Обычно для малого бизнеса характерно производство под конкретный заказ, а значит – отсутствие готовой продукции на складе, а вот что касается покупных товаров, то обычно некоторый складской запас все же имеется. А значит, типичны ситуации резервирования лежащего на складе товара под поступающие заказы от покупателей. Поэтому здесь мы рассмотрим вопрос резервирования более подробно.
Итак, есть заказ на поставку покупных товаров.
 

Рис. 63. Заказ покупателя на приобретение товаров
 

Для обеспечения потребности по заказу необходимо, в первую очередь, зарезервировать товары в месте их хранения. Где именно резервируется товар, мы указываем в реквизите "Склад (резерв)" на вкладке "Дополнительно". Количество резервируемого товара указываем на вкладке "Товары, услуги" в табличной части в графе "Резерв". Если нажать на кнопку "Изменить резерв" \ "Заполнить по остаткам", то программа сама заполнит графу "Резерв" свободным остатком на складе (указанном как "Склад (резерв)"), в случае наличия товара.  Таким образом, мы сможем зарезервировать имеющееся на складе количество, а недостающее – надо будет включить в план закупок у поставщиков. Работу с планом закупок мы будем рассматривать в следующей части учебного курса. А пока предположим, что товара на складе достаточно.
 

Рис. 64. Учет резервирования товаров под заказ покупателя в отчете
 

Важно!  _______________________________________________________________________________________
Операция резервирования товаров может быть выполнена не только в заказе покупателя, но также и с помощью отдельного документа "Резервирование запасов", который вводится на основании заказа покупателя. Такая схема работы может быть удобна, например, когда заказы оформляет один сотрудник, а обеспечивает потребности по заказам – другой.
______________________________________________________________________________________________

После проведения документа "Заказ покупателя", товары на складе резервируются под данный заказ, что мы сможем увидеть в отчете "Анализ выполнения заказов покупателей" (Рис. 64).
Теперь остается только проконтролировать, чтобы отгрузка по заказу была выполнена в срок. Для этого можно воспользоваться отчетом "Заказы покупателей", См. Рис. 65.
 

Рис. 65. Отчет "Выполнение заказов"
 

Заказы, по которым есть конечный остаток – и есть невыполненные (полностью или частично) наши обязательства перед покупателем по отгрузке товара.
А еще удобнее включить в отчет только невыполненные заказы. Для этого надо установить в настройках отчета отбор таким образом, чтобы отчет показывал только те заказы, по которым есть неотгруженный товар. Установка такого отбора показана на Рис. 66.
 

Рис. 69. Установка отбора в отчете "Выполнение заказов"
 

Очевидно, в нем остались только те заказы, по которым еще не завершена отгрузка. 

Сформировав отчет, смотрим на календарь. Если 13 число (плановая дата отгрузки по заказу № 4) еще не наступило, то ситуация нормальная, а если 13 апреля уже прошло, а в графе "Отгружено" напротив заказа № 4 до сих пор пусто, значит мы не выполнили отгрузку в срок.  Самое время пригласить ответственного сотрудника (реквизит "Ответственный" на вкладке "Дополнительно" в документе "Заказ покупателя") и выяснить, почему так случилось. Возможно, покупатель не произвел предусмотренную условиями сделки предварительную оплату.  Может быть, мы ему счет забыли выставить?
Рассмотрим, как выполняется в программе выставление счета покупателю.
Счет покупателю может быть выставлен одним из двух способов:
Способ № 1. Непосредственно в документе "Заказ покупателя" есть печатная форма счета (вызывается по кнопке "Печать").
Способ № 2. Существует отдельный документ "Счет на оплату", который может быть введен на основании документа "Заказ покупателя" или самостоятельно. Документ доступен в разделе " Продажи".
Преимуществом второго способа является то, что в программе учитывается факт выставления счета клиенту, недостатком – необходимость ввода отдельного документа "Счет на оплату" (дополнительные трудозатраты).
Другим преимуществом второго способа является его универсальность, т.к. счет можно выставить независимо от заказа покупателя. Действительно, ведь если речь идет о предварительной оплате, заказ еще может быть не сформирован, а счет покупателю уже нужно предоставить. А может быть и совершенно обратная ситуация – заказ уже давно выполнен и закрыт, а покупатель только сейчас решился оплатить долг. Странно было бы в этом случае отправлять ему старый счет с давно просроченной датой, логичнее выставить новый.
В любом случае, каждая компания решает для себя сама, какую схему работы в программе предпочесть.

Важно!  _______________________________________________________________________________________
При использовании документа "Счет" и документа "Заказ покупателя" одновременно по одной и той же сделке, необходимо планировать оплату только один раз – либо в заказе, либо в счете. В противном случае, сумма ожидаемого платежа в платежном календаре удвоится.
______________________________________________________________________________________________
 
Важно!  _______________________________________________________________________________________
В программе существуют два отдельных отчета для контроля оплаты по счетам – "Оплата счетов" и "Оплата заказов".  Поэтому, если часть счетов выставляется с помощью документа "Счет на оплату", а часть – с помощью документа "Заказ покупателя", то для контроля и анализа платежей по счетам потребуется работать с данными обоих отчетов -  в одном будут данные об оплате по счетам, в другом – об оплате по заказам.
______________________________________________________________________________________________

Итак, прояснив вопрос оплаты (переговоры с покупателем регистрируем с помощью документа "Событие"), приступаем к отгрузке товаров, зарезервированных ранее на складе. В программе отгрузка товаров выполняется абсолютно аналогично тому, как мы выполняли ранее отгрузку продукции. Вводим документ "Расходная накладная" на основании "Заказа покупателя", заполняем недостающие реквизиты, печатаем необходимые формы и проводим документ. После чего оформляем счет-фактуру.