Документ Регистрация обязательств и сведений по договорам используется для ведения учета принятых, в том числе денежных обязательств, для оформления сведений и ведения учета государственных (муниципальных) контрактов.

Документ используется для ввода информации о финансировании сумм платежей, планируемых заказчиком, по отдельному обязательству (договору, гос. контракту), предмете обязательства или иному основанию для принятия обязательств, для отражения на счетах бухгалтерского учета сумм принятых учреждением обязательств

Список документов вида Регистрация обязательств и сведений по договорам можно открыть с помощью команды Регистрация обязательств меню функций раздела Планирование и санкционирование.

Документ Регистрация обязательств и сведений по договорам можно создать разными способами:

• при работе со списком Регистрация обязательств и сведений по договорам с помощью кнопки Создать командной панели формы списка;
• при работе с документом Регистрация обязательств и сведений по договорам с помощью кнопки Создать на основании командной панели формы документа;
• при работе со списком Договоры или иные основания обязательств с помощью кнопки Создать на основании командной панели формы списка;
• при работе с карточкой договора или иного основания обязательства с помощью кнопки Создать на основании командной панели формы договора.

Если необходимо внести изменения в существующий документ Регистрация обязательств и сведений по договорам, то следует создать новый документ на основании существующего.

Заполнение основных реквизитов документа.

Выбор договора

Договор выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств. Выбор договора ограничен указанными реквизитами Организация и Контрагент.

Выбор лицевого счета

В реквизите Лицевой счет указывается лицевой счет организации, казначейский или банковский, по которому учитывается обязательство.

Вид обязательства

Если в элементе справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств не установлен флаг Учет предмета договора, то в документе Регистрация обязательств и сведений по договорам, который создан по данному договору, автоматически устанавливается вид обязательства Принятое обязательство.

В случае если в договоре установлен признак С учетом предмета, то в документе Регистрация обязательств и сведений по договорам вид обязательства автоматически устанавливается как
Принятое обязательство (с учетом предмета).

Для договора вида С поставщиком, с установленными флагом Учет предмета договора и флагом Заключается по результатам конкурсных процедур вид обязательства автоматически устанавливается как Принимаемое обязательство. Информация о контрагенте – поставщике товаров на этот момент неизвестна и, соответственно, не указана. В документе с данным видом обязательства следует указать суммы бюджетных обязательств в размере начальной (максимальной) цены контракта.

Для договора, по которому конкурсные процедуры завершились выбором поставщика, вид обязательства автоматически устанавливается как Принятое обязательство (по результатам конкурсных процедур). В карточке такого договора включен флаг Конкурсные процедуры завершены и установлен переключатель в положение Заключением договора. Если в процессе закупки имела место экономии, то суммы экономии со знаком "минус" указываются в табличной части документа в группе реквизитов Изменения.

Вид обязательства Отказ от заключения договора (конкурсные процедуры). Документ с данным видом обязательства вводится для обязательства, по которому в результате конкурсных процедур поставщик не был определен. В карточке такого договора включен флаг Конкурсные процедуры завершены и установлен переключатель в положение Отказом от договора.

От вида обязательства зависит состав реквизитов табличной части закладки  Внебюджетные средства.

Например, если Вид обязательства - Принятое обязательство, то состав реквизитов закладки Внебюджетные средства следующий:
 

Если Вид обязательства - Принятое обязательство (с учетом предмета), то состав реквизитов закладки Внебюджетные средства следующий:

Вид обязательства - Принятое обязательство

Закладка Внебюджетные средства

Значение реквизита КФО выбирается в справочнике КФО.

Отметим, что выбор значения КФО ограничен параметрами учетной политики организации.

Значение реквизита Период плана для договора, в котором не установлен флаг Долгосрочный, выбирается в пределах текущего года. Для договора, в котором установлен флаг Долгосрочный, выбор периода не ограничен данным требованием.

Отметим, что для корректного формирования сведений об обязательствах необходимо детализировать период до месяца.

Реквизит Объект ФАИП (КМИ) – выбирается из справочника Список основных средств. Указывается объект капитального строительства (объект недвижимости, мероприятия (укрупненного инвестиционного проекта), включенного в федеральную адресную инвестиционную программу (ФАИП) – при наличии.

Значение реквизита КПС выбирается в справочнике КПС.

Выбор реквизита Раздел лицевого счета ограничен лицевым счетом, который указан в шапке документа, а также значением КФО, указанным в табличной части.

Значение реквизита КЭК выбирается из справочника КЭК.

