Для расчета заработной платы и ведения кадрового учета в данной конфигурации важно соблюдать определенную последовательность по отражению в информационной базе всех необходимых данных.
В общем случае работу с программой можно разбить на два этапа.
Первый этап - ввод первоначальной информации. Второй этап - ежемесячная работа с программой.
Ввод первоначальной информации также можно разделить на несколько этапов:
1. Настройка программы, настройка начислений и удержаний, настройка сведений об организации.
2. Настройка штатной структуры и норм рабочего времени. Ввод кадровой информации по сотрудникам.
3. Настройка авансовой схемы, настройка схемы выплаты заработной платы и порядка отражения в учете.
Первые два пункта мы выполнили ранее, настройки, указанные в третьем пункте, мы выполним в течение первого месяца расчета зарплаты.
После всех настроек можно вводить документы по расчету и выплате зарплаты, а также уточнять кадровые данные и прочую информацию.
Документы по расчету заработной платы можно условно разделить на несколько групп:
- Документы, которые вводят плановую информацию (итог расчета – в документе "Начисление зарплаты и взносов");
- Документы по вводу разовых (оперативных) показателей и видов рабочего времени (итого расчета – в документе "Начисление зарплаты и взносов");
- Отдельные документы, в которых расчет выполняется сразу и сумма может быть выплачена сотрудникам. Результат расчета в этих документах можно сразу увидеть в расчетном листке сотрудника.
Таким образом, получается, что полный результат расчета заработной платы сотрудника, который и бухгалтер, и сам сотрудник увидят в расчетном листке, складывается следующим образом:
результат расчета в отдельных документах + результат расчета плановых и оперативных начислений в документе "Начисление зарплаты и взносов".
Документ "Начисление зарплаты и взносов" создается в конце месяца последним (при увольнении в качестве финального документа по расчету зарплаты выступает документ "Увольнение").
Какие начисления будут выбираться в данных документах, зависит от настроек их способов выполнения.
В рамках данного курса для лучшего усвоения материала расчет заработной платы разделен на этапы:
- расчет зарплаты за первый месяц - январь: ввод плановой информации и показателей расчета зарплаты;
- расчет зарплаты за второй месяц - февраль: ввод отдельных документов, влияющих на учет отработанного времени, и других документов по учету видов времени; увольнение сотрудников;
- расчет зарплаты за третий месяц - март: ввод прочих разовых документов, договоров подряда и займов, регистрация доходов сторонним физическим лицам; перерасчеты.
Таким же образом, т.е. по этапам, в курсе подразделяются данные по выплате зарплаты:
- расчет зарплаты за первый месяц - январь: настройки выплаты аванса и зарплаты различными способами;
- расчет зарплаты за второй и третий месяц - февраль и март: межрасчетные выплаты, работа с задолженностью.
После каждого месяца расчета в курсе повторяется порядок закрытия месяца, т.е. набор действий, которые рекомендуется выполнить в конце месяца для окончательного завершения расчета заработной платы. Примерная схема закрытия месяца представлена в таблице ниже (возможно, не все пункты данной схемы будут использоваться в каждой организации, однако, начиная с пункта 5, данный порядок ввода документов используется в большинстве случаев). Документы, выделенные жирным шрифтом, создаются в обязательном порядке в конец месяца.
Порядок работы с документами по заработной плате
|
№ п/п |
Действие |
Процедура |
Примечание |
|
1 |
Ввод постоянных начислений и удержаний |
Ввод кадровых приказов, документов по изменению оплаты труда, постоянным удержаниям |
|
|
2 |
Ввод данных для сдельной оплаты за месяц |
Ввод документа "Данные для расчета зарплаты" для регистрации фактической выработки сотрудников за месяц |
|
|
3 |
Ввод данных для расчета заработной платы |
Ввод документа "Данные для расчета зарплаты" для регистрации значений показателей для расчета начислений и удержаний |
Также можно регистрировать время и выполненные работы |
|
4 |
При необходимости уточнение отработанного времени |
Ввод документа "Табель учета рабочего времени" |
Регистрация фактически отработанного времени (требуется при методе сплошной регистрации учета времени). Для сменщиков, у которых смена по табелю попала на праздник, ввести доплату за такую работу докуменетом "Разовое начисление". |
|
5 |
Ввод сумм по актам к договорам ГПХ |
При использовании начислений по актам выполненных вводятся "Акт выполненных работ". |
|
|
6 |
Документ "Начисление зарплаты и взносов" |
Выполняется заполнение, расчет и проведение документа "Начисление зарплаты и взносов" для всех сотрудников. |
В документе рассчитываются все плановые начисления и выполняемые от показателей, рассчитываются суммы погашения займов, процентов и материальная выгода, НДФЛ и страховые взносы. |
|
7 |
Проверка результата расчета |
Формирование отчетов по заработной плате |
Отчеты: Расчетные листки, Анализ начисленной зарплаты, Анализ ФОТ |
|
8 |
Выплата зарплаты |
Выплата зарплаты оформляется с помощью документов "Ведомости в банк", "Ведомости в кассу", "Ведомости через раздатчика", "Ведомости на лицевые счета". |
|
|
9 |
Проверка результата расчета и выплаты |
Формирование отчетов по заработной плате |
В т.ч. Задолженность по зарплате, при необходимости оформление возврата задолженности |
|
10 |
Подготовка данных для передачи сведений об отражении в учете в бухгалтерскую программу |
1. Документ "Отражение зарплаты в бухучете"
2. Документ "Начисление оценочных обязательств" |
Второй документ вводится, если такая настройка предусмотрена учетной политикой организации |
|
11 |
Ввод документов, регистрирующих уплату НДФЛ и взносов |
•"Перечисление НДФЛ в бюджет"
•"Расчеты по страховым взносам" |
НДФЛ перечисленный можно зарегистрировать автоматически – при выплате зарплаты |
|
12 |
Ежеквартально: формирование отчетности |
Формирование расчетов взносов, а также отчетности ФСС, персонифицированной отчетности в ПФР. НДФЛ в установленные сроки |
|
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.