Вспомогательный процесс обеспечения деятельности предприятия необходимыми запасами рассмотрим на конкретном примере.

Есть заказ от покупателя "ДСШ № 1" на поставку 5 единиц спорткомплексов "Мини" и 12 мячей гимнастических (Рис. 115). Обратим внимание на то, что спорткомплекс "Мини" - это продукция собственного производства, а мячи – покупной товар.

Рис. 115. Заказ покупателя на продукцию и товары

При попытке резервирования спорткомплексов и мячей на складе программа сообщила о том, что готовых спорткомплексов нет, а мячей есть только 5 штук. Отлично, резервируем хотя бы пять.

По спорткомплексам - на основании заказа покупателя делаем заказ на производство всего заказанного количества – 5 штук красной расцветки. При этом аналогичным образом (как в заказе покупателя) резервируем материалы для производства.

Рис. 116. Заказ на производство для клиента "ДСШ № 1"

Рис. 117. Состояние заказа покупателя ДСШ №1 в отчете "Анализ выполнения заказов покупателей" после резервирования имеющегося товара и оформления заказа на производство продукции

Ну вот, отдел продаж свою функцию выполнил, теперь дело за производственниками и снабженцами.

В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8" присутствует специальный механизм "Расчет потребностей в запасах", который располагается на панели навигации раздела "Закупки". "Расчет потребностей в запасах" - это, по сути, автоматизированное рабочее место снабженца, ну или, по крайнее мере, значительная его часть. Действительно, не так сложно заказать поставщикам необходимые товары или материалы для производства, когда известны ответы на вопросы: что именно требуется? в каком количестве? к какому сроку? и что из требуемого уже есть на складе? Без помощи программы поиск ответов на эти вопросы может занимать у снабженцев достаточно много времени, из-за чего на предприятии возможны сбои в обеспечении деятельности необходимыми материальными ресурсами.

С помощью механизма "Расчет потребностей в запасах" формирование заказов поставщикам на поставку материалов и товаров происходит за считанные секунды.

Рис. 118. Расчет потребностей в запасах

"Расчет потребностей в запасах" выдает нам информацию о потребностях предприятия в товарах и материалах на период от рабочей даты до даты, указанной в реквизите "Потребность за" (см. Рис. 118). Красным цветом отмечаются просроченные потребности.

Итак, посмотрим более подробно (Рис. 119), почему программа определила дефицит ресурсов именно таким образом.

Рис. 119. Расчет потребностей в запасах - подробно

С мячом гимнастическим все просто – на складе есть только 5 штук, 19 апреля надо отгрузить 12 штук, значит 7 штук – дефицит.

Посмотрим, что с номенклатурой "Доска для пресса". На складе есть 1 штука, программа сообщает о потребности в 5 штук. Развернув строку "Потребность" можно увидеть, что она возникла по заказу покупателя ДСШ № 1, в котором вроде бы нет номенклатуры "Доска для пресса". Но в заказе есть продукция "Спорткомплекс "Мини", а в состав Спорткомплекса "Мини" как раз и входит Доска для пресса. Всё верно, нужно докупить недостающие 4 штуки. Причем нужны они не к 19 апреля (как мячи), а к 15-му, т.к. в заказе на производство указаны сроки производства с 15.04.2010 по 19.04.2010. (см. Рис. 116).

А для чего же нам "Каркас Г-образный" синего цвета, когда покупатель "ДСШ № 1" заказал комплекс красной расцветки? Взглянув внимательно на Рис. 119, можно заметить, что дефицит в 2 штуки никак не связан с потребностями производства по заказу покупателя, а вызван исключительно значениями параметров "Минимальный запас" и "Максимальный запас". Дело в том, что для номенклатуры "Каркас Г-образный" был установлен максимальный уровень запаса на складе, равный 4 штукам, причем закупку необходимо осуществить, когда количество запаса упадет до 2 штук – см. Рис. 101 (в предыдущей главе). Таким образом, сработали параметры, установленные для номенклатурной позиции в справочнике "Номенклатура". Потребность просрочена, т.к. вероятно, каркасы Г-образные синего цвета уже достаточно давно пребывают на складе именно в количестве 2 штук.

