Личные данные сотрудников

Персональная информация по человеку хранится в справочнике "Физические лица". Однако как уже отмечалось выше, эти данные можно вводить и через карточку сотрудника. Персональную информацию можно разделить на следующие группы:

Основные данные, указываемые в отчетности по людям – эта информация должна быть заполнена для всех физических лиц в полном объеме независимо от заключения договоров с организацией (т.е. и для акционеров, и для сторонних физических лиц).
Персональные кадровые сведения, заполняемые для сотрудников, работающих по трудовым договорам – они вводятся в том случае, если ведется личная карточка по унифицированной форме Т-2, а также требуется получать отчеты по таким кадровым данным.
Сведения, влияющие не только на кадровую информацию, но и на расчет заработной платы.

Рассмотрим указанные сведения подробнее.

Основные данные

К основным данным относятся:

Фамилия, имя, отчество физического лица;
Дата рождения – необходима для корректного расчета страховых взносов в Пенсионный Фонд, заполнения отчетности и т.д.
Место рождения – указывается в анкетах персонифицированного учета, заполняется в соответствии с документом, удостоверяющим личность и требованиям к заполнению таких анкет;
ИНН – указываются в отчетности 2-НДФЛ
Пол – указывается в отчетности 2-НДФЛ и в анкетах персонифицированного учета
Страховой номер ПФР (СНИЛС) – обязателен в документах персонифицированного учета
Сведения о гражданстве – по умолчанию указывается, что человек является гражданином России;
Паспортные данные;
Контактная информация.

При заполнении данных по документу, удостоверяющему личность, указывается:

вид документа (выбирается из соответствующего классификатора),
серия и номер вводятся по представленному документу (для паспорта РФ серия вводится через пробел);
заполняются сведения о том, кто и когда выдал документ, а также дата актуальности паспортных данных (это может быть дата выдачи паспорта, либо дата, когда человек его предоставил).

Это будет основной документ, используемый в отчетности. Помимо этого можно вводить и сведения о других документах, перейдя по ссылке "Все документы этого человека".
При вводе контактной информации используются следующие предопределенные виды адресов, которые затем заполняются при составлении отчетности:

Адрес по прописке – отражается в справке 2-НДФЛ и в отчетности ПФР;
Адрес для информирования – отражается во всех отчетных формах ПФР;
Адрес проживания – используется для ввода данных о временной регистрации в другом субъекте РФ или для иностранца, отражается в личной карте Т-2 как адрес фактический;
Адрес за пределами РФ заполняется только для иностранцев.

Адреса заполняются по адресному классификатору. Номера телефонов физлица отражаются в личной карточке Т-2.
Основные данные можно вводить как в карточке физического лица, так и через карточку сотрудника.

Практикум №69

Введем общие личные данные для сотрудников, которых не было в базе:
1. Для Азаровой А.А.
Для этого откроем карточку сотрудника, проверим уже имеющуюся информацию и корректность ее ввода

Затем по ссылке "Личные данные" в верхней части формы дополним недостающие сведения

Место рождения – Москва

Паспортные данные: Паспорт гражданина Российской Федерации: серия 45 23 номер 123456 выдан ОУМФС код подразделения 770-001 05.06.2009

Перейдем по ссылке "Все документы этого человека" и внесем сведения о заграничном паспорте, предоставленном Азаровой А.А.: загранпаспорт гр-на РФ, серия 54 номер 1478523, дата выдачи 15.12.2013, срок действия 14.12.2018, кем выдан 54-12, запись действует с 01.01.2014. Сохранение этого документа производится по отдельной команде "Записать и закрыть".

Контактные телефоны сотрудник не сообщил, заполним адрес регистрации (т.е. адрес по прописке). Ввод адреса осуществляется по адресному классификатору

Адрес: г. Москва, ул. Беговая, д.4 кв.5, индекс получим автоматически. Также можно проверить адрес на соответствие адресному классификатору

Дата регистрации по месту прописки – 14.12.2006. При сохранении адреса по прописке он автоматически скопируется для других видов адреса

Сохраним основные личные данные по команде ОК. Сохраним данные сотрудницы.
2. Для Давыдова Д.В. также требуется заполнить личные данные:
Место рождения – г. Москва, гр-во РФ
Паспорт гражданина Российской Федерации, серия: 46 02, № 123456, выдан: 15.02.2007 года, 111 О/М, код подразделения 770-111
Контактная информация:
115201, Москва г, Варшавский 1-й проезд, дом № 13, квартира 215, дата регистрации по месту жительства 15.02.2001
Мобильный телефон +7-910-123-45-67

3. Данные других сотрудников уже есть в учебной базе.

Изменение основных личных данных

Основная информация о сотрудниках, такая как фамилия, имя и отчество, гражданство, паспортные данные, может изменяться во времени
Изменения можно вносить как через карточку физического лица, так и через карточку сотрудника.
Изменение фамилии, имени, отчества производится по ссылке "Изменить ФИО", изменение паспортных данных производится по ссылке "Личные данные" с указанием новой даты действия документа.

Практикум №70

Сотрудница Ртищева Н.И. вышла замуж в январе 2014 года. Ею был получен новый паспорт с новой фамилией. Необходимо внести изменения в программу. Для этого откроем карточку физического лица Ртищева Н.И., нажмем ссылку "Изменить ФИО". Новая фамилия – Гаврилова, с 15.01.2014.

Также следует изменить данные паспорта: паспорт гражданина Российской Федерации: серия 46 02 номер 321321 выдан ОУМФС код подразделения 770-001 15.01.2014.

При нажатии команды ОК будет получено сообщение – исправлена ошибка либо новый документ. Укажем, что изменились данные и сохраним информацию по сотруднице.

История изменения ФИО сотрудника можно просмотреть по ссылке "История ФИО".

Историю изменения паспортных данных можно просмотреть в разделе "Личные данные" по ссылке "История изменения документа, удостоверяющего личность".

Кадровые данные сотрудника, влияющие на заполнение личной карточки по форме Т-2 и других кадровых отчетов

Персональные данные, требуемые для личной карточки Т-2, и других кадровых отчетов можно вносить в карточку физического лица в том случае, если создан сотрудник. Также их можно вносить через карточку сотрудника по соответствующим ссылкам. К таким данным относятся:

Данные военного билета;
Сведения об образовании и квалификации;
Сведения о семейном положении и составе семьи;
Периоды трудовой деятельности.

Данные военного билета для военнообязанных сотрудников вносятся по ссылке "Воинский учет".

Данный раздел доступен, если в настройках кадрового учета программы установлен флаг "Ведется воинский учет". Эти сведения будут также использоваться в отчетности по воинскому учету. Сведения о воинском учете являются периодическими, т.е. могут изменяться во времени. Изменения в данные воинского учета вносятся по аналогии с изменениями паспортных данных.

Практикум №71

Внесем