8.5.1.Документ "Инвентаризация материалов"
Документ предназначен для отражения результата инвентаризации товарно-материальных ценностей, учет которых ведется как на балансовых, так и забалансовых счетах. Инвентаризация проводится на дату оформления документа.
Для проведения инвентаризации материалов следует ввести новый документ Инвентаризация МЗ в разделе Материальные запасы:
Создание нового документа (кнопка Создать):
Форма документа Инвентаризация материалов:
Реквизиты шапки документа
Реквизит – Решение о проведении инвентаризации
Отметим, что приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н утверждены унифицированные формы электронных первичных документов бухгалтерского учета и методические указания по их формированию и применению, в т. ч.:
- решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) – применяется для оформления решения о проведении инвентаризации с указанием причины проведения, объектов, сроков проведения, даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация, состава инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий), ответственных лиц, в отношении которых проводится инвентаризация, мест проведения инвентаризации.
- изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) – применяется, если до начала проведения инвентаризации следует оформить изменение в решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) или его аннулировать.
С 01.01.2023 все учреждения обязаны применять электронные формы первичных документов, утвержденные Приказом № 61н. Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в установленных случаях - простой электронной подписью.
Ответственный исполнитель, подготовивший документ, подписывает решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) простой ЭП, руководитель утверждает с применением квалифицированной электронной подписи.
В случае, предусмотренном учетной политикой учреждения, решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) следует согласовать с должностными лицами. Для этого формируется электронный лист согласования и подписывается должностными лицами ЭП.
Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) направляется для ознакомления членам инвентаризационной (рабочей) комиссии, ответственным лицам, а также лицам, которые ведут бухгалтерский учет. По результатам формируется лист ознакомления. Должностные лица подписывают лист ознакомления ЭП.
Документ Решение о проведении инвентаризации применяется для оформления решения субъекта учета о проведении инвентаризации. На основании данного документа осуществляется автоматическое заполнение реквизитов в документах, сформированных в ходе проведения инвентаризации и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации). При необходимости из документа при нажатии на кнопку Печать можно сформировать печатную форму Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).
Основание проведения инвентаризации следует выбрать из одноименного справочника основание (случай, цель) проведения инвентаризации, предусмотренное законодательством Российской Федерации.
Закладка Объекты инвентаризации
- служит для заполнения раздела 1 «Провести инвентаризацию согласно настоящему решению в отношении следующих объектов бухгалтерского учета» Решения о проведении инвентаризации.
На закладке Объекты инвентаризации, нажав на кнопку Добавить в табличной части появится строка с соответствующим порядковым номером, в которой следует заполнить реквизиты:
- Счет инвентаризации – КФО, счет учета из Плана счетов ЕСПБУ, по которым планируется проведение инвентаризации. При этом наименование счета учета заполнится автоматически.
- Сотрудник – из справочника Сотрудники следует выбрать ответственное лицо или ответственное лицо группы лиц (при наличии), в отношении объектов учета по которым проводится инвентаризация.
- Инвентаризация по состоянию на – дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация.
- Срок проведения инвентаризации с/по – даты начала и окончания проведения инвентаризации.
- Номер комиссии / Рабочей комиссии – номер инвентаризационной комиссии и номер рабочей инвентаризационной комиссии. Заполняется путем выбора нужной комиссии для проведения инвентаризации из открывающегося окна Форма выбора комиссии.
- Место инвентаризации – место/подразделение учреждения, в котором проводится инвентаризация, и (или) местонахождение: адрес, место нахождения (хранения) материальных ценностей по ответственному лицу, указанному в реквизите Сотрудник.
- Примечание – при необходимости, указываются сведения по способу проведения инвентаризации (сплошная, выборочная) и (или) иные дополнительные сведения.
- Код формы – заполняется автоматически кодами форм инвентаризационных описей в зависимости от выбранных счетов, по которым планируется инвентаризация.
Закладка "Инвентаризационные комиссии"
Закладка Инвентаризационные комиссии служит для заполнения подраздела 2.1 «Состав инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии» Раздела 2 «Инвентаризации объектов, указанных в разделе 1 настоящего решения осуществить следующим инвентаризационным (рабочим инвентаризационным) комиссиям в составе» Решения о проведении инвентаризации.
С помощью кнопки Добавить в табличной части закладки в строке Комиссия из справочника Комиссии (раздел Справочники – Организационная структура) следует выбрать одну из постоянно действующих комиссий учреждения для проведения инвентаризации. После выбора комиссии в табличной части заполнятся реквизиты Рабочие комиссии, Акты о составе комиссии, а также в группе реквизитов Состав комиссии, в виде таблицы выведется информация о составе комиссии: код строки, вид комиссии (постоянно действующая / временная), состав комиссии (статус члена комиссии), Ф.И.О., должность), номер рабочей инвентаризационной комиссии.
Закладка "Акты о проведении инвентаризации"
Закладка Акты о проведении инвентаризации служит для заполнения реквизита «Акты, определяющие порядок проведения инвентаризации» шапки Решения о проведении инвентаризации.
