В настоящее время кадровая информация зачастую должна оперативно передаваться внешним получателям. После объединения ПФР и ФСС таким получателем становится Социальный фонд России.
В программе для работы с любыми формами регламентированной отчетности, которую следует предоставлять внешним пользователям, предусмотрена система "1С-Отчетность". Доступ к данной подсистеме предоставляется пользователям с полными либо расчетными правами. В организации ответственность за подготовку оперативных кадровых отчетов может быть возложена как на расчетчиков, так и на кадровиков. Поэтому в данном разделе мы рассмотрим подготовку отчетов из раздела "Кадры" (подсистему "1С-Отчетность" мы будем рассматривать далее).

Данные по электронным трудовым книжкам ранее передавались в ПФР по форме СЗВ-ТД. Преемником данной формы становится форма ЕФС-1. Наименования в программе будут изменяться постепенно в течение переходного периода, связанного с объединением ПФР и ФСС в один фонд. Поэтому для подготовки отчета по форме ЕФС-1 в части данных по электронным трудовым книжкам используется документ, содержащий в наименовании название прежней формы СЗВ-ТД. Этот, а также другие документы, связанные с электронными трудовыми книжками, можно вызвать в разделе "Кадры/ Электронные трудовые книжки". Также документы можно найти в разделе "Отчетность, справки/ Электронные трудовые книжки".
 

Документ "Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности" используется для получения печатных форм заявления сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки: продолжать вести на бумажном носителе либо вести в электронном виде. Документ может заполняться списком сотрудников.
 

На каждого сотрудника выводится на печать уведомление о ведении учета и два вида заявления (на выбор). Решение сотрудника фиксируется в электронном виде для передачи в ПФР. Заявления должны были быть поданы в 2020г., однако документ может быть подан и в другие даты.
 

Напомним, что при приеме на работу можно указать выбранный способ ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы.
Документ "Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности" создается, если сотрудник решил отозвать свое заявление.
В документе достаточно подобрать сотрудника – ссылка на первичный документ-заявление, а также указанный в нем вид заявления будут проставлены автоматически.
 

Документ "Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД" создается ежемесячно либо по факту события (например, увольнения) и представляется в территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя. Документ заполняется сотрудниками, работающими по трудовым договорам, для которых произошли следующие события в течение отчетного месяца:

В документ будут попадать все кадровые приказы, отмеченные флажком "Отразить в трудовой книжке", а также сведения о заявлениях (либо их отмене), и регистрация записей трудовой деятельности.

Практикум №43
_______________________________________________________________________________________

1. Сформируем отчет по форме ЕФС-1 (бывш.СЗВ-ТД) для принятых сотрудников ООО "Авангард" (для сотрудников, которые были в составе учебной базы, такие сведения сформированы).
 1.1. Для этого откроем в разделе "Кадры/ Электронные трудовые книжки" список документов и создадим новый документ – Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Для учебных целей мы формируем данный документ не сразу после приемов на работу. Выберем организацию – ООО "Авангард" и укажем дату документа – 09.01.2023.
Для того чтобы выбрать всех принятых сотрудников, воспользуемся кнопкой "Заполнить – Приемами и увольнениями".

 

Кликнув дважды мышью на строку конкретного сотрудника, можно увидеть, какая информация заполнена.
 

Трудовая функция заполнена по кадровым данным (см. подробнее раздел по должностям и особенностям приемов на работу).
Обратите внимание, что ручная корректировка мероприятий в документе не предусмотрена. Все изменения вносятся документом "Регистрация трудовой деятельности". Установим флаг "Пачка принята в ПФР (не редактируется)".
 

1.2. Если при приеме на работу Тучкова Ф.Ф. внутренним совместителем устанавливался флаг "Отразить в трудовой книжке", то следует создать еще один документ для ООО Авангард – от 19.01.2023 и также заполнить приемами и увольнениями.
 

 

Установим флаг "Пачка принята в ПФР (не редактируется)". Проведем документ. Выведем ЕФС-1 на печать.

---

 

Сведения по ЭТК при численности работников свыше 25 человек подаются в электронном виде. Поэтому в программе существует возможность выгрузить отчет во внешний файл (который можно просмотреть при необходимости перед выгрузкой по команде "Открыть файл"), как и в других отчетах. Также отчет можно отправить напрямую из программы при подключении электронного документооборота (см. настройку организации).
Перед отправкой рекомендуется проверить файл (встроенной проверкой и при необходимости внешними программами). После получения данных из ПФР можно прочитать протокол приема, тогда в документе будут проставлены отметки о принятии по каждому сотруднику.
 

Обратите внимание: после приемки отчета необходимо установить в документе флаг "Пачка принята в ПФР". Флажок устанавливается не только для защиты от случайного редактирования. Мероприятия, указанные в принятых пачках СЗВ-ТД (отмеченных данным флажком), не попадают в последующие отчеты. Отсутствие данного флажка означает, что мероприятия будут заполняться в последующих отчетах при автоматическом заполнении.
Если запись о мероприятии была передана в ПФР (включена в пачку с флажком о принятии), то кадровый приказ, бывший основанием данной записи, становится недоступным для редактирования.
 

Внести изменения можно будет по команде "Еще – Разблокировать форму". Однако изменения кадровых данных, либо даже отмена проведения документа приведут к тому, что запись мероприятия по нему будет отмечаться отмененной (т.е. повторное проведение сформирует новую запись о мероприятии, которая будет включаться в ближайший отчет).

На стартовой странице реализовано напоминание по мероприятиям Прием и Увольнение.
Документ "Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р" содержит аналогичную информацию, что и документ выше, и предназначен для выдачи сотруднику на руки по требованию или при увольнении. Документ заполняется только переданными в ПФР мероприятиями (которые вошли в пачки ПФР с флажком о принятии отчета). Не переданные в отчетах мероприятия попадают только в месяце увольнения.
 

Если в настройках кадрового учета программы установлен флаг "Заполнять СТД-Р всеми мероприятиями до 2020 года", то отчет будет заполнен сданными мероприятиями после 2020г. и всеми мероприятиями до 2020г., у которых установлен флаг "Отразить в трудовой книжке" либо они включены в документ "Регистрация трудовой деятельности".
Те мероприятия, которые не сдавались в ПФР (т.е. не включены в отчеты СЗВ-ТД) будут выделены серым шрифтом.
По команде сохранения можно сохранить СТД-Р во внешний файл в электронном виде.
 

Помимо указанных выше документов в программе существует особый вспомогательный документ "Регистрация трудовой деятельности". Данный документ потребуется в следующих ситуациях.
Ситуация 1. Данные до 2020 года. Если сотрудники приняты на работу ранее 2020 года, то при первой подаче отчета указывается предыдущее кадровое событие (т.е. имевшее место до 01.01.2020). Документ "Регистрация трудовой деятельности" можно автоматически заполнить данными до 2020 года.
В ежемесячный отчет данная информация будет включаться по мере необходимости (по правилам его заполнения). Документ можно заполнять подбором на одного сотрудника по команде "Добавить по сотруднику". При этом можно выбрать, какое из его кадровых событий считать последним. Кроме того, можно добавить все события, случившиеся до 2020 года, если требуется заполнить форму СТД-Р всеми кадровыми событиями, а не только последним из них.
 

Команда "Заполнить последними мероприятиями" позволяет сформировать мероприятия для списка сотрудников - автоматически по всем, по которым нет зарегистрированных мероприятий до 2020г., либо подобрать произвольный список.
 

При этом в случае большой численности можно разбить сотрудников на отдельные документы (например, по 100 человек в каждом – попавшие в документ сотрудники в последующие документы заполняться не будут).

Обратите внимание на то, что следует проверить и при необходимости откорректировать данные (действительно ли это последнее кадровое событие).
Ситуация 2. При переименовании организации. Документ можно заполнить списком сотрудников по команде "Переименовать".
 

Ситуация 3. Изменение мероприятий, внесенных документами приемов, либо переводов (даже если они еще не включены в пачки ПФР). Если есть необходимость внести изменения в отчет вручную, не затрагивая первичные документы, то можно создать документ "Регистрация трудовой деятельности" и выбрать одно из следующих действий:
А) Изменить – в этом случае прежняя запись о событии будет отменена, а новая создана и доступна для редактирования.
 

Ситуация 4. При обновлении существующей информационной базы на изучаемый релиз программы. Если в документы СЗВ-ТД при их подаче за первые два месяца 2020 года внесены изменения вручную (т.е. есть запись в документе, но нет кадрового приказа с флажком "Отразить в кадровом учете"), то при обновлении будет автоматически создан документ "Регистрация трудовой деятельности" по таким событиям.