатуры по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг.
Единица измерения – учетная единица измерения (шт., кг, м и т.д.).
Отметим, что если карточка номенклатуры содержит значения реквизитов Код ОКДП и Единица измерения, то эти значения будут автоматически подставлены в соответствующие поля табличной части документа.
Количество – количество закупаемых товаров в соответствии с единицей измерения для выбранной номенклатуры. Для элемента номенклатуры с типом Работа или Услуга реквизит Количество можно не заполнять.

Сумма – сумма для выбранной номенклатуры.

На закладке Контрагенты при необходимости указываются наименование головной организации (филиала), несколько номеров банковского счета контрагента и т.д.

Закладка Дополнительно

Если документ оформлен на основании договора вида Предоставленный кредит (заем), то на закладке Дополнительно станут доступны реквизиты Срок исполнения (погашения) и Процент по займу. При оформлении документа на основании договоров иных видов данные реквизиты будут отсутствовать.
Состав реквизитов данной закладки зависит от Вида обязательства. Например, состав реквизитов для Вида обязательства – Принятое обязательство):
 

Состав реквизитов данной закладки Дополнительно для Вида обязательства – Принятое обязательство (с учетом предмета):
 

Раздел Условия договора (обязательства)

Сумма в рублях – сумма по договору.

Аванс (процент), Сумма аванса – указываются процент или сумма аванса для договора, в котором предусмотрено авансирование.
Срок исполнения (погашения) - плановая дата завершения действия контракта в соответствии с условиями контракта (доп. соглашения), предельный срок погашения обязательств по данному основанию расчетов – дата поступления товара, оказания услуг или возврата денежных средств.
Раздел Срок действия обязательства

Начало действия, Окончание действия – указывается срок действия обязательства.
Раздел Прочее

В поле ввода можно указать Примечание к разделу 5 сведений об обязательстве.
Для автоматической подстановки подписи в печатных формах необходимо указать ФИО Руководителя. Установленный флаг Печатать должность позволит автоматически выводить в печатных формах должность руководителя.
Закладка Бухгалтерская операция
Типовая операция – Регистрация обязательств.

При проведении документа, согласно типовой операции, формируются проводки:
Дт 0 506.10 000 – Кт 0 502.11 000
На основании документа Регистрация обязательств и сведений по договорам можно создать документы Поступление МЗ (в пути), Поступление МЗ, Поступление ОС, НМА, НПА, Поступление работ, услуг, а также документ Сведения о денежном обязательстве.

Отметим, что организация может представить в органы федерального казначейства информацию об изменении обязательства. Под изменением в данном случае понимается увеличение или уменьшение сумм в позициях обязательства. Частным случаем изменения обязательства является его аннулирование. Для отражения изменений обязательства по договору необходимо создать на основании действующего документа новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам.
 

В случае регистрации изменений в принятом обязательстве в новом документе Регистрация обязательств и сведений по договорам реквизит Вид (вид обязательства) может принимать значения:

Отметим особенности работы с данными на закладке Внебюджетные средства.
Строки табличной части, которые автоматически перенесены в новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам из документа-основания, помечены замочком  в колонке №. Перенесенные данные в этих строках выделены курсивом и не подлежат удалению или корректировке.

Если необходимо внести изменения в значения реквизитов Количество и Сумма, то это можно сделать в перенесенной строке в колонках Изменения или Всего. При вводе данных в одну из этих колонок значения в другой будут рассчитаны автоматически.

Если необходимо внести изменения в другие реквизиты обязательства, например в Период плана, то перенесенную строку следует скопировать. При этом предварительно, до копирования, следует обнулить значения реквизитов в колонке Всего. В новой строке, полученной в результате копирования, все реквизиты будут доступны для редактирования.

На закладке Дополнительно появится новая группа реквизитов – Основание внесения изменений:
 

В данном разделе следует указать вид, дату и номер документа (дополнительного соглашения), на основании которого вносятся изменения.

Отметим, что в программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", ред.2 документа Принятое денежное обязательство нет. Для принятия денежного обязательства в случае безусловных обязательств (например, при  авансе) следует использовать реквизит "Принять денежное обязательство для безусловных обязательств текущего года" на закладке "Бухгалтерская операция" документа "Регистрация обязательств и сведений по договорам".  Для принятия денежного обязательства на сумму аванса подотчетному лицу следует сформировать и провести документ "Заявление на выдачу аванса" с типовой операцией "Принятие денежных обязательств по выплате подотчетному лицу". Для отражения на счетах бухгалтерского учета сумм принятых организацией денежных обязательств используется реквизит  в документах Авансовый отчет, Поступление МЗ, Поступление МЗ (в пути), Исходящее извещение, Поступление ОС, НМА, НПА, Поступление ОС (в пути), Поступление услуг, работ, Отражение зарплаты в учете, . Перечисленные  документы являются основанием возникновения денежного обязательства. В результате формируются необходимые проводки.