Значение реквизита Сумма равно сумме обязательства. Значение реквизита может быть отрицательным.

Значение реквизита "В т.ч. безусловно" сумма денежного обязательства, возникающая на основании документа-основания при наступлении сроков проведения платежей (наступление сроков проведения авансового платежа по контракту, договору, наступление сроков перечисления субсидии по соглашению, исполнение решения налогового органа, оплата исполнительного документа, иное). На эту сумму могут быть сформированы проводки по принятию денежного обязательства.

Вид обязательства - Принятое обязательство (с учетом предмета)

В табличной части документа необходимо заполнить реквизиты:

Номенклатура – товары, работы или услуги, закупаемые организацией в соответствии с государственным или муниципальным контрактом, а также в рамках предпринимательской деятельности.
При воде данных в поле Номенклатура открывается окно, в котором необходимо выбрать тип данных – Номенклатура или Основные средства.
 

При выборе пункта Номенклатура вызывается Список номенклатуры, в котором следует выбрать необходимую позицию или ввести новую с данными о закупаемом материальном запасе, работе или услуге. При выборе пункта Основные средства вызывается Список основных средств, в котором следует выбрать необходимую позицию или ввести новую.

Код ОКПД (ОКДП, ОКП)  – код номенклатуры по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг.

Единица измерения – учетная единица измерения (шт., кг, м и т.д.).
Отметим, что если карточка номенклатуры содержит значения реквизитов Код ОКДП и Единица измерения, то эти значения будут автоматически подставлены в соответствующие поля табличной части документа.

Количество – количество закупаемых товаров в соответствии с единицей измерения для выбранной номенклатуры. Для элемента номенклатуры с типом Работа или Услуга реквизит Количество можно не заполнять.

Сумма – сумма для выбранной номенклатуры.
На закладке Контрагенты при необходимости указываются наименование головной организации (филиала), несколько номеров банковского счета контрагента и т.д.

Закладка Дополнительно

Если документ оформлен на основании договора вида Предоставленный кредит (заем), то на закладке Дополнительно станут доступны реквизиты Срок исполнения (погашения) и Процент по займу. При оформлении документа на основании договоров иных видов данные реквизиты будут отсутствовать.

Состав реквизитов данной закладки зависит от Вида обязательства. Например, состав реквизитов для Вида обязательства – Принятое обязательство):
 

Состав реквизитов данной закладки Дополнительно для Вида обязательства – Принятое обязательство (с учетом предмета):

Тип сведений – устанавливается автоматически в соответствии с видом обязательства и видом договора. Может принимать значения:

• Первичные сведения – если документ имеет вид Принятое обязательство (с учетом предмета);
• Изменение сведений – если документ имеет вид Заявка на внесение изменений обязательства (с учетом предмета).

Раздел Условия договора (обязательства)

Сумма в рублях – сумма по договору.

Аванс (процент), Сумма аванса – указываются процент или сумма аванса для договора, в котором предусмотрено авансирование.

Срок исполнения (погашения) - плановая дата завершения действия контракта в соответствии с условиями контракта (доп. соглашения), предельный срок погашения обязательств по данному основанию расчетов – дата поступления товара, оказания услуг или возврата денежных средств.

Раздел Срок действия обязательства

Начало действия, Окончание действия – указывается срок действия обязательства.

Раздел Прочее

В поле ввода можно указать Примечание к разделу 5 сведений об обязательстве.
Для автоматической подстановки подписи в печатных формах необходимо указать ФИО Руководителя. Установленный флаг Печатать должность позволит автоматически выводить в печатных формах должность руководителя.

Закладка Бухгалтерская операция

Типовая операция – Регистрация обязательств.
При проведении документа согласно типовой операции формируются проводки:
Дт 0 506.10 000 – Кт 0 502.11 000

На основании документа Регистрация обязательств и сведений по договорам можно создать документы Поступление МЗ (в пути), Поступление МЗ, Поступление ОС, НМА, НПА, Поступление работ, услуг, а также документ Сведения о денежном обязательстве.

Отметим, что организация может представить в органы федерального казначейства информацию об изменении обязательства. Под изменением в данном случае понимается увеличение или уменьшение сумм в позициях обязательства. Частным случаем изменения обязательства является его аннулирование. Для отражения изменений обязательства по договору необходимо создать на основании действующего документа новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам.
 

В случае регистрации изменений в принятом обязательстве в новом документе Регистрация обязательств и сведений по договорам реквизит Вид (вид обязательства) может принимать значения:

• Внесение изменений в обязательство. В случае, если в договоре флажок Учет предмета договора не установлен.
• Внесение изменений в обязательство (с учетом предмета). В случае, если в договоре установлен флажок Учет предмета договора.

