Вспомогательный процесс обеспечения деятельности предприятия необходимыми запасами рассмотрим на конкретном примере.
Есть заказ от покупателя "ДСШ № 1" на поставку 5 единиц спорткомплексов "Мини" и 12 мячей гимнастических (Рис. 136). Обратим внимание на то, что спорткомплекс "Мини" - это продукция собственного производства, а мячи – покупной товар.
 

Рис. 136. Заказ покупателя на продукцию и товары
 

При попытке резервирования спорткомплексов и мячей на складе программа сообщила о том, что готовых спорткомплексов нет, а мячей есть только 5 штук. Отлично, резервируем хотя бы пять.
По спорткомплексам - на основании заказа покупателя делаем заказ на производство всего заказанного количества – 5 штук красной расцветки. При этом аналогичным образом (как в заказе покупателя) резервируем материалы для производства.
 

Рис. 137. Заказ на производство для клиента "ДСШ № 1"
 

 

Рис. 138. Состояние заказа покупателя ДСШ №1 в отчете "Анализ выполнения заказов покупателей" после резервирования имеющегося товара и оформления заказа на производство продукции
 

Ну вот, отдел продаж свою функцию выполнил, теперь дело за производственниками и снабженцами.
В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8" присутствует специальный механизм "Расчет потребностей в запасах", который располагается на панели навигации раздела "Закупки". "Расчет потребностей в запасах" - это, по сути, автоматизированное рабочее место снабженца, ну или, по крайнее мере, значительная его часть. Действительно, не так сложно заказать поставщикам необходимые товары или материалы для производства, когда известны ответы на вопросы: что именно требуется? в каком количестве? к какому сроку? и что из требуемого уже есть на складе? Без помощи программы поиск ответов на эти вопросы может занимать у снабженцев достаточно много времени, из-за чего на предприятии возможны сбои в обеспечении деятельности необходимыми материальными ресурсами.
С помощью механизма "Расчет потребностей в запасах" формирование заказов поставщикам на поставку материалов и товаров происходит за считанные секунды.
 

Рис. 139. Расчет потребностей в запасах
 

"Расчет потребностей в запасах" выдает нам информацию о потребностях предприятия в товарах и материалах на период от рабочей даты до даты, указанной в реквизите "Потребность за" (см. Рис. 139). Красным цветом отмечаются просроченные потребности.
Итак, посмотрим более подробно (Рис. 140), почему программа определила дефицит ресурсов именно таким образом.
 

Рис. 140. Расчет потребностей в запасах - подробно
 

С мячом гимнастическим все просто – на складе есть только 5 штук, 7 апреля надо отгрузить 12 штук, значит 7 штук – дефицит.
Посмотрим, что с номенклатурой "Доска для пресса". На складе есть 1 штука, программа сообщает о потребности в 5 штук. Развернув строку "Потребность" можно увидеть, что она возникла по заказу покупателя ДСШ № 1, в котором вроде бы нет номенклатуры "Доска для пресса". Но в заказе есть продукция "Спорткомплекс "Мини", а в состав Спорткомплекса "Мини" как раз и входит Доска для пресса. Всё верно, нужно докупить недостающие 4 штуки. Причем нужны они не к 7 апреля (как мячи), а к 3-му, т.к. в заказе на производство указаны сроки производства с 03.04.2015 по 09.04.2015. (см. Рис. 137).
А для чего же нам "Каркас Г-образный" синего цвета, когда покупатель "ДСШ № 1" заказал комплекс красной расцветки? Взглянув внимательно на Рис. 140, можно заметить, что дефицит в 2 штуки никак не связан с потребностями производства по заказу покупателя, а вызван исключительно значениями параметров "Минимальный запас" и "Максимальный запас". Дело в том, что для номенклатуры "Каркас Г-образный" был установлен максимальный уровень запаса на складе, равный 4 штукам, причем закупку необходимо осуществить, когда количество запаса упадет до 2 штук – см. Рис. 122(в предыдущей главе). Таким образом, сработали параметры, установленные для номенклатурной позиции в справочнике "Номенклатура". Потребность просрочена, т.к. вероятно, каркасы Г-образные синего цвета уже достаточно давно пребывают на складе именно в количестве 2 штук.
Итак, после того, как предоставленные программой данные о дефиците запасов изучены, можно переходить собственно к формированию заказов поставщикам. Примечательно, что это можно сделать здесь же, нажав кнопку "Рекомендации".
Итак, нажимаем кнопку и смотрим рекомендации программы (Рис. 141).
 

