Анализ доходов и расходов дает возможность изучить результаты деятельности и, на основании этого, оценить эффективность работы небольшой фирмы как коммерческого предприятия. Для проведения анализа доходов и расходов в программе "1С:Управление небольшой фирмой 8" предназначены отчеты, расположенные в разделе "Анализ".

Для начала выполним анализ традиционным методом – методом начисления (по отгрузке). Данные о доходах и расходах содержит отчет "Доходы и расходы". На Рис. 194 показан пример отчета "Доходы и расходы", данные которого сгруппированы по видам деятельности и статьям доходов и расходов.

Рис. 194. Отчет "Доходы и расходы", по видам деятельности и статьям

Данные отчета "Доходы и расходы" можно детализировать до уровня конкретного заказа покупателя, в этом случае суммы по статьям "Выручка от продаж" и "Себестоимость продаж" будут показаны в разрезе заказов покупателей. Рис. 195.

Рис. 195. Отчет "Доходы и расходы" с группировкой по заказам покупателей

Итак, мы видим, глядя на эти отчеты? Видим, что производственная деятельность не принесла нам прибыли (Рис. 194), причем, вероятнее всего – из-за относительно больших управленческих расходов по данному виду деятельности. А вот торговая деятельность оказалась для нас в прошедшем месяце прибыльной (5 771 рубль прибыли). Выручка по торговой деятельности получилась гораздо меньше, чем по производственной, но и суммы расходов по этой деятельности - тоже меньше.

Теперь обратим внимание на сумму 1200 рублей расхода по виду деятельности "Прочее". Что это?

Рис. 196. Документ "Начисление налогов"

Это – сумма НДС, введенная документом "Начисление налогов". Как мы уже отмечали ранее, программа "1С:Управление небольшой фирмой 8" не ведет расчет налогов (расчет налогов является задачей бухгалтерской и потому ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8" или другой бухгалтерской программе), однако рассчитанные в бухгалтерии налоги мы должны отразить в качестве расходов по управленческому учету. На Рис. 196 показан документ "Начисление налогов", с помощью которого это делается. Он доступен на панели навигации раздела "Предприятие" в группе "Финансовые операции".

В данном случае (Рис. 196) мы отнесли сумму НДС на счет "Прочие расходы", на котором не предполагается детализация по направлениям деятельности. Именно поэтому сумма налога выделена в отчете "Доходы и расходы" отдельной строкой и не относится напрямую ни к производственной, ни к торговой деятельности.

Рис. 197. Документы "Начисление налогов" в разделе "Предприятие"

Но вернемся к отчету "Доходы и расходы". Есть один нюанс, связанный с управленческим учетом административных и коммерческих расходов. Наше предприятие занимается двумя видами деятельности – производством спортивных комплексов и торговлей покупным спортинвентарем. Есть также работы по монтажу комплексов (мы их отнесли к производственной деятельности), услуги (отнесены к торговой деятельности). В таких случаях, когда видов деятельности несколько, практически невозможно бывает определить, к какому виду деятельности относится те или иные управленческие и коммерческие расходы. Действительно, зарплату директора (управленческие расходы) к какому виду деятельности отнести? Ведь он осуществляет управление фирмой в целом. Переменная часть оплаты труда менеджеров по продажам (коммерческие расходы), которые продают и продукцию собственного производства, и покупные товары одновременно, к какому виду деятельности принадлежит? Поэтому на практике предприятия, имеющие несколько видов деятельности, часто не разделяют административные и коммерческие расходы по видам деятельности. И это целесообразно.

Программа "1С:Управление небольшой фирмой 8" позволяет относить коммерческие и управленческие расходы не на конкретный вид деятельности, а на расходы в целом. В этом случае, мы просто не указываем вид деятельности в документах учета расходов (Рис. 192, Рис. 193, Рис. 194). А отчет "Доходы и расходы" в этом случае будет иметь вот такой вид (см. Рис. 198):

Рис. 198. Доходы и расходы предприятия. Суммы управленческих и коммерческих расходов не отнесены на конкретные виды деятельности, а учтены как расходы предприятия в целом

Заметим, что могут быть и "смешанные" варианты – часть расходов относится к конкретному виду деятельности, а часть – к предприятию в целом. Программа "1С:Управление небольшой фирмой 8" позволит учесть и такую специфику структуры расходов.