Кроме того, новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам содержит признак Действующая редакция документа, а также ссылку на документ с предыдущей редакцией.
 

Отметим особенности работы с данными на закладке Внебюджетные средства.

Строки табличной части, которые автоматически перенесены в новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам из документа-основания, помечены замочком  в колонке №. Перенесенные данные в этих строках выделены курсивом и не подлежат удалению или корректировке.

В табличной части в колонке До изменений перенесенной строки отражаются текущие данные по обязательству, которые получены из документа-основания Регистрация обязательств и сведений по договорам по указанному договору и контрагенту.

Если необходимо внести изменения в значения реквизитов Количество и Сумма, то это можно сделать в перенесенной строке в колонках Изменения или Всего. При вводе данных в одну из этих колонок значения в другой будут рассчитаны автоматически.

Если необходимо внести изменения в другие реквизиты обязательства, например в Период плана, то перенесенную строку следует скопировать. При этом предварительно, до копирования, следует обнулить значения реквизитов в колонке Всего. В новой строке, полученной в результате копирования, все реквизиты будут доступны для редактирования.

На закладке Дополнительно появится новая группа реквизитов – Основание внесения изменений:
 

В данном разделе следует указать вид, дату и номер документа (дополнительного соглашения), на основании которого вносятся изменения.
Отметим, что в программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", ред.2 документа Принятое денежное обязательство нет. Для принятия денежного обязательства в случае безусловных обязательств (например, при  авансе) следует использовать реквизит "Принять денежное обязательство для безусловных обязательств текущего года" на закладке "Бухгалтерская операция" документа "Регистрация обязательств и сведений по договорам".  Для принятия денежного обязательства на сумму аванса подотчетному лицу следует сформировать и провести документ "Заявление на выдачу аванса" с типовой операцией "Принятие денежных обязательств по выплате подотчетному лицу". Для отражения на счетах бухгалтерского учета сумм принятых организацией денежных обязательств используется реквизит  в документах Авансовый отчет, Поступление МЗ, Поступление МЗ (в пути), Исходящее извещение, Поступление ОС, НМА, НПА, Поступление ОС (в пути), Поступление услуг, работ, Отражение зарплаты в учете, . Перечисленные  документы являются основанием возникновения денежного обязательства. В результате формируются необходимые проводки.
Документы вида Регистрация обязательств и сведений по договорам также участвуют в обмене данными с казначейскими системами. Документ позволяет формировать печатные формы: Сведения о бюджетном обязательстве (ф. 0506101); Сведения о контракте (приказ 18н).
 

Учет обязательств по договорам, заключаемым с применением конкурентных способов определения поставщиков

Согласно ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (Закон № 44-ФЗ) заказчики при осуществлении закупок используют конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), при  котором победителем признается участник закупки, предложивший лучшие условия исполнения контракта.
Конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) перечислены в ч. 2 ст. 24 Закон № 44-ФЗ. Ими являются:

• конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс);
• аукционы (аукцион в электронной форме, закрытый аукцион);
• запрос котировок;
• запрос предложений.

Федеральное казначейство ведет реестр контрактов, заключенных заказчиками.
При осуществлении закупки путем проведения конкурса выделяются лоты, в отношении которых в извещении о проведении конкурса, в конкурсной документации отдельно указываются объем закупки, начальная (максимальная) цена контракта и её обоснование в соответствии со ст. 22 Закона № 44-ФЗ, сроки и иные условия поставки товара, выполнения работы или оказания услуги. Участник закупки подает заявку на участие в конкурсе в отношении определенного лота. В отношении каждого лота заключается отдельный контракт.

В соответствии с пп. 308, 319 Инструкции № 157н обязательства государственного (муниципального) учреждения, принимаемые при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с использованием конкурентных способов, отражаются в бухгалтерском учете на счете 502 07 "Принимаемые обязательства".

Счет 502 07 применяется для отражения обязательств, принимаемых учреждением в размере начальной (максимальной) цены контракта при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с использованием конкурентных способов их определения.

Принимаемые обязательства – это обязанности организации госсектора предоставить с использованием конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) средства из бюджета в соответствующем финансовом году. Данные обязанности возникают на основании закона, иного нормативного правового акта, договора или соглашения.

