Явного требования составлять штатное расписание и поддерживать его в актуальном виде в законодательстве не содержится, однако его отсутствие может вызвать дополнительные вопросы при проверках различными контролирующими органами, привести к наложению штрафов, осложнить увольнение сотрудников по причине сокращения штатных единиц и т. п. Законодательством штатное расписание рекомендовано составлять по унифицированной форме Т-3.
Ведение штатного расписания в программе также необязательно. Если составлять штатное расписание на предприятии не принято, например, если предприятие небольшое, имеет простую организационную структуру и систему оплаты труда, нет выделенного сотрудника или службы для этой цели, то можно вести учет в программе и без ведения в ней штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:
- помимо выбора подразделения выбирать должность из всего списка должностей, а не только характерных для этого подразделения;
- вручную назначать начисления, полагающиеся на этой должности в этом подразделении, и их размер.
Если впоследствии будет принято решение составлять штатное расписание в программе, то программа позволит перейти на его ведение – штатное расписание сформируется автоматически по текущей расстановке сотрудников. Может лишь потребоваться внести в него некоторые коррективы, ввести вакантные позиции.
Ведение штатного расписания в программе позволяет:
- сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы;
- принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного только для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
- при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, полагающийся для выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
- при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
- проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);
- помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
- для подразделения определять, сформировано ли оно или уже расформировано, для должности – включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках.
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.