Документ "Инвентаризация материалов"

Документ предназначен для отражения результата инвентаризации товарно-материальных ценностей, учет которых ведется как на балансовых, так и забалансовых счетах. Инвентаризация проводится на дату оформления документа.

Для проведения инвентаризации материалов следует ввести новый документ Инвентаризация МЗ в разделе Материальные запасы:

Заполнение реквизитов шапки документа

В шапке документа необходимо заполнить реквизиты Организация и Дата.

Дата – установить дату, по состоянию на которую будет проводиться инвентаризация.
Организация – указать учреждение, чьи ценности надо инвентаризировать.
Период инв. с … по … - период проведения инвентаризации.
Вариант формирования – позволяет выбрать вариант заполнения документа и формирования печатной формы инвентаризационной описи и ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

Принимает значения:

МОЛ/Место хранения — материально ответственное лицо или центр материальной ответственности. При выборе МОЛ будет выполнена инвентаризация всех МЗ, которые числятся за указанным материально ответственным лицом и находятся на всех складах организации. В случае выбора ЦМО будет выполнена инвентаризация по одному ЦМО, то есть по одному сотруднику и только по одному месту хранения.

Тип данных, Сотрудник или Центр материальной ответственности, следует выбрать в форме Выбор типа данных:

Далее заполняются реквизиты, значения которых будут использованы для отбора данных при автоматическом заполнении документа по данным бухгалтерского учета.

Группа счетов учета – группа счетов, по которой будет проводиться инвентаризация. Выбирается из списка.

Счет – один из субсчетов, выбранной перед этим группы счетов. Выбирается из фрагмента Плана счетов ЕПСБУ.

Также возможен отбор по полям КФО и КПС.

Реквизит "Тип цен" определяет, в каких ценах рассчитывать стоимость инвентаризируемых материальных запасов и результаты инвентаризации.

По умолчанию берется балансовая стоимость – средняя по учреждению.

Отметим, что при недостаче списание МЗ с баланса осуществляется по балансовой стоимости, излишки оприходуются по рыночной стоимости. Автоматически рассчитанную учетную стоимость можно при необходимости изменить на рыночную.

Форма документа содержит следующие закладки: "Материалы", "Списание недостач", "Оприходование
излишков", "Комиссия".

На закладке "Материалы" указываются инвентаризуемые ценности, их стоимость и количество по данным бухгалтерского учета и фактическое наличие.

Для заполнения табличной части на закладке Материалы рекомендуется использовать возможность автозаполнения по данным учета. Автозаполнение происходит после нажатия на кнопку Заполнить командной панели табличной части этой закладки и выбора в меню пункта По данным бух. учета.

В результате колонки Номенклатура, Цена, а также колонки По данным учета (Количество и Сумма) табличной части будут заполнены автоматически.

С января 2018 г. используется обновленный бланк 0504087 Инвентаризационной описи, в котором появились новые графы:
8 — статус объекта учета;
9 — целевая функция актива;
10 — счет бухгалтерского учета;
17 — количество объектов нефинансовых активов, не соответствующих условиям признания их объектами бухучета, 18 — их сумма.

Прядок указания информации в данных столбцах необходимо отразить в учетной политике и положении об инвентаризации учреждения.

Обновленный формат инвентаризационной описи полностью соответствует федеральным стандартам, вступившим в силу с января 2018 г.

В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).

В графу 10 вносится номер счета бухучета (в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта).

В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18).

В связи с этим на закладке Материалы в табличную часть документа добавлены поля:

Статус объекта – статус объекта учета на момент инвентаризации (например, в запасе (на хранении), в эксплуатации и др.) - выбор из справочника Статусы объектов для инвентаризации.

Целевая – целевая функция – способ вовлечения объекта инвентаризации в деятельность учреждения (например, дооснащение, завершение строительства и др.) - выбор из справочника Целевые функции активов для инвентаризации.

Не соответствует условиям актива – сведения об объекте, несоответствующем критериям признания активом – указывается количество и сумма.

Далее следует записать документ с помощью кнопки Записать командной панели формы документа. Для формирования печатной формы следует нажать на кнопку Печать и выбрать в меню пункт Инвентаризационная опись по объектам НФА. Напечатанную ведомость следует передать инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации.

Данные о фактическом наличии для каждой номенклатурной позиции, полученные по результатам работы инвентаризационной комиссии, следует ввести в колонку По факту табличной части. Для облегчения ввода фактических данных можно автоматически заполнить колонку По факту данными учета (кнопка Заполнить – Фактическое наличие по данным бух.учета), а затем скорректировать их и привести в соответствие фактическим, полученным в результате инвентаризации.

При наличии недостач количество, указанное по учетным данным, следует скорректировать в меньшую сторону. При наличии излишков количество, указанное по учетным данным, следует скорректировать в большую сторону.

При обнаружении излишков номенклатуры, которая по данным учета отсутствует, следует ввести новую строку, указать номенклатуру, ее цену и количество по факту.

Данные в полях колонок Недостача и Излишек рассчитываются автоматически в результате сравнения количества и суммы каждой позиции номенклатуры по данным учета и по факту.

По результатам инвентаризации излишки или недостатки будут разнесены по таблицам закладок Списание недостач, Оприходование излишков.

Заполнение реквизитов на закладке "Списание недостач"

Списание материалов, недостача которых была выявлена в результате инвентаризации, выполняется с помощью документа Акт списания материалов. Подготовка данных для заполнения документов этого вида выполняется на закладке Списание недостач.

Информация о недостачах вводится в табличную часть Списание недостач, которая содержит реквизиты ЦМО, КПС, КФО, Номенклатура, Счет, Ед. измерения и Количество.

Заполнение табличной части Списание недостач в программе автоматизировано. После автоматического распределения недостач данные в табличной части можно редактировать вручную. Автоматическое заполнение табличной части выполняется после нажатия на кнопку Заполнить / По данным таблицы "Материалы"

Можно использовать Групповое заполнение строк:

Для группового заполнения реквизитов ЦМО и Счет в нескольких строках следует в форме Групповое заполнение строк:

1. Выделить в табличной части Списание недостач строки, в которых необходимо заполнить реквизиты выбранными значениями;
2. Выбрать значения для реквизитов ЦМО и Счет;
3. Нажать на кнопку Заполнить N строк.

Заполнение реквизитов на закладке "Оприходование излишков"

Оприходование материалов, излишек которых был выявлен в результате инвентаризации, выполняется с помощью документов вида Поступление материалов. Подготовка данных для заполнения документов этого вида выполняется на закладке Оприходование излишков. Реквизиты этой закладки заполняются аналогично реквизитам закладки "Списание недостач".

На закладке "Комиссия" следует указать номер и дату приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председателя и членов комиссии.

Эту информацию можно ввести в соответствующих реквизитах документа, а также выбором комиссии из справочника "Постоянно действующие комиссии" (нажав на ссылку "Выбрать из постоянно действующих комиссий").

Группа Сведения о проводимой инвентаризации:
Здесь указываются: Номер и дата приказа о проведении инвентаризации; Причина инвентаризации; Место проведения инвентаризации.

Правильно заполненный документ следует сохранить в журнале (кнопка Провести и закрыть).

При наличии недостач на основании документа следует ввести документ "Акт списания материалов". При наличии излишков на основании документа следует ввести документ "Поступление МЗ".