Сумма принимаемого обязательства соответствует начальной (максимальной) цене контракта в извещении об осуществлении закупок с использованием конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

На счете 502 07 отражаются (п. 167 Инструкции № 174н, п. 196 Инструкции № 183н):

• по кредиту счета – сумма обязательства, принимаемого при размещении в единой информационной системе извещения об осуществлении закупки с использованием конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) – в размере начальной (максимальной) цены договора (контракта);
• по дебету счета – сумма принятого обязательства по договору (контракту), заключенному с победителем – в размере цены договора (контракта);
• по дебету счета – сумма экономии, сложившейся по результатам закупки относительно начальной (максимальной) цены договора (контракта).

Таким образом, кредитовое сальдо по счету 502 07 показывает объем закупок в денежном выражении, по которым еще не определены поставщики (подрядчики, исполнители).

На дату заключения договора (контракта) о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг) у учреждения появляется обязательство. Оно должно быть отражено в учете на счете 502 01 "Принятые обязательства" (пп. 318, 319 Инструкции № 157н, п. 167 Инструкции № 174н, п. 196 Инструкции № 183н).
В таблице приведен порядок отражения в учете обязательств по договорам и государственным контрактам, заключенным путем проведения конкурсных процедур получателями субсидий – бюджетными учреждениями.

Учет обязательств по договорам, заключаемым с применением конкурентных способов в бюджетных учреждениях в программе БГУ

1. Размещение заказа на поставку продукции, выполнение работ, оказания услуг

На основании извещения о проведении конкурса, торгов, запроса котировок в справочнике "Договоры и иные основания возникновения обязательств" (раздел Планирование и санкционирование) необходимо создать новый элемент справочника  - Договор.

Вид договора – с поставщиком, однако сведения о поставщике не указываются, т.к. поставщик ещё не определен.

Обязательно следует установить флаги в реквизитах "Учет предмета договора" и "Заключается по результатам конкурсных процедур".

В реквизите Наименование (для отображения в списках) можно указать предмет закупки или номер извещения для удобства поиска договора при последующем использовании.
 

2. Регистрация обязательства по объявленной начальной цене лота (контракта)

В момент размещения извещения о проведении конкурса (торгов, запроса котировок) регистрируется обязательство по максимальной цене лота (контракта), объявленной в конкурсной документации.

Для этого в программе по созданному договору следует ввести документ "Регистрация обязательств и сведений по договорам", нажав кнопку Создать на основании на командной панели документа:
 

Далее следует заполнить все обязательные поля, указав предмет, количество, сумму договора в размере начальной (максимальной) цены лота, а также период плана и бюджетную классификацию:
 

После проведения документа можно просмотреть сформированные проводки и распечатать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).
 

3. Принятие расходного обязательства по результатам конкурсной процедуры

После того, как поставщик определен и заключен договор (государственный, муниципальный контракт), следует принять суммы расходных обязательств по результатам конкурсной процедуры датой подписания договора (государственного, муниципального контракта).

Для этого в программе следует раскрыть созданный ранее Договор, по которому было зарегистрировано обязательство в момент размещения извещения о проведении конкурса.

Если конкурсные процедуры завершены заключением договора по начальной (максимальной) цене лота, то в карточке Договора следует установить флаг в позиции Конкурсные процедуры завершены, переключатель в позицию Заключение договора, в поле Контрагент ввести нужного контрагента – победителя, а также изменить вид обязательства.
 

Датой подписания государственного контракта по кнопке Создать на основании вводится документ Регистрация обязательств и сведений по договорам, в котором отражается сложившаяся по результатам конкурса стоимость закупки.
 
Отметим, что в случае заключения контракта по начальной (максимальной) цене графа "Изменения" не заполняется.

Бухгалтерские записи, формируемые типовой операцией:

Если в результате конкурсных процедур был заключен договор (государственный, муниципальный контракт) на сумму, меньше заявленной, то в сформированном документе Регистрация обязательств и сведений по договорам в графе "Изменения" следует установить сумму экономии, на которую была уменьшена первоначальная цена лота. В виде отрицательного числа.
 

 
Бухгалтерские записи, формируемые типовой операцией в случае экономии:

Если конкурсные процедуры завершены отказом от заключения договора, то в карточке Договора следует установить флаг в позицию Конкурсные процедуры завершены, а переключатель в позицию Отказом от договора.

 
Далее по кнопке Создать на основании вводится документ Регистрация обязательств и сведений по договорам, причем в графу Изменения вводится отрицательное число, равное начальной (максимальной) цене контракта, будет установлено автоматически.
 

Бухгалтерские записи, формируемые типовой операцией: