Документ предназначен для ввода начальных остатков по объектам ОС, НМА, НПА, в том числе в составе имущества казны.

Также документ позволяет вводить и корректировать историю сведений до даты начала ведения учета в программе, то есть до даты ввода остатков или даты свертки информационной базы, для отражения в инвентарной карточке (ф. 0504031 и ф. 0504032): истории изменения стоимости (модернизации, реконструкции и т. п.) и амортизации, параметров погашения стоимости; истории изменения местонахождения инвентарных объектов; истории капитального ремонта; истории изменения наличия драгоценных материалов.

В документ вводятся сведения только для тех объектов учета, которые на момент ввода остатков уже приняты к учету, но еще не списаны с учета. При этом вводятся только актуальные сведения на дату начала ведения учета в программе.

Создание нового документа.
Для ввода начальных остатков ОС, НМА и НПА необходимо с помощью команды Помощник ввода начальных остатков меню функций раздела Администрирование открыть форму Помощник ввода начальных остатков.

Далее следует установить курсор на строку с номером соответствующего счета на закладке Основные или Забалансовые счета и нажать на кнопку командной панели Ввести остатки по счету.

Также документ Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА можно создать с помощью кнопки Создать командной панели на закладке Ввод остатков ОС, НМА, НПА.

Документ Ввод остатков ОС, НМА, НПА вводится по одному объекту ОС, НМА, НПА, который указывается в шапке документа.

При групповом учете (по инвентарным номерам или без них) на закладке Инвентарные объекты вводится информация обо всех инвентарных объектах группы. В документе объединяется информация о начальных остатках по балансовым счетам 101.00, 102.00, 103.00, 104.00, 108.00 и забалансовым счетам 21, 25, 26 по выбранному объекту (группе объектов).
 

Режимы ввода данных.
Документ имеет три режима ввода данных:

• бух. учет – ввод остатков по бухгалтерскому учету;
• налог. учет – ввод остатков по налоговому учету;
• история – ввод (корректировка) истории сведений до даты начала ведения учета по объекту ОС, НМА, НПА в информационной базе.

Режимы ввода данных можно комбинировать.

Ввод остатков по бухгалтерскому учету производится при начале ведения учета по организации в информационной базе. Остатки вводятся на дату ввода начальных остатков, которая устанавливается индивидуально для каждой организации.

Ввод остатков по налоговому учету производится:

• при начале ведения учета по организации в информационной базе – одновременно с остатками по бухгалтерскому учету;
• при начале ведения налогового учета по организации, если для нее уже ведется бухгалтерский учет. Остатки вводятся только по налоговому учету на конец года, предшествующего тому, с которого в информационной базе начинается ведение учета по общей или упрощенной системе налогообложения;
• при изменении системы налогообложения с общей на упрощенную или наоборот. Остатки вводятся только по налоговому учету на конец года, предшествующего тому, с которого изменилась система налогообложения.

Ввод (корректировка) истории сведений может производиться:

• при начале ведения учета по организации в информационной базе – одновременно с остатками по бухгалтерскому учету;
• в любой произвольный момент времени после ввода остатков по бухгалтерскому учету.

Ввод (корректировка) истории сведений.
Ввод, а также корректировка истории сведений по объекту ОС, НМА, НПА до даты начала ведения учета в программе производятся в любой произвольный момент времени после ввода остатков или одновременно с вводом остатков по бухгалтерскому учету.

Документ с режимом история вводится обязательно на основании последнего документа по тому же ОС, НМА, НПА. Документов с режимом история может быть неограниченное количество. Таким образом, документы составляют "цепочку", первым звеном которой является документ с режимом бух. учет.

Для ввода или корректировки истории сведений до даты начала ведения учета по объекту, остатки по которому были ранее введены документом Ввод начальных остатков или документами Корректировка регистров при свертке информационной базы, необходимо сначала перенести начальные остатки в документ-агрегатор Ввод остатков ОС, НМА, НПА. Такой документ отмечается информационным сообщением Этот документ заменил все документы по выбранному основному средству, введенные на дату ввода остатков (свертки базы) на форме документа. Данный документ не подлежит редактированию и хранит записи по всем регистрам, отраженным в информационной базе ранее даты ввода остатков или свертки базы.

Для переноса движений в документ-агрегатор в новом документе Ввод остатков ОС, НМА, НПА с режимом история по гиперссылке Создать документ-агрегатор открывается помощник Объединение данных по основному средству в один документ. Табличная часть помощника Документы автоматически заполняется документами по объекту, введенными ранее даты ввода остатков или даты свертки, указанной в реквизите Период. Для создания документа-агрегатора следует нажать на кнопку Создать документ. При этом будет создан документ Ввод остатков ОС, НМА, НПА, который будет автоматически выбран как документ-основание для корректировки истории и указан в поле Скорректировать сведения, установленные документом.

