Просматривать и редактировать справочники системы можно, используя раздел НСИ и администрирование. В раскрывающемся меню будут перечислены все справочники, которые включены в текущий интерфейс пользователя. При выборе конкретного справочника открывается форма списка этого справочника.

Справочники могут быть иерархическими и неиерархическими. Примеры, иерархический справочник – Номенклатура, неиерархический – Организации. Группа справочника - это набор объединенных элементов, например, "Канцтовары", тогда элементами справочника будут являться карандаши, ручки и т.д. Иерархические справочники могут быть двух видов: справочники с иерархией групп и элементов и справочники с иерархией элементов. Внешне иерархия определяется по составу команд и виду пиктограмм в строках таблицы. В справочнике с иерархией групп и элементов пиктограммой  отображаются группы, а  - элементы. В справочнике с иерархией элементов пиктограммой  отображаются как группы, так и элементы. Для иерархических справочников системой предусмотрен показ списка в различных режимах, а также переход по уровням иерархии. Выбор команды Список переводит показ строк таблицы в виде "линейного" списка. Выбор команды Иерархический список переводит показ строк таблицы в режим иерархического просмотра в виде дерева. При этом слева от текста первой колонки (после колонки пиктограммы) появляются значки  или . При щелчке мыши на  (или двойном щелчке мышью в названии группы, если справочник с иерархией групп и элементов) происходит раскрытие уровня с показом элементов и групп, входящих в группу, значок меняет вид на . При щелчке мыши на  (или двойном щелчке мышью в названии группы, если справочник с иерархией групп и элементов) происходит сворачивание группы. При двойном щелчке мышью в названии группы, если справочник с иерархией элементов, то выполняется открытие элемента. Для справочников с иерархией элементов значки появляются в каждой строке, а с иерархией групп и элементов - только в строках групп. Для управляемого режима запуска переход по иерархии можно также осуществлять с помощью команд: Перейти на уровень выше и Перейти на уровень ниже. Выбор команды Дерево также переводит показ строк таблицы в иерархический просмотр. В отличие от режима показа Иерархический список в таблице показывается вся структура справочника. При этом слева от текста первой колонки (после колонки пиктограммы) появляются значки  и  (они немного меньше, чем для режима Иерархический список).

Для ввода нового элемента в открытом справочнике выберите команду Создать или нажмите клавишу Ins в форме справочника - откроется вспомогательное окно приложения. Для иерархических справочников добавленный элемент располагается в текущей группе списка (рекомендуется перед вводом перейти в эту группу). Для отмены ввода в справочник нового элемента следует нажать клавишу Esc. Новый элемент размещается в справочнике согласно установленному порядку сортировки.

Для ввода новой группы в иерархический справочник выберите команду Создать группу или нажмите клавишу Ctrl+F9 в форме списка справочника. Откроется вспомогательное окно приложения для ввода данных по группе. Если необходимо, чтобы новая группа сразу попала в определенную группу иерархического справочника, то перед вводом следует перейти в эту группу. Для отмены ввода в справочник новой группы следует нажать клавишу Esc.

В управляемом режиме запуска новый элемент или группы можно добавить в справочник путем копирования данных уже существующего элемента или группы. Для этого поместите курсор в строку с элементом или группой, которые будут скопированы, и выберите команду Скопировать или нажмите F9. Откроется форма элемента справочника, в которой все данные будут скопированы из элемента-образца. 

Для корректировки элемента справочника следует сначала открыть нужный справочник. Работая в списке элементов, нужный элемент справочника можно открыть для корректировки или просмотра одним из следующих способов:

В результате любого из этих действий на экран будет выведена форма элемента справочника.

Удаление элемента справочника происходит в два этапа:

Для установки пометки на удаление элемента справочника поместите курсор на строку с элементом и выберите команду Пометить на удаление/Снять пометку. Для отмены пометки на удаление используется эта же команда. Помеченные на удаление элементы обозначаются соответствующей пиктограммой , а группы - . Пользователю выдается сообщение, если при выборе в поле ввода выбран объект, помеченный на удаление.
Удаление помеченных объектов доступно пользователю с административными правами. Удаление выполняется с контролем целостности информационной базы. Это значит, что если на тот или иной объект системы (документ, элемент справочника и т.д.) ссылаются другие объекты, то удаление объекта не будет выполнено. Тем не менее, следует помнить, что удаление объектов - необратимая операция. Удаление помеченных ранее объектов (НСИ и администрирование – Поддержка и обслуживание – Удаление помеченных объектов) можно выполнить двумя способами:

По завершении удаления выводится список объектов, удаление которых не выполнено для сохранения ссылочной целостности информационной базы. В этом списке объекты сгруппированы по виду и для каждого объекта выводятся те объекты, которые препятствуют его удалению. Можно выполнить редактирование объектов, препятствующих удалению того или иного помеченного на удаление объекта, после чего повторить процедуру удаления.

В иерархическом справочнике элементы располагаются в группах. Элемент справочника - это данные о конкретном товаре, например, "Скатерть белая, вязанная". Группа - это набор элементов справочников, например, "Скатерти". Возможны ситуации, когда требуется переместить элемент справочника из одной группы в другую, для этого:

Если на форме присутствует поле строки поиска, то чтобы начать поиск в списке, начните набирать текст. При этом необязательно переключаться в поле поиска. В списке отобразятся результаты поиска, совпадения будут выделены цветом. Перейти на строку поиска можно и с помощью сочетания клавиш Ctrl+F. Поиск будет выполняться по всем колонкам списка одновременно, по нескольким значениям.

Чтобы уточнить критерии поиска выберите команду Управление поиском – Расширенный поиск или нажмите Alt+F. В поле Где искать введите или выберите колонку из списка выбора, а в поле Что искать введите значение поиска или выберите его из прежних значений, сохраненных в списке выбора. Если в динамическом списке отображаются иерархические данные (справочника, плана счетов и т. д.), можно искать данные с учетом иерархии – во всем списке или в текущей группе. 

Для настройки содержания и внешнего вида таблицы можно воспользоваться командой Настроить список. С помощью настроек можно:

Для каждого справочника при разработке конфигурации можно создать набор предопределенных элементов и групп элементов (для иерархических справочников). Предопределенные элементы не могут быть удалены пользователями. В режиме "Конфигуратор" вводятся только основные свойства элемента (имя, код и наименование). Значения других реквизитов предопределенного элемента следует ввести в режиме "1С:Предприятие". Визуально в режиме "1С:Предприятие" предопределенные элементы справочников отличаются от элементов, созданных пользователями, видом пиктограмм .