С одним и тем же человеком может быть заключено несколько трудовых договоров, как одновременно (т. е. оформлено совместительство, при этом не только в разных организациях, но и внутри одной), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь).

При этом информация о человеке как о личности (о "физическом лице", т. е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т. п.) не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т. п.) будет различаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора.

В программе под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т. п.).

Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно в специальном справочнике физических лиц хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные.

Такой принцип хранения информации в программе связан не только с тем, что не требует повторно вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора и при изменении вносить их в нескольких местах.

Другая причина, например, в том, что, согласно Налоговому кодексу РФ, налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Также "сводно" по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах.

Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу могут соответствовать несколько сотрудников, если с ним было заключено несколько трудовых договоров.
Недопустимо, чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но несколькими различными физическими лицами, что можно назвать "дублирование физических лиц". Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ и некорректному формированию отчетности.

Помимо трудовых договоров, с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В программе такие договоры могут быть оформлены также с сотрудником, работающим по трудовому договору. То есть если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не потребуется регистрировать сотрудника для оформления договора ГПХ.

Примечание! __________________________________________________________________________________
В программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками или договорниками. Информация о таких лицах заносится только в справочник физических лиц.
______________________________________________________________________________________________