В табличной части закладки с помощью кнопки Добавить в реквизитах Наименование, Дата и Номер следует соответственно указать наименование правовых актов учреждения, которые определяют порядок проведения инвентаризации, их номера и даты.
Закладка "Даты подписания"
На закладке в реквизитах Дата подписи руководитель и Дата подписи ответственный следует указать даты подписания Решения о проведении инвентаризации руководителем учреждения и ответственным лицом.
Закладка "Лист согласования"
В случае, предусмотренном актом субъекта учета, данный документ следует согласовать с должностными лицами. Для этого формируется электронный Лист согласования, который прилагается к ЭД Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и подписывается простыми ЭП.
На закладке Лист согласования с помощью кнопки Добавить в графе Сотрудник путем выбора из справочника Сотрудники следует выбрать должностные лица учреждения, с которыми требуется согласовать Решение о проведении инвентаризации, в графе Дата – установить дату согласования с каждым должностным лицом.
Для заполнения Листа согласования должностными лицами также следует нажать на гиперссылку выбрать... в строке Согласующие лица. В результате откроется справочник Согласующие лица, где хранятся приказы о назначении должностных лиц, ответственных за согласование документа, с помощью кнопки Выбрать следует выбрать нужный приказ (предварительно созданный элемент справочника Согласующие лица). Создать новый элемент справочника Согласующие лица можно с помощью кнопки Создать, далее следует заполнить Наименование, Номер и дату приказа о назначении согласующих лиц и выбрать из справочника Сотрудники перечень должностных лиц, ответственных за согласование документа.
Также внизу документа Решение о проведении инвентаризации следует заполнить реквизит Ответственный исполнитель путем выбора из справочника Сотрудники ответственного исполнителя, подготовившего документ.
Дополнительные возможности
На основании документа Решение о проведении инвентаризации можно создать документ Изменение решения о проведении инвентаризации.
Заполнение других реквизитов шапки документа Инвентаризация материалов
Дата – установить дату, по состоянию на которую будет проводиться инвентаризация.
Организация – указать учреждение, чьи ценности надо инвентаризировать.
Инвентаризация по состоянию на … - указывается дата, на которую проводится инвентаризации.
Ответственное лицо — материально ответственное лицо или центр материальной ответственности. При выборе Сотрудник будет выполнена инвентаризация всех МЗ, которые числятся за указанным материально ответственным лицом и находятся на всех складах организации. В случае выбора ЦМО будет выполнена инвентаризация по одному ЦМО, то есть по одному сотруднику и только по одному месту хранения.
Тип данных, Сотрудник или Центр материальной ответственности, следует выбрать в форме Выбор типа данных:
Далее заполняются реквизиты, значения которых будут использованы для отбора данных при автоматическом заполнении документа по данным бухгалтерского учета.
Группа счетов учета – группа счетов, по которой будет проводиться инвентаризация. Выбирается из списка.
Счет – один из субсчетов, выбранной перед этим группы счетов. Выбирается из фрагмента Плана счетов ЕПСБУ.
Форма документа содержит следующие закладки: "Материалы", "Списание недостач", "Оприходование излишков", "Настройки", "Комиссия", "Заключение комиссии".
На закладке "Материалы" указываются инвентаризуемые ценности, их стоимость и количество по данным бухгалтерского учета и фактическое наличие.
Для заполнения табличной части на закладке Материалы рекомендуется использовать возможность автозаполнения по данным учета. Автозаполнение происходит после нажатия на кнопку Заполнить командной панели табличной части этой закладки и выбора в меню пункта По данным бух. учета.
В результате колонки Номенклатура, Цена, а также колонки По данным учета (Количество и Сумма) табличной части будут заполнены автоматически.
С января 2018 г. используется обновленный бланк 0504087 Инвентаризационной описи, в котором появились новые графы:
8 — статус объекта учета;
9 — целевая функция актива;
10 — счет бухгалтерского учета;
17 — количество объектов нефинансовых активов, не соответствующих условиям признания их объектами бухучета, 18 — их сумма.
Прядок указания информации в данных столбцах необходимо отразить в учетной политике и положении об инвентаризации учреждения.
Обновленный формат инвентаризационной описи полностью соответствует федеральным стандартам, вступившим в силу с января 2018 г.
В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
В графу 10 вносится номер счета бухучета (в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта).
В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18).
В связи с этим на закладке Материалы в табличную часть документа добавлены поля:
Статус объекта – статус объекта учета на момент инвентаризации (например, в запасе (на хранении), в эксплуатации и др.) - выбор из справочника
Статусы объектов для инвентаризации.
Целевая – целевая функция – способ вовлечения объекта инвентаризации в деятельность учреждения (например, дооснащение, завершение строительства и др.) - выбор из справочника
Целевые функции активов для инвентаризации.
Не соответствует условиям актива – сведения об объекте, несоответствующем критериям признания активом – указывается количество и сумма.
