Для регистрации факта заключения трудового договора с сотрудником и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1 предназначен документ Прием на работу. В документе указываются все основные условия труда.
Место работы характеризуется в программе организацией и ее подразделением.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то его следует указать в качестве организации.
______________________________________________________________________________________________

Трудовая функция описывается должностью (позицией штатного расписания). Если ведется штатное расписание, то большинство условий приема на работу автоматически заполняются согласно условиям позиции, но могут быть изменены непосредственно в документе.

В качестве вида занятости указывается, является ли данное место работы для сотрудника основным, или сотрудник оформлен на нем на условиях совместительства в этой же организации (внутренне) или в другой, в том числе входящей в само предприятие (внешнее). Вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении отпусков, пособий, формировании отчетности.
Режим рабочего времени описывается графиком работы.

Условия оплаты труда описываются набором плановых (постоянных) начислений, размером их показателей. Также могут указываться сведения, используемые при пересчете тарифных ставок сотрудника..

Если при выборе используемых возможностей программы указано, что на предприятии практикуется работа на неполных ставках, то доступно указание их количества.
Количество ставок (штатных единиц), на которые принимается сотрудник, используется при ведении штатного расписания. Оно позволяет понять, сколько в штатном расписании осталось вакантных ставок, используется при построении отчета по штатной расстановке. Кроме того, количество ставок используется при формировании сведений персонифицированного учета для ПФР (в качестве параметра льготного стажа). Количество ставок не влияет на расчет начислений сотрудника. Для работающих неполное рабочее время сотрудников должен быть указан соответствующий график работы, или начисления должны быть заданы уже с учетом неполной занятости сотрудника.

Дополнительно при приеме на работу указывается способ расчета аванса, который будет использоваться при оформлении его выплаты сотруднику.
В документе также можно указать ежегодные отпуска, которые положены сотруднику.

Начиная с указанной в документе даты приема, сотруднику будут выполняться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Дата, по которую сотрудник принимается на работу, в отличие от даты приема, используется только в печатных формах, а также при учете права сотрудника на отпуск. Факт прекращения действия трудового договора необходимо будет зарегистрировать документом Увольнение.

Продолжительность испытательного срока, номер и дата трудового договора, а также текстовое описание условий труда используются только для указания в печатных формах.
Если в программе ведется штатное расписание, то доступна ссылка, которая позволяет проверить документ на соответствие ему. При проведении документ проверяется автоматически, если выбрана такая возможность программы.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала использования программы, можно с помощью специального документа Данные на начало эксплуатации. Он позволяет зарегистрировать основные условия сразу для нескольких сотрудников с определенного месяца.
 ______________________________________________________________________________________________

Плановый фонд оплаты труда сотрудника

В некоторых случаях предприятию может потребоваться информация о том, какая сумма будет начислена сотруднику в некотором месяце, если он отработал месяц полностью, по норме, без каких-либо отклонений. Например, для анализа фонда оплаты труда (ФОТ) по всей организации или подразделению или для заполнения каких-либо карточек по конкретному сотруднику.

В программе для таких целей имеется возможность планировать ФОТ сотрудника на основании его плановых начислений непосредственно при их назначении или изменении. С одной стороны, определение планового ФОТ сотрудника производится программой автоматически с учетом известных на момент назначения начислений сведений и последующего их изменения, а также с учетом усредненных показателей времени. С другой стороны, предоставляется возможность контролировать результаты определения ФОТ и редактировать их вручную в соответствии с принятыми в конкретной организации подходами к планированию.

Контролировать и редактировать ФОТ, определенный программой, не обязательно. Его размер не используется непосредственно при расчете зарплаты сотрудника. Планировать ФОТ следует лишь в случае, если есть потребность в полной мере использовать предоставляемые программой возможности, в которых задействуется размер ФОТ сотрудников:

ФОТ сотрудника складывается из вклада в него каждого из плановых начислений сотрудника. Размер вклада начисления в ФОТ по возможности определяется программой автоматически. Расчет производится с учетом этой информации теми же способами, какими он будет производиться при окончательном расчете зарплаты сотрудника.
При расчете вклада в ФОТ для повременных и сдельных начислений, помимо размера тарифной ставки, могут учитываться среднемесячные показатели времени из графика работы сотрудника..
При расчете вклада в ФОТ для процентных начислений, помимо размера процента, учитывается то, к каким начислениям должен применяться этот процент, и процент применяется к вкладу в ФОТ этих начислений.
При расчете вклада в ФОТ для начислений, зависящих от стажа сотрудника, например, надбавки за выслугу лет или северной надбавки, учитываются введенные ранее данные о стаже сотрудника: используется стаж на момент расчета ФОТ таких надбавок (на дату, с которой назначается начисление).

Примечание! __________________________________________________________________________________
Поскольку с течением времени стаж сотрудника изменяется и его изменение может приводить к изменению размера (процента) надбавки, то программой автоматически ежемесячно производится анализ необходимости перерасчета вклада в ФОТ таких начислений и непосредственно перерасчет с помощью так называемого регламентного задания.
______________________________________________________________________________________________

Размер ФОТ, определенный программой автоматически, можно изменить вручную. Изменение производится путем редактирования вклада конкретного начисления.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Если плановое начисление сотрудника зависит от сведений, которые изменяются независимо от изменения самих плановых начислений (например, используется показатель, значение которого устанавливается в целом для организации), то при изменении таких сведений автоматический перерасчет ФОТ не производится.
______________________________________________________________________________________________

Размер ФОТ рассчитывается и доступен для редактирования также во всех документах, которые изменяют плановые начисления сотрудника (рассмотрены далее).
Совокупная тарифная ставка сотрудника
При расчете некоторых начислений в программе может потребоваться выполнить пересчет тарифной ставки сотрудника. Например, если сотруднику назначен оклад (месячная тарифная ставка), а ему требуется оплатить ночные часы, для чего необходимо определить стоимость часа его работы.
По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его "основного" (повременного) начисления, например, оклада по дням. А если помимо оклада сотруднику назначена, например, надбавка, то она при пересчете учтена не будет, и, например, доплата за работу в ночные часы будет рассчитана только исходя из оклада сотрудника. При этом если надбавка рассчитывается процентом, то, напротив, процент может быть применен к доплате за работу в ночные часы, и в итоге сумма рассчитанной надбавки и доплаты за ночные часы даст ожидаемый результат.
Однако методика расчетов, применяющаяся на предприятии, может не допускать такого способа расчета, или же вообще надбавка, как и оклад, может назначаться сотруднику суммой.
В таком случае в программе можно использовать при расчетах так называемую совокупную тарифную ставку, которая будет учитывать не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления. Для этого в настройках программы необходимо отметить показатели, используемые в начислениях, которые требуется учитывать при пересчете тарифной ставки сотрудника. Например, процент или сумму надбавки.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Если в качестве показателя, определяющего состав совокупной ставки сотрудника, выбран процентный показатель, то из состава расчетной базы начисления, в котором этот показатель используется, может потребоваться исключить начисления, при расчете которых производится перерасчет ставки.
______________________________________________________________________________________________

Если при назначении сотруднику плановых начислений среди них окажутся несколько начислений, в которых используются показатели, выбранные как составляющие его совокупную тарифную ставку, то в документе станет доступно ее указание.
При этом размер совокупной тарифной ставки определяется программой автоматически как вклад в ФОТ таких начислений. При необходимости ее можно отредактировать непосредственно.
В дальнейшем именно размер такой совокупной тарифной ставки будет использоваться при расчете начислений, расчет которых требует пересчета ставки.
Совокупная ставка рассчитывается и доступна для редактирования также в других документах, которыми изменяются показатели расчета
Использование нескольких тарифных ставок для одного сотрудника
Помимо плановых начислений, в программе предусмотрено использование начислений, которые так же, как и плановые, будут выполняться при окончательном расчете зарплаты сотрудника. Но такие начисления выполняются не безусловно, а только при условии, что отдельными специальными документами были введены значения используемых при их расчете показателей или сведения об отработанном сотрудником времени определенного вида, за работу в которое положено это начисление. Если такие сведения не введены, то начисления выполнены не будут.
Наряду с вводимыми ежемесячно (или с другой периодичностью) показателями в таких начислениях могут использоваться показатели, значения которых индивидуальны для сотрудника и изменяются относительно редко (т. е. действуют постоянно с момента ввода, пока не будут изменены или отменены). При этом такие показатели не используются в начислениях сотрудника, назначаемых в плановом порядке.
Если при настройке программы выбрана возможность использования таких показателей, то наряду с назначением сотруднику плановых начислений в отдельной таблице можно задать или изменить значения таких постоянных, независимых от плановых начислений показателей. Как и для плановых начислений, в документах, изменяющих плановые начисления, можно отменить действие значения таких постоянных показателей, если для сотрудника использовать их значение больше не требуется.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Такие показатели не влияют на ФОТ сотрудника и на совокупную тарифную ставку.
______________________________________________________________________________________________

Использование тарифных групп

Если на предприятии практикуется использование тарифных групп (также называемых тарифными сетками), то при задействовании соответствующей возможности программы в ней можно описать эти группы и использовать их при назначении оплаты сотрудникам.
Тарифные группы перечисляются в одноименном справочнике. Размеры тарифов для разрядов конкретной тарифной группы вводятся или изменяются документом Утверждение тарифной группы.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Если изменяются тарифы группы, которая уже была утверждена ранее и уже используется, то в этом же документе автоматически вносятся изменения в начисления. При этом регистрируется индексация заработка, если используется такая возможность программы.
______________________________________________________________________________________________

Тарифную группу можно указать для должности (позиции штатного расписания). Тогда при оформлении сотрудника на эту должность (позицию) можно будет указать его разряд согласно этой группе. Размер тарифа сотрудника при этом будет установлен согласно размеру, соответствующему этому разряду в тарифной группе.

Если разряд сотрудника изменяется, то это событие можно отразить документом Изменение квалификационного разряда, в результате чего изменится и размер оплаты труда сотрудника.
Возможность указывать разряды для позиций штатного расписания напрямую не связана с возможностью использовать тарифные группы и указывать фактические разряды сотрудников. Другими словами, для позиции штатного расписания может быть запланирован один разряд, а фактически сотрудник, занимающий эту позицию, выполняет работы по другому разряду.