Вспомним схему из Главы 1:

Из представленной схемы видно, что, для того, чтобы информация появилась в регистрах учета необходимо соответствующую информацию зарегистрировать с помощью различных документов.
Программа «1С:Бухгалтерия 8» построена таким образом, что работа осуществляется именно через документы. Без документов внести в программу учетные данные невозможно!
Каждый документ содержит некий набор обязательных реквизитов: дата документа, номер документа и организация.
Организация. Чаще всего подставляется автоматически из персональных настроек пользователя, в которых обычно указывается, какую организацию указывать в документах по умолчанию.
 

 

 

Номер документа. Присваивается программой автоматически в хронологическом порядке. Номер по умолчанию, при необходимости, можно поменять.
Дата документа. Один из самых важных реквизитов документа. По умолчанию для каждого документа устанавливается текущая дата компьютера. Дату можно исправить руками. Поскольку реквизит «Дата» обязательный и заполняется каждый раз при вводе нового документа, то для работы с датой есть некоторые особенности, облегчающие жизнь. В частности, при вводе даты вовсе не обязательно указывать год в виде четырехзначного числа, достаточно указать только последние две цифры года, программа сама подставит соответствующий год. Кроме того, при вводе даты в документ можно вовсе не указывать год, а указывать только часть даты! Например, ввод «15.01» и нажатие клавишу ENTER приведет к автоматической установки в поле даты 15 января текущего года, если же в поле даты ввести просто число «15» и нажать клавишу ENTER, то программа в поле даты подставит 15-е число текущего месяца текущего года.
 

При работе с документами следует помнить о том, что некорректно заполненная дата в документе может привести к весьма плачевным результатам! Так, в частности, может сложиться ситуация, при которой пользователь несознательно, или, наоборот, умышленно ввел документ датой в уже закрытый период. Как следствие, с высокой долей вероятности произойдет искажение данных отчетности и дальнейшая работа будет затруднена!
Во избежание подобного рода неприятностей в программе имеется возможность установки даты запрета изменения данных,
                                                                
 (на панели разделов «Операции» в группе «Сервис» пункт меню «Дата запрета изменения данных»),
 

которая запрещает пользователю вводить и изменять документы с датой, предшествующей дате запрета. Таким образом, система настраивается на то, что никто не сможет изменить уже закрытый период. Правда, как всегда из любого правила имеются исключения, в частности по умолчанию настройка даты запрета редактирования не распространяется на пользователей с полными правами.
 

Сами документы в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно условно разделить на «типовые» и «универсальные». Под «типовыми» документами стоит понимать те документы, которые наиболее часто используются в повседневной работе бухгалтера, такие как: «Приходный кассовый ордер», «Платежное поручение», «Поступление товаров» и пр. Их особенностью стоит считать то, что они «заточены» разработчиками под решение определенных задач, как следствие, пользователь вводит только часть аналитических данных, а как и на каких регистрах учета, или по каким счетам бухгалтерского учета отразить ту или иную хозяйственную операцию – это программа определяет зачастую самостоятельно. Под «универсальными» документами стоит понимать те документы, в которых бухгалтер самостоятельно прописывает все параметры регистрации: счета, аналитику и пр. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» к таким документам можно отнести только один – «Операции (БУ и НУ)».
Подавляющую часть работы бухгалтер ведет с использованием «типовых» документов, однако иногда необходимо отразить в бухгалтерском учете редкие, нестандартные операции, для которых «типовых» документов нет, вот в этом случае и приходится использовать ручные операции.
Одной из таких «нестандартных» операций, с которой мы начнем рассмотрение работы с документами в программе, является регистрация уставного капитала. Данная операция не столько нестандартная, сколько редкая, выполняемая в большинстве организаций однократно, следовательно, создавать под такую операцию «типовой» документ просто не имеет смысла.
Данная хозяйственная операция бухгалтерским языком определяется как «Дт 75 – Кт 80».