Итак, после того, как предоставленные программой данные о дефиците запасов изучены, можно переходить собственно к формированию заказов поставщикам. Примечательно, что это можно сделать здесь же, нажав кнопку "Рекомендации".

Итак, нажимаем кнопку и смотрим рекомендации программы (Рис. 120).

Рис. 120. Расчет потребностей в запасах – Рекомендации

По каждой дефицитной номенклатурной позиции программа предлагает выбрать источник обеспечения (свой выбор отмечаем "галочками"), для закупки это означает - выбрать поставщика. Данные о поставщиках и их ценах на закупаемую номенклатурную позицию программа берет из списка "Цены контрагентов", доступ к которому осуществляется из карточки номенклатуры (см. Рис. 121 и Рис. 122).

Рис. 121. Цены контрагентов (поставщиков) на номенклатуру "Доска для пресса"

Если данный список пуст, то программа берет поставщика из реквизита "Поставщик", который расположен на вкладке "Параметры хранения и закупки" (Рис. 122), а цену в рекомендациях не указывает.

Расчет даты поступления запаса (колонка "Дата поступления" в рекомендациях, см. Рис. 120) выполняется с учетом значения реквизита "Срок пополнения (дн.)" (Рис. 122).

Рис. 122. Номенклатура "Доска для пресса", параметры - основной источник и срок пополнения

Напомним, что выбор источника обеспечения из нескольких вариантов (пример – "Доска для пресса" может закупаться у любого из двух поставщиков) осуществляется установкой "галочки" в соответствующей строке. Например, доску для пресса мы решили купить у Завода металлоконструкций, т.к. у него ниже цена, по сравнению с поставщиком "Главпоставка".

После этого нажимаем на кнопку "Сформировать заказы" и переходим на вкладку "Заказы". См. Рис. 123.

Рис. 123. Заказы поставщикам, автоматически сформированные программой при расчете потребностей в запасах

Программа сформировала два заказа поставщикам, которые можно тут же открыть, если нужно – отредактировать, а также с помощью кнопок на панели инструментов окна выполнить проведение сформированных документов "Заказ поставщику".

Документ "Заказ поставщику" мы рассмотрим чуть позже, а пока посмотрим, как изменилась картина по обеспечению заказа покупателя "ДСШ № 1" после оформления заказов поставщикам.

Во-первых, посмотрим отчет "Анализ потребности", расположенный в разделе "Закупки". Особенностью данного отчета является то, что он формируется по потребностям производства. Покупные товары, которые присутствуют в заказах покупателей, в отчете не отражаются. Отчет может быть детализирован по заказам покупателей, номенклатурным позициям, другим аналитическим разрезам. В отчете "Анализ потребности" (См. Рис. 124) видно, что по заказу покупателя "ДСШ № 1" мы уже заказали недостающие комплектующие (Доску для пресса в количестве 4 штуки).

Рис. 124. Отчет "Анализ потребности"

Теперь посмотрим отчет "Анализ выполнения заказов покупателей" (Рис. 125).

Рис. 125. Отчет "Анализ выполнения заказов покупателей"

В этом отчете также видно, что недостающие 7 мячей уже заказаны поставщикам.

Теперь обратимся к другому интересному отчету, которые мы не рассматривали ранее – отчету "График движения запасов" (Рис. 126). Этот отчет, пожалуй, находится в числе наиболее часто используемых отчетов сотрудниками снабженческих подразделений. Отчет дает нам информацию о планируемых движениях запасов – поступлению и отгрузке.

Рис. 126. График движения запасов

График движения запасов является одним из объектов контроля со стороны специалистов снабженческих подразделений. Действительно, ведь в их задачи входит обеспечение своевременного поступления необходимых запасов, а если в состав подразделения входят и сотрудники, заведующие складами, то и контроль своевременности отгрузки запасов со склада тоже может входить в обязанности этого подразделения.

Другим, не менее полезным, отчетом для контроля и анализа закупок является отчет "Заказы поставщикам". Но прежде чем обратиться к нему, рассмотрим документ "Заказ поставщику".