Рис. 141. Расчет потребностей в запасах – Рекомендации
 

По каждой дефицитной номенклатурной позиции программа предлагает выбрать источник обеспечения (свой выбор отмечаем "галочками"), для закупки это означает - выбрать поставщика. Данные о поставщиках и их ценах на закупаемую номенклатурную позицию программа берет из списка "Цены контрагентов", доступ к которому осуществляется из карточки номенклатуры (см. Рис. 142и Рис. 143).
 

Рис. 142. Цены контрагентов (поставщиков) на номенклатуру "Доска для пресса"
 

Если данный список пуст, то программа берет поставщика из реквизита "Поставщик", который расположен на вкладке "Параметры хранения и закупки" (Рис. 143), а цену в рекомендациях не указывает.
Расчет даты поступления запаса (колонка "Дата поступления" в рекомендациях, см. Рис. 141) выполняется с учетом значения реквизита "Срок пополнения (дн.)" (Рис. 143).
 

Рис. 143. Номенклатура "Доска для пресса", параметры - основной источник и срок пополнения
 

Напомним, что выбор источника обеспечения из нескольких вариантов (пример – "Доска для пресса" может закупаться у любого из двух поставщиков) осуществляется установкой "галочки" в соответствующей строке. Например, доску для пресса мы решили купить у Завода металлоконструкций, т.к. у него ниже цена, по сравнению с поставщиком "Главпоставка".
После этого нажимаем на кнопку "Сформировать заказы" и переходим на вкладку "Заказы". См. Рис. 144.
 

Рис. 144. Заказы поставщикам, автоматически сформированные программой при расчете потребностей в запасах
 

Программа сформировала два заказа поставщикам, которые можно тут же открыть, если нужно – отредактировать, а также с помощью кнопок на панели инструментов окна выполнить проведение сформированных документов "Заказ поставщику".
Документ "Заказ поставщику" мы рассмотрим чуть позже, а пока посмотрим, как изменилась картина по обеспечению заказа покупателя "ДСШ № 1" после оформления заказов поставщикам.
Во-первых, посмотрим отчет "Анализ потребности", расположенный в разделе "Закупки". Особенностью данного отчета является то, что он формируется по потребностям производства. Покупные товары, которые присутствуют в заказах покупателей, в отчете не отражаются. Отчет может быть детализирован по заказам покупателей, номенклатурным позициям, другим аналитическим разрезам. В отчете "Анализ потребности" (См. Рис. 145) видно, что по заказу покупателя "ДСШ № 1" мы уже заказали недостающие комплектующие (Доску для пресса в количестве 4 штуки).
 

Рис. 145. Отчет "Анализ потребности"
 

Теперь посмотрим отчет "Анализ выполнения заказов покупателей" (Рис. 146).
 

Рис. 146. Отчет "Анализ выполнения заказов покупателей"
 

В этом отчете также видно, что недостающие 7 мячей уже заказаны поставщикам.
Теперь обратимся к другому интересному отчету, которые мы не рассматривали ранее – отчету "График движения запасов" (Рис. 147). Этот отчет, пожалуй, находится в числе наиболее часто используемых отчетов сотрудниками снабженческих подразделений. Отчет дает нам информацию о планируемых движениях запасов – поступлению и отгрузке.
 

Рис. 147. График движения запасов
 

График движения запасов является одним из объектов контроля со стороны специалистов снабженческих подразделений. Действительно, ведь в их задачи входит обеспечение своевременного поступления необходимых запасов, а если в состав подразделения входят и сотрудники, заведующие складами, то и контроль своевременности отгрузки запасов со склада тоже может входить в обязанности этого подразделения.
Другим, не менее полезным, отчетом для контроля и анализа закупок является отчет "Заказы поставщикам". Но прежде чем обратиться к нему, рассмотрим документ "Заказ поставщику".