Документ Авансовый отчет предназначен для оформления расчетов с подотчетными лицами в части командировочных расходов, оплаты товаров (работ, услуг), произведенных через подотчетное лицо, оприходования на склад поступивших от подотчетных лиц ОС, НМА, материалов и продуктов питания. Электронный документ Авансовый отчет можно использовать также для оформления первичного Авансового отчета на основании представленных оправдательных документов.

В одном документе можно зарегистрировать операции по одному подотчетному лицу.

Также как и в документе Заявление на выдачу аванса, здесь можно настроить ведение учета расчетов не только в рублях, но и в иностранной валюте.

Список документов вида Авансовый отчет можно открыть с помощью команды Авансовый отчет панели навигации раздела Денежные средства.

Для ввода нового документа можно нажать на кнопку Создать командной панели списка Авансовый отчет. Также Авансовый отчет можно ввести на основании Заявления на выдачу аванса.

Отметим, что если Авансовый отчет создается на основании Заявления на выдачу аванса, то при проведении Авансового отчета происходит корректировка денежных обязательств перед подотчетным лицом, принятых при утверждении Заявления на выдачу аванса.

Форма документа Авансовый отчет

Шапка документа

При заполнении шапки документа подотчетное лицо выбирается из справочника Сотрудники. В реквизите Подразделение указывается наименование подразделения (из справочника Подразделения).

Реквизиты Валюта, Курс и Кратность становятся доступны для заполнения при ведении расчетов с участием валюты, отличной от рубля.

Закладка Аванс

На закладке Аванс вводятся данные о выданном авансе.

В поле реквизита Назначение аванса строкой текста вводится описание цели выдачи аванса подотчетному лицу. Данные о количестве оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, вводятся в группу реквизитов Приложение: документов, на листах.

В группе реквизитов Предыдущий аванс вводятся данные о суммах остатка или перерасхода денежных средств подотчетным лицом в рублях и иностранной валюте.

В табличную часть Получено вводятся данные о кассовых документах, с помощью которых была оформлена выдача авансов подотчетному лицу. После нажатия на кнопку Добавить командной панели табличной части следует с помощь кнопки Выбрать в поле Документ открыть форму выбора и выбрать в ней необходимые документы.

Закладка Израсходовано

Табличная часть на закладке Израсходовано соответствует оборотной стороне авансового отчета. По каждой статье расходов заполняется отдельная строка.

Достаточно часто поступление ТМЦ от подотчетного лица оформляется документами вида Поступление МЗ или Приходный кассовый ордер (фондовый).

В случае наличия указанных документов следует установить флажок слева от реквизита Приходный документ (указывается при наличии, необязателен), а затем выбрать документ поступления из соответствующего списка.

В списках будут представлены документы Поступление МЗ или Приходный кассовый ордер (фондовый) соответственно, оформленные ранее даты Авансового отчета, и у которых в реквизите Контрагент будет указано подотчетное лицо.

Отметим, что по строкам Авансового отчета, в которых указаны документы поступления, проводки по поступлению МЗ, также налоговые проводки по НДС не формируются.

В группе Документ необходимо заполнить реквизиты Дата и Номер. В реквизите Дата указывается дата расхода, которая, как правило, должна совпадать с датой расхода, указанной в оправдательном документе. В тех случаях, когда расход относится не к конкретной дате, а к периоду, в поле Дата указывается дата начала интервала произведенных расходов.

Например, в случае расхода средств, подтвержденного квитанцией об оплате проживания в гостинице с 14.02.16 по 17.02.16, в качестве даты расхода следует указать дату 14.02.16.

Текстовое поле Кому, за что и по какому документу уплачено заполняется исходя из содержания расхода.

В полях Сумма расхода по отчету в рублях, Сумма расхода принято к учету в рублях указываются суммы расхода по отчету и принятая к учету. При необходимости также заполняются поля Сумма расхода по отчету в валюте и Сумма расхода принято к учету в валюте.

Продолжение табличной части на закладке Израсходовано:

При получении счета-фактуры поставщика в поле Предъявлен СФ устанавливается флаг. Данные о полученном счете-фактуре вводятся в реквизиты  Номер СФ, Дата СФ и Счет-фактура. При проведении Авансового отчета будет создан документ "Счет-фактура полученный", а также сформированы проводки по выделению НДС.

При заполнении реквизита Счет дебета необходимо выбрать из Плана счетов ЕПСБУ субсчет, в дебет которого будет отнесена сумма расхода по строке. В реквизите Счет дебета можно указать соответствующий аналитический счет счета 302.00 "Расчеты по принятым обязательствам" или счета 105.00.

При заполнении реквизита Счет кредита необходимо выбрать из фрагмента Плана счетов ЕПСБУ субсчет счета 208.00 "Расчеты c подотчетными лицами".

При выборе счета дебета открывается окно Настройка отражения расходов в учете:

Здесь следует заполнить реквизиты КФО, КПС и КЭК.

Значение реквизита Номенклатура выбирается из справочника Номенклатура или Основные средства.

Отметим, что реквизит Номенклатура обязателен для заполнения, если в реквизите Счет дебета указан счет 105.00, 106.00 или 109.60.

В реквизите Количество указывается количество приходуемой номенклатуры, в реквизите ЦМО – центр материальной ответственности, в реквизите Вид затрат указывается вид затрат.

Закладка Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода

На закладке Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода можно указать документы, которыми были зарегистрированы перерасход или внесение остатка по данному авансовому отчету.

В группе реквизитов Подписи ответственных лиц можно выбрать сотрудников, которые должны подписывать (утверждать) авансовый отчет.

Печать Авансового отчета

Чтобы распечатать авансовый отчет, его необходимо предварительно записать с помощью кнопки Записать командной панели формы документа. Для формирования печатной формы документа нажмите кнопку Печать и выберите в меню пункт Авансовый отчет (ф. 0504505).

Закладка Бухгалтерская операция

Реквизит Типовая операция содержит одну операцию Расходы подотчетного лица.

Правильно заполненный документ следует провести и закрыть с помощью кнопки Провести и закрыть.

При проведении документа по каждой строке табличной части закладки Израсходовано формируется проводка с кредита счета, указанного в графе Счет кредита, в дебет счета, указанного в графе Счет дебета таблицы документа Авансовый отчет. Также формируются проводки по начислению НДС.