При получении отчета может возникнуть необходимость в конкретизации представленных в нем данных. Так, получив отчет «Оборотно-сальдовая ведомость», часто возникает вопрос, в результате каких проводок появились те или иные итоговые суммы. Для получения ответа можно воспользоваться другими стандартными отчетами, например, «Анализ счета» или «Карточка счета», и уже в них посмотреть движение по интересующему счету, проводки, вызвавшие его, а затем обратиться к журналу операций и в нем искать конкретную операцию или документ.

В рассматриваемом примере, когда в компьютерной бухгалтерии введена всего одна операция, несложно, исходя из итоговой суммы, определить цепочку действий, породивших ее. А что делать, если бухгалтеру необходимо найти какую-нибудь ошибочную проводку при наличии нескольких тысяч записей в журнале операций?

Понимая сложность подобных задач, при разработке программы «1С:Бухгалтерия» был реализован, пожалуй, наиболее удобный механизм решения подобных задач – детализация (расшифровка) отчетов.

Посмотрим, как работает данный механизм. Раскроем оборотно-сальдовую ведомость.

При перемещении курсора мыши по графам оборотно-сальдовой ведомости на некоторых клетках он приобретает специфический вид , представляющий собой сочетание знака + и лупы. По всей видимости, такой знак призван символизировать следующее. Плюс – символ бухгалтерского итога, лупа – символ инструмента, позволяющего разглядеть детали. Таким образом, появление такого знака говорит о том, что приведен в готовность инструмент, позволяющий разглядеть детали формирования того бухгалтерского итога, на котором установлен курсор.

Действительно, в этот момент щелчком мышью можно обеспечить быстрый переход к другим аналитическим формам, расшифровывающим образование той суммы, которая находится в данной клетке. Рассмотрим, как реализуется данный механизм в программе на примере детализации показателей отчета «Оборотно-сальдовая ведомость».

Подведем “лупу” к сумме дебетового оборота 3000000.00 руб. в строке счета 75.01, и щелкнем мышью. Программа выдаст меню, в котором предложит 5 вариантов уточняющих ведомостей:

Выберем первый вариант детализации отчета и мгновенно получим отчет «Карточка счета 75.01», в котором будут представлены все проводки, обеспечившие формирование данного итога.

В отчете увидим, что данный итог сложился из сумм пяти проводок, введенных в операции от 18.07.00 «Учтен уставный капитал». На любой из этих сумм курсор также приобретает знакомые очертания. То есть, и эти суммы могут быть детализированы. Но, как? Щелкнем мышью по сумме 325 000.00 и мгновенно попадем в форму редактирования операции на ту самую проводку, сумму которой мы выбрали. Это – вторая проводка операции, она отражает учет доли учредителя Чурбанова В.А. в уставном капитале предприятия. Теперь, при необходимости, можно исправить эту сумму, записать операцию и вновь обратиться к любой из открытых ведомостей. Для того чтобы исправления, сделанные в журнале операций, отразились бы и в ведомости, ее надо обновить щелчком мышью по кнопке <Сформировать отчет>, размещенной в верхнем левом углу формы отчета.

Как видим, механизм детализации и обновления отчетов позволяет быстро обнаружить причину возникновения тех или иных итогов вплоть до конкретизации отдельных проводок. Безусловно, этот режим незаменим при выявлении ошибок, которые неминуемо сопровождают учетную работу.