Далее следует записать документ с помощью кнопки Записать командной панели формы документа. Для формирования печатной формы следует нажать на кнопку Печать и выбрать в меню пункт Инвентаризационная опись по объектам НФА. Напечатанную ведомость следует передать инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации.
Данные о фактическом наличии для каждой номенклатурной позиции, полученные по результатам работы инвентаризационной комиссии, следует ввести в колонку По факту табличной части. Для облегчения ввода фактических данных можно автоматически заполнить колонку По факту данными учета (кнопка Заполнить – Фактическое наличие по данным бух.учета), а затем скорректировать их и привести в соответствие фактическим, полученным в результате инвентаризации.
При наличии недостач количество, указанное по учетным данным, следует скорректировать в меньшую сторону. При наличии излишков количество, указанное по учетным данным, следует скорректировать в большую сторону.
При обнаружении излишков номенклатуры, которая по данным учета отсутствует, следует ввести новую строку, указать номенклатуру, ее цену и количество по факту.
Данные в полях колонок Недостача и Излишек рассчитываются автоматически в результате сравнения количества и суммы каждой позиции номенклатуры по данным учета и по факту.
По результатам инвентаризации излишки или недостатки будут разнесены по таблицам закладок Списание недостач, Оприходование излишков.
Заполнение реквизитов на закладке "Списание недостач"
Списание материалов, недостача которых была выявлена в результате инвентаризации, выполняется с помощью документа Акт списания материалов. Подготовка данных для заполнения документов этого вида выполняется на закладке Списание недостач.
Информация о недостачах вводится в табличную часть Списание недостач, которая содержит реквизиты ЦМО, КПС, КФО, Номенклатура, Счет, Ед. измерения и Количество.
Заполнение табличной части Списание недостач в программе автоматизировано. После автоматического распределения недостач данные в табличной части можно редактировать вручную. Автоматическое заполнение табличной части выполняется после нажатия на кнопку Заполнить / По данным таблицы "Материалы"
Можно использовать
Групповое заполнение строк:
Для группового заполнения реквизитов ЦМО и Счет в нескольких строках следует в форме Групповое заполнение строк:
- Выделить в табличной части Списание недостач строки, в которых необходимо заполнить реквизиты выбранными значениями;
- Выбрать значения для реквизитов ЦМО и Счет;
- Нажать на кнопку Заполнить N строк.
Отметим, что при недостаче списание МЗ с баланса осуществляется по балансовой стоимости, излишки оприходуются по рыночной стоимости. Автоматически рассчитанную учетную стоимость можно при необходимости изменить на рыночную.
Заполнение реквизитов на закладке "Оприходование излишков"
Оприходование материалов, излишек которых был выявлен в результате инвентаризации, выполняется с помощью документов вида Поступление материалов. Подготовка данных для заполнения документов этого вида выполняется на закладке Оприходование излишков.
Реквизиты этой закладки заполняются аналогично реквизитам закладки
"Списание недостач".
Заполнение реквизитов на закладке "Настройки"
Вариант формирования – позволяет выбрать вариант заполнения документа и формирования печатной формы инвентаризационной описи и ведомости расхождений по результатам инвентаризации.
Принимает значения:
КФО – код вида финансового обеспечения. Выбирается из списка.
КПС – классификационный признак счета затрат. Выбирается из справочника КПС.
Тип цен – тип цены, который будет использован при расчете стоимости материальных запасов. По умолчанию имеет значение, при котором расчет стоимости МЗ будет выполнен на основании балансовой стоимости материалов на дату проведения инвентаризации. Кроме того, в качестве значения реквизита можно выбрать тип цены из справочника Типы цен номенклатуры. В этом случае стоимость МЗ будет рассчитываться исходя из значения цены указанного типа, установленного для элемента номенклатуры.
Не заполнять цену – флажок, после установки которого колонка Цена в таблице на закладке Материалы не будет заполняться автоматически после нажатия на кнопку Заполнить (По данным бухгалтерского учета). Соответственно, в данном случае также не будет заполнена графа 5 "цена (оценочная стоимость), руб." по данным фактического наличия (состояния) в печатной форме инвентаризационной описи.
На закладке "Комиссия" следует указать номер и дату приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председателя и членов комиссии.
Эту информацию можно ввести в соответствующих реквизитах документа, а также выбором комиссии из справочника "Постоянно действующие комиссии" (нажав на ссылку "Выбрать из постоянно действующих комиссий").
Группа Сведения о проводимой инвентаризации:
Здесь указываются: Номер и дата приказа о проведении инвентаризации; Период проведения; Причина инвентаризации; Место проведения инвентаризации.
Группа Дата подписания описи:
Здесь указываются даты подписания инвентаризационной описи Ответственным лицом и Комиссией.
На закладке Заключение комиссии – приводится объяснение причин расхождений и вводится заключение е комиссии.
Правильно заполненный документ следует сохранить в журнале (кнопка Провести и закрыть).
При наличии недостач на основании документа следует ввести документ "Акт списания материалов". При наличии излишков на основании документа следует ввести документ "Поступление МЗ".
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.