Графики работы. Виды времени

Справочник "Графики работы" содержит перечень всех графиков работы организации, назначаемых сотрудникам при приеме либо кадровых изменениях, и предназначен для целей учета времени. Справочник доступен в разделе "Настройка".

Графики работы

Общие графики работы сотрудников настраиваются в справочнике "Графики работы".
Внешний вид графика представляет собой таблицу, в которой помесячно отмечены объемы рабочего времени по конкретным дням либо сменам на выбранный год, нерабочие (выходные и праздничные) дни и общее количество рабочих дней и часов в месяцах. Стандартный пятидневный график работы при 40-часовой неделе, как правило, заполняется автоматически при работе помощника начальной настройки программы.
При добавлении нового графика указывается:

Понятное и корректное наименование графика;
Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные;
Заполняются параметры нового графика по команде "Изменить свойства графика".

Если в программе используется один производственный календарь, то именно он применяется при заполнении графиков по умолчанию. Если же в программе используется несколько производственных календарей, то в свойствах графика необходимо будет выбрать производственный календарь.

Рассмотрим настройку свойств графиков для разных ситуаций.

Графики работы по дням недели

Пятидневные, шестидневные и подобные им графики относятся к графикам со способом заполнения по дням недели. В этом случае можно четко связать рабочее время с конкретным днем недели и запланировать количество часов работы в этот день.

Учитывать праздничные дни. Флажок по умолчанию установлен. При указании этого флажка рабочие часы в праздничные дни по производственному календарю проставляться не будут, т.е. они будут учтены как выходные. Для способов по дням недели установка такого флажка – часто используемый вариант.
Суммированный учет рабочего времени. Бывают ситуации, когда по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Как правило, это случается при сменных графиках. В этих случаях может использоваться введение суммированного учета рабочего времени. Флаг "Суммированный учет рабочего времени" означает, что длительность рабочей недели может быть не равна количеству дней, указанному в графике, а также, что оплата среднего заработка для командировок и в других аналогичных случаях будет осуществляться в часах, а не в днях. Для способов по дням недели такой флаг устанавливается нечасто.

Настройка неполного рабочего времени позволяет вести учет сокращенного и неполного рабочего времени (ее мы подробно рассмотрим далее).

По умолчанию предполагается, что в графике работы будет запланировано явочное время. Однако если в конфигурации в соответствии с настройками расчета зарплаты ведется учет ночных, вечерних часов, используются перерывы для кормления детей или несколько видов планового времени, то возможно отметить флажками несколько видов рабочего времени для графика.

Обратите внимание, рабочее время в графике складывается (а не указывается в том числе).
Длительность рабочей недели отсчитывается в таких графиках автоматически и вручную не изменяется, дата отсчета не используется.
Завершение настроек подтверждается командой "Готово!"

Дополнительное задание №4

1.Откроем пятидневный график работы и проверим его настройки.
2*. Создадим новый пятидневный график работы для региона со своим производственным календарем.
Добавим новый график, укажем его наименование "Пятидневный график для РСЯ – 40ч.". По команде "Изменить свойства" укажем производственный календарь "Региональный", проверим остальные свойства графика.

По команде "Готово!" заполним новый график.

3. Настроим график "Шестидневка, 40ч.": укажем заполнение на 2014г. и следующие свойства графика:

По команде "Готово!" заполним новый график.

Следует учесть, что график – это нома часов за месяц, которая будет использоваться для расчета оклада и другой оплаты, поэтому составление графиков должно быть всегда согласовано с расчетной группой (даже если фактически эту работу выполняет отдел кадров).
Обратите внимание, что в графиках работы рассчитывается и отображается среднемесячное число дней и число часов, которые используются как показатели при расчете начислений по заработной плате.

Сокращенное и неполное рабочее время

Сокращенная продолжительность рабочего времени - это уменьшенная продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной, которую отдельным категориям сотрудников гарантирует закон (в зависимости от характера выполняемого ими труда). Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше нормальной, установленная по соглашению сторон и оплачиваемая пропорционально отработанному времени.
Графики сокращенного и неполного рабочего времени также составляются в справочнике "Графики работы".
В свойствах графика установка флага "Неполное рабочее время" отвечает и за сокращенное, и неполное время. Отличия настроек для сокращенного и неполного времени приведены в таблице ниже.

Вид	Оплата	Настройка неполного времени	Пример
Сокра-щенное время	Выплачивается полный размер оклада	*допускается в этих ситуациях не всегда заполнять данный раздел	Инвалиды, работающие 35 часов в неделю; "вредники"
Неполное время	Как правило, выплачивается оклад пропорционально отработанному времени		Совместители

При этом необходимо выбрать вариант неполного времени:

неполный рабочий день – продолжительность рабочего дня меньше нормальной, установленной правилами внутреннего распорядка либо другими нормативными документами для данной категории работников;
сокращенная рабочая неделя – количество рабочих дней в неделю меньше, чем количество рабочих дней, установленных правилами внутреннего распорядка либо другими нормативными документами для данной категории работников.

Кроме того, для корректного расчета заработной платы работникам, которым установлен график неполного рабочего времени, отмечается порядок расчета нормы времени:

по этому графику – отработанное время нормируется по данному "персональному" графику. Например, инвалиду при приеме указан полный размер оклада, и именно эту сумму ему необходимо начислить, если он полностью отработает месяц по указанному графику.
по другому графику – норма времени берется по иному графику, а отработанное время учитывается по текущему графику; в этом случае заработная плата рассчитывается пропорционально отработанному времени. Например, совместителю при приеме указан "полный" оклад, который он получил бы, отработав по графику 40 часов в неделю; однако он работает только 20 часов в неделю, и оплата должна производиться пропорционально отработанному времени.

Важно!
Настройка режима неполного рабочего времени (с нормированием по другому графику) также влияет на расчет оплаты по больничному листу с 2011 года. Если начисление сотруднику рассчитывается в размере МРОТ (при маленьком размере фактического среднедневного заработка), и сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени, то в соответствии с действующим законодательством МРОТ корректируется на коэффициент неполного рабочего времени по графику (количество занимаемых ставок на этот коэффициент не влияет, см. также документ "Начисление по больничному листу").

Далее нужно также составить собственное расписание работы каждого "неполного" графика.

Практикум №58

Создадим несколько графиков уменьшенной продолжительности на 2014 год:
Сокращенное рабочее время = 35 ч. в неделю (в нашем учебном примере этот график может использоваться для инвалидов и "вредников").

График неполного рабочего времени – 20 часов в неделю. В учебной базе мы будем использовать этот график для совместителей, работающих на 0,5 ставки. Норма определяется по пятидневному графику:

Составим график с перерывами для кормления для молодой мамы (0,75 ст.): она работает в режиме неполного рабочего времени по 3 часа в день и 3 часа ей предоставляются в качестве перерывов.

Сменные графики работы

Сменная работа - это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Для составления графика сменной работы в программе используются способ заполнения по циклам производственной длины.
При добавлении нового графика указывается:

Понятное и корректное наименование графика
Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.
Заполняются свойства нового графика по команде "Изменить свойства графика". Способ заполнения графика выбирается по циклам производственной длины.
Также в таких графиках часто используется режим суммированного учета. Если организация действует непрерывно, и работа осуществляется и в праздничные, флажок "При заполнении учитывать праздничные дни" снимается.

В расписании работы сменных графиков указывается смен: рабочие и нерабочие смены с того дня, который указан, как дата отсчета. Для рабочей смены указывается порядковый номер дня, на который она выпадает, и количество часов в смене. Для нерабочей смены указывается только номер дня.

Дата отсчета - это дата, с которой начинается цикл графика. Таким образом, первый день, указанный в расписании работы как день № 1, будет совпадать с этой датой.

Важно!
Желательно дату начала графика указывать либо 01.01 года, в котором график вводится, либо дату прошлого года, чтобы при необходимости можно было получить среднее за год количество часов в месяце по этому графику.

Длительность рабочей недели – это норма по производственному календарю, на который следует ориентироваться, составляя графики суммированного учета. По умолчанию количество часов равно 40, и может быть изменено вручную.

Важно!

Поскольку в организации одни работники приступают к работе в первую смену, а другие в это время отдыхают, сменные графики необходимо создавать для каждой группы таких работников отдельно (так называемые "четные и нечетные" графики).

Таким образом, еще на этапе планирования количества штатных единиц, нужно определить, сколько нам потребуется графиков, для соблюдения непрерывного цикла смен. Например, для графика "Сменный 2/2" со сменой 12ч. потребуется создать два элемента справочника "Графики работы" с разным циклом смен.

Графики/числа месяца	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
График 2/2_А	12	12			12	12			12	12
График 2/2_Б			12	12			12	12

Практикум №59

1. Создадим сменный график "Сменный 2/2_А", настроим вручную и заполним их на 2013 и 2014 год. Ведется суммированный учет рабочего времени, организована работа в праздники.

Используем смены по 12 часов, дата отсчета 01.01.13.

2. Создадим сменный график "Сменный 2/2_Б", он будет отличаться от первого графика только изменением цикла смен в расписании работы.

Если работа осуществляется в ночное и/или вечернее время, это также можно запланировать в графике работы.
Здесь следует учесть, что иногда смена может приходиться на разные календарные сутки. В этом случае необходимо решить, как вносить эту информацию в расписание работы.

Способ № 1. Все часы работы вносятся в один день (одну смену).

Способ № 2. Рабочие часы проставляются по факту в каждый день. Если смена приходится на двое календарных суток, то заполняются два номера дня. Например, работа в смену 24 часа с 8 до 8 может заполняться так:

Практикум №60

Составим график 24 часа в сутки по способу № 2, для учебного примера достаточно одного графика (при таком цикле смен, как правило, будет четыре графика).

Важно!

После настройки любого (!) графика нужно обязательно ежегодно проводить заполнение его календаря по кнопке "Заполнить". При изменениях в производственном календаре, в том числе при ежегодном его заполнении, графики также необходимо перезаполнить.

Виды рабочего времени

Виды времени, выбираемые в графике работы, заполняются в справочнике "Виды рабочего времени". Справочник доступен в разделе "Настройка" (блок См.также).
Справочник "Виды использования рабочего времени" представляет собой перечень (классификатор) видов использования рабочего времени (причин явок и неявок) с регламентированными обозначениями (в соответствии с требованиями к ведению табелей учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13). Некоторые виды времени будут доступны в этом справочнике только при соответствующих настройках программы.

Пользователь может добавлять собственные виды рабочего времени и планировать несколько видов времени в графике одновременно.

Целесообразно выполнять такое добавление новых видов времени в том случае, если в настройке расчета зарплаты в программе установлен флаг "Несколько видов времени в графике работы". Если в качестве основного времени указать другой вид рабочего времени, то этот вид будет отображаться в графике и табеле учета рабочего времени.

Если вид времени не используется, устанавливается соответствующий флаг.

Часто задаваемые вопросы