В продолжение разговора о распределении административных и коммерческих расходов будет интересно обратиться к отчету "Финансовый результат". Отчет располагается там же, в разделе "Анализ". Пример отчета представлен на Рис. 199.

Рис. 199. Отчет "Финансовый результат"

Отчет примечателен тем, что в нем все суммы расходов распределены по заказам покупателей. При этом расходы, не относящиеся на себестоимость продаж - включая управленческие, коммерческие и прочие (например, НДС), также распределены по заказам покупателей. Распределение таких расходов происходит в соответствии с выбранным в плане счетов способом распределения (пример показан на Рис. 200). Отчет может быть полезен для проведения сравнительного анализа прибыльности/убыточности отдельных заказов или видов деятельности, с учетом всех затрат предприятия.

Рис. 200. Пример выбора способа распределения расходов

Можно с помощью данного отчета решать и другие задачи. Например, в Части 2 мы говорили о том, что для эффективного управления клиентской базой необходимо определять группы наиболее выгодных покупателей. Отчет "Финансовый результат" может в этом помочь. Добавив в отчет группировку <Заказ покупателя. Контрагент>, мы сможем получить данные о том, заказы каких покупателей дают нам прибыль, а каких – наоборот, убытки. Конечно, для формирования таких выводов, данные должны быть проанализированы за достаточно длительный период времени.

Помимо отчетов "Доходы и расходы" и "Финансовый результат", информация о прибылях и убытках предприятия представлена также в отчете "Прибыли и убытки" раздела "Анализ". Отчет представлен на Рис. 201.

Рис. 201. Отчет "Прибыли и убытки"

Особенность данного отчета в том, что он имеет определенный внешний вид, аналогичный общепринятой форме финансового отчета "Прибыли и убытки". Кроме того, в нем представлены данные о чистой прибыли /убытке (после налога на прибыль), чего в двух предыдущих отчетах мы видеть не могли.

Итак, для анализа данных о доходах и расходах предприятия можно, по сути, пользоваться всеми тремя отчетами – "Доходы и расходы", "Финансовый результат", "Прибыли и убытки". Все три отчета "выходят" на одну и ту же сумму прибыли (убытка), в нашем примере 895 рублей 12 копеек.

Рекомендации по использованию этих отчетов могут быть следующие:

отчет "Доходы и расходы" - для анализа сравнительного маржинального дохода по видам деятельности, а также – для оперативного анализа доходов и расходов в течение месяца;

отчет "Финансовый результат" - для анализа финансового результата в разрезе заказов покупателей и видов деятельности, с учетом всех расходов;

отчет "Прибыли и убытки" - для получения сводных данных о прибылях и убытках, в общепринятой форме.

Заметим, что отчеты "Финансовый результат" и "Прибыли и убытки" необходимо формировать после выполнения процедуры закрытия месяца, то есть после ввода и проведения документа "Закрытие месяца" (Рис. 186).

Итак, мы рассмотрели, с помощью каких средств программы можно провести анализ доходов и расходов традиционным методом – методом начисления (по отгрузке).

Помимо традиционного метода учета доходов и расходов, в небольших фирмах нередко используется также и кассовый метод (по оплате). Метод предполагает следующее: доход (расход) считается таковым не в момент его начисления, а в момент его оплаты. Например, выручка по заказу покупателя считается доходом не в момент отгрузки по заказу, а в момент оплаты покупателем. Для анализа доходов и расходов кассовым методом в программе "УНФ" предназначен отчет "Доходы и расходы кассовым методом" раздела "Анализ".

Рис. 202. Пример отчета "Доходы и расходы кассовым методом"

Данные в отчете "Доходы и расходы кассовым методом" можно получить по статьям движений денежных средств и по направлениям деятельности. На Рис. 202 сформирован пример отчета по направлению деятельности "Производственная деятельность".

Следует отметить, что возможность получения данных о доходах и расходах кассовым методом имеется только в том случае, если в настройках параметров учета установлен флажок "Использовать кассовый метод учета доходов и расходов". Рис. 203.

Рис. 203. Установка флажка "Кассовый метод учета доходов и расходов"