Отметим, что операция переноса является необратимой. Информация о начальных остатках по объекту ОС, НМА, НПА удаляется из документов ввода остатков и переносится в документ Ввод остатков ОС, НМА, НПА.
Далее по кнопке ОК документ Ввод остатков ОС, НМА, НПА с режимом история заполнится данными документа-основания. В этом документе можно редактировать историю объекта.
Документ Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА заполняется в следующем порядке.

 
Закладка "Общие"

Реквизиты на закладке Общие:

Счет - счет учета ОС, НМА, НПА. Если все объекты группы стоимостью менее 3 000 руб. введены в эксплуатацию и находятся на счете 21, все равно указывается балансовый счет, на который они были приняты к учету.

Номер инв. карточки – номер инвентарной карточки. Если номер не задан, то считается, что инвентарная карточка не открыта, и формироваться она не будет.

Состояние – состояние объекта на дату ввода остатков: "Принят к учету", "Введен в эксплуатацию", "Списан при вводе в эксплуатацию (Сч. 21)", "Выбыл с учета".

МОЛ/Место хранения – местонахождение объекта на дату ввода остатков.
В пользовании – указывается, находится ли объект в пользовании: "Не передавался", "Передан в аренду (25)", "Передан в безвозмездное пользование (26)".

Контрагент – контрагент, у которого объект находится в пользовании.
Группа реквизитов Даты событий и Документ – даты событий принятия к учету, ввода в эксплуатацию, выбытия и реквизиты первичных документов (дата, номер, наименование).

Следующие реквизиты документа:
 

Группа Стоимость и амортизация на дату ввода начальных остатков:

• Первоначальная – первоначальные количество, стоимость, амортизация объекта (группы объектов) в бухгалтерском и налоговом учете на дату принятия к учету.
• Балансовая – количество, стоимость, амортизация объекта (группы объектов) в бухгалтерском и налоговом учете на дату ввода остатков. Для объектов с индивидуальным учетом поля заполняются вручную, для группы объектов поля рассчитываются автоматически по данным таблицы Инвентарные объекты.

Группа Забалансовый учет – заполняется автоматически. Если в режиме ввода установлен признак Подробно и объект с индивидуальным учетом, то поля заполняются вручную.
Если вводятся объекты ОС, НМА, НПА с групповым учетом, то становится доступна закладка "Инвентарные объекты".
Для автоматического заполнения табличной части следует использовать кнопку Заполнить командной панели.
Реквизиты табличной части:
Объект ОС, НМА, НПА (Состояние) – инвентарный номер объекта и состояние объекта на момент ввода остатков.
Местонахождение – местонахождение объекта на дату ввода остатков.
Количество – количество объектов. Если инвентарный номер задан, то количество должно быть 1.
При вводе остатков по библиотечному фонду следует указать количество объектов библиотечного фонда.
Стоимость – стоимость объектов.
В пользовании – указывается, находится ли объект в пользовании: "Не передавался", "Передан в аренду", "Передан в безвозмездное пользование".
Ввод в эксплуатацию – реквизиты документа ввода в эксплуатацию: дата, номер и наименование.
Списание – реквизиты документа списания: дата, номер и наименование.

Закладка "Амортизация"
 

На закладке указываются способ погашения стоимости и параметры амортизации. Закладка доступна в режимах бух. учет и история.
Если режим история не задан, то на закладке указываются: параметры амортизации, расчет месячной нормы амортизации (в случае линейного способа начисления амортизации). Если режим история задан, то эти данные вводятся в таблице "Стоимость".

На закладке заполняется счет учета затрат амортизации с аналитикой.
Закладка "Налоговый учет". Закладка доступна, если установлен режим ввода налог. учет, КФО = 2 и в учетной политике организации установлена общая система налогообложения.

На закладке указываются параметры отражения в налоговом учете.
Рассмотрим закладки, которые доступны при выборе режимов ввода данных Налоговый учет и История.

Закладка "УСН". Закладка доступна, если установлен режим ввода налог. учет, КФО = 2 и в учетной политике организации установлена упрощенная система налогообложения.
На закладке указываются параметры отражения в налоговом учете.

Закладка "Стоимость". Закладка доступна в режиме история для объектов с индивидуальным учетом или с групповым учетом с инвентарными номерами. На закладке заполняется история изменения стоимости и амортизации инвентарных объектов до даты ввода начальных остатков.
По кнопке Заполнить таблица заполняется данными из таблицы Инвентарные объекты.
Реквизиты табличной части:

• Инвентарный номер (групповой учет) – номер инвентарного объекта;
• Событие – указывается событие, по причине которого произошло изменение стоимости (модернизация, переоценка, консервация, расконсервация, прочее). Если указано событие Принятие к учету, то колонки Дата и Документ заполняются автоматически и недоступны для редактирования;
• Дата – дата события;
• Балансовая стоимость – балансовая стоимость на дату события;
• Срок полезн. исп. – срок полезного использования на дату события;
• Погашение стоимости – порядок погашения стоимости и способ начисления амортизации на дату события;
• Амортизация за период – сумма начисленной амортизации и период начисления амортизации. Период должен находиться в интервале между датой текущего события и датой следующего события. В поле сумма указывается сумма амортизации, начисленная на конец периода. Даты начала и конца периода можно не указывать, в этом случае документ самостоятельно рассчитает даты периода;
• Доп. сведения – в зависимости от события позволяет вводить параметры вычисления нормы амортизации, сведений о переоценке, сведений о консервации, причину изменения стоимости;
• Документ – указываются реквизиты документа: дата, номер, название.

Закладка "Местонахождение". Закладка доступна в режиме история. На закладке заполняется история изменения местонахождения инвентарных объектов до даты ввода начальных остатков.
По кнопке Заполнить таблица заполняется данными из таблицы Инвентарные объекты.
Реквизиты табличной части:

• Инвентарный номер (групповой учет) – номер инвентарного объекта;
• Событие – событие изменения местонахождения;
• Дата – дата события;
• МОЛ/Место хранения – место хранения;
• Документ – указываются реквизиты документа: дата, номер, название;
• Количество (групповой учет без инв. номеров) – количество объектов в группе;
• Сумма (групповой учет без инв. номеров) – сумма группы объектов.

Закладка "Кап. ремонт". Закладка доступна в режиме история. На закладке заполняется история капитального ремонта инвентарных объектов до даты ввода начальных остатков:

• Инвентарный номер (групповой учет) – номер инвентарного объекта;
• Дата – дата капитального ремонта;
• Сумма – сумма капитального ремонта;
• Документ – указываются реквизиты документа: номер, название;
• Гарантийный талон – указываются реквизиты гарантийного талона: дата, номер, срок действия.

Закладка "Драг. материалы". Закладка доступна в режиме история. На закладке заполняется история изменения содержания драгоценных материалов в инвентарных объектах до даты ввода начальных остатков:

• Инвентарный номер (групповой учет) – номер инвентарного объекта;
• Дата – дата изменения содержания драг. материалов;
• Драг. материал – драгоценный металл или камень. Выбирается из справочника Драгоценные материалы;
• Ед. изм. – выбирается из справочника Классификатор единиц измерения;
• Масса – масса драгоценного металла или камня, которая содержится в объекте;
• Количество – количество драгоценных камней в объекте, в штуках;
• Документ – указываются реквизиты документа основания: дата, номер, название.

Из документа Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА можно распечатать Инвентарную курточку объекта НФА и бухгалтерскую Справку (ф.0504833) по проводкам документа.

При проведении документа формируются следующие проводки:

Дт "Счет учета" Кт 000 "Вспомогательный счет" на сумму, равную значению реквизита "Балансовая стоимость";

Дт 000 "Вспомогательный счет" Кт "Счет амортизации" на сумму, равную значению реквизита "Сумма амортизации".

При проведении документа кроме проводок по балансовым счетам производится также запись информации в справочник "Основные средства" - записывается информация об организации, виде НФА, виде имущества и первоначальной стоимости объекта ОС.

При проведении документа выполняются записи в следующие регистры.

В регистр сведений "Учетные данные объекта ОС, НМА, НПА" записываются:  "Основное средство", "Счет учета", "Вид учета", "Вид имущества", "КФО" и "КПС".

В регистр накоплений "Стоимость объектов основных средств" записываются: "Основное средство", "Инвентарный номер", "ЦМО", "Подразделение", "Стоимость", и "Количество".

В регистр сведений "Состояние и местонахождение ОС" записываются: "Учреждение", "Основное средство", "Инвентарный номер", "ЦМО" и "Состояние ОС".

В регистр сведений "События ОС" записываются: "Учреждение", "Основное средство", "Инвентарный номер", событие, дата события, вид и номер документа. Вводятся данные по тем событиям, информация о которых заполнена в строке. При этом на каждое событие формируется своя запись.

В регистр сведений "Расчет амортизации ОС" записываются: "Основное средство", "Срок полезного использования", "Остаточная стоимость для вычисления амортизации" и "Оставшийся срок использования для вычисления амортизации".

В регистр накоплений "Амортизация объектов основных" записываются: "Основное средство", "Инвентарный номер" и "Сумма амортизации".

В регистр сведений "Параметры отражения затрат по амортизации" записываются: "Основное средство", "Счет учета затрат" и аналитика  счета учета затрат.

В регистр сведений "Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет)" записываются: "Основное средство", "Порядок погашения стоимости" и "Способ начисления амортизации".

В регистр сведений "Первоначальные сведения ОС (бухгалтерский учет)" записываются: "Основное средство", "Стоимость", "Сумма амортизации", "Количество" и сведения о валюте.

В регистр сведений Капитальный ремонт ОС записываются: Основное средство, Инвентарный номер, Сумма и Номер документа о кап. ремонте.

В регистр сведений Модернизация ОС записываются: Основное средство, Инвентарный номер, Сумма модернизации, Срок полезного использования после модернизации, Номер документа о модернизации.

В регистр сведений Переоценка НФА записываются: НФА, Балансовая стоимость после переоценки, Амортизация после переоценки, Приказ о переоценке и прочие.