Согласно пунктам 59 и 81 Инструкции № 157н каждому инвентарному объекту нематериальных и непроизведенных активов присваивается уникальный инвентарный порядковый номер, который используется исключительно в регистрах бухгалтерского учета.

По инвентарным номерам необходимо учитывать объекты основных средств, непроизведенные и нематериальны активы, а также имущество казны.

Действующие Инструкции по бухгалтерскому учету в государственных (муниципальных) учреждениях не содержат требований по формированию инвентарных номеров, за исключением положения о том, что инвентарные номера должны быть уникальными.

Поэтому учреждение должно самостоятельно разработать структуру инвентарного номера. Структуру инвентарного номера для подведомственных учреждений также могут разработать главные распорядители бюджетных средств, органы, осуществляющие функции и полномочия учредителя в отношении бюджетных и автономных учреждений, созданных Российской Федерацией, субъектом Российской Федерации, муниципальным образованием.

В программе БГУ предусмотрено автоматическое формирование для основных средств, нематериальных и непроизведенных активов, имущества казны инвентарных номеров с предопределенной структурой, которая может быть задана пользователем.

Структура инвентарного номера может содержать информацию, которая необходима для оперативного учета объектов нефинансовых активов.

Для автоматического формирования инвентарных номеров соответствующей структуры применяются шаблоны.
При ведении учета в одной базе по нескольким учреждениям для каждого из них может быть задана своя структура - свой шаблон инвентарных номеров.

Шаблоны хранятся в справочнике Шаблоны номеров НФА (разделе ОС, НМА, НПА – см. также), в котором можно задать структуру инвентарных номеров, в соответствии с которой должны автоматически формироваться инвентарные номера принимаемых к учету основных средств, нематериальных и непроизведенных активов.

Меню функций раздела ОС, НМА, НПА:
 

Шаблоны номеров НФА используется для задания шаблона автоматического формирования номеров НФА, например, инвентарных номеров объектов, номеров инвентарных карточек.
Шаблон задается в учетной политике организации на закладке "ОС, НМА, НПА".
Форма списка шаблонов номеров НФА:
 

В карточке нового шаблона - элементе справочника Шаблоны номеров НФА указывается Наименование создаваемого шаблона.

Далее следует выбрать порядок формирования номера – по реквизитам фиксированным (номер будет формироваться по предопределенным реквизитам), настраиваемым (номер будет формироваться по реквизитам, созданным пользователем) или по формуле (номер будет формироваться по заданной пользователем формуле).
В левой части шаблона расположен список доступных реквизитов, из которых можно составить шаблон инвентарного номера, в правой части шаблона расположен список отобранных реквизитов, из которых будут формироваться инвентарные номера в соответствии с шаблоном.
При выборе порядка формирования номера по реквизитам (фиксированным) шаблон может состоять из составных частей и включать следующие Доступные реквизиты:

В скобках указаны символьное представление полей и количество знаков в каждом поле.
Год, месяц, день поступления – год, месяц и день рабочей даты (дата, установленная в разделе Главное –Мои настройки – Рабочая дата).

Перечень реквизитов и порядок их следования задаются в табличной части Выбранные реквизиты путем перетаскивания реквизитов из списка Доступных реквизитов кнопками   (Добавить) и  (Удалить).

Можно изменить длину (количество символов) для порядкового номера в группе (на любое значение от 1 до 20) – поле Длина порядкового номера.

Ниже отражается структура инвентарных номеров, которые будут создаваться по шаблону (реквизит Шаблон номера), также подсчитывается общее количество символов в шаблоне (реквизит Длина всего номера).

По кнопке Пример префикса можно посмотреть пример сформированного префикса, т.е. инвентарного номера по выбранным реквизитам без порядкового номера.