Документ «Авансовый отчет» оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств. Если РКО был выписан в валюте, то для отражения валютного авансового отчета, необходимо нажать экранную кнопку «Цена и валюта» и указать валюту авансового отчета. По умолчанию авансовые отчеты формируются в рублях.
Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках.
 

 

Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке «Авансы». Здесь отражаются следующие документы:
·         Расходный кассовый ордер;
·         Списание с расчетного счета;
·         Выдача денежных документов.
Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на:
 

 

Данные о расходах денежных средств заполняются в документе «Авансовый отчет» на соответствующих закладках табличной части.
Информация о приобретенных подотчетным лицом МПЗ фиксируется на закладке «Товары», информация о приобретении возвратной тары фиксируется на закладке «Возвратная тара».
Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов.
На закладке «Прочее» указываются услуги, оплаченные физическим лицом из подотчетных сумм.
Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке «Оплата».
Сумма фиксируется в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатился с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.
При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.
К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на  бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке «Прочее». В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетного лица.
Для корректного отражения операций необходимо указать в табличной части документа счет и аналитику бухгалтерского учета приобретаемых объектов (или счет учета расчетов с поставщиками, которым произведена оплата).
При проведении документа формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», соответствующим субсчетам (если отчет в рублях - то субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте – то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)»).
Интереснее выглядит закладка «Прочее».
 

 

Первое обязательное к заполнению поле – «Содержание». Поскольку на данной закладке могут быть представлены абсолютно различные по своей природе затраты, то при условии наличия документов от сторонних организаций для правильного заполнения печатной формы документа, а также при необходимости отразить в программе входящий НДС, есть возможность указания контрагента и, соответственно, документы, подтверждающие расход, а в случае, если потребности в учете НДС нет, то можно просто отразить только сумму расходов на счетах затрат.
 
Практикум № 31
 
02 февраля отразите в  учете авансовый отчет подотчетного лица Боссова Шефа Начальниковича:
Закладка «Авансы»:
Укажите документы, которыми выдавали ему денежные суммы и денежные документы.
Закладка «Товары»:
Оприходовать на склад материалы, поставщик «Хозтовары», накладная и СФ №11 от 01.02:
 «Гвозди» - 20 кг. цене 100 руб./кг. Цены указаны без НДС, НДС 18 %;
«Шурупы» 20 кг. по цене 150 руб./кг. Цены указаны без НДС, НДС 18%.
Закладка «Оплата»:
Отразить погашение задолженности по гос. регистрации НМА контрагенту «ИП Бабушка» в размере 1500 руб. (кассовый чек №10 от 01.02);
Закладка «Прочее»:
Отразить прочие  расходы:
1.      Стоимость билетов  - 5000 руб. (№ билета 123456, дата 27.01)
Счет учета затрат – 26 счет;
Подразделение – «Администрация»;
Статья затрат – «Командировочные расходы»
Ставка НДС – «НДС 18%» как бланк строгой отчетности.
2.      Суточные  – 2500 руб.(командировочное удостоверение №123 от 27.01);
Счет учета затрат – 26 счет;
Подразделение – «Администрация»;
Статья затрат – «Командировочные расходы»
Ставка НДС – «Без НДС».
3.      Проживание в гостинице  – 7000 руб. (квитанция №235 от 01.02)
Счет учета затрат – 26 счет;
Подразделение – «Администрация»;
Статья затрат – «Командировочные расходы»
Ставка НДС – «Без НДС».
На основании проведенного авансового отчета внести в кассу остаток денежных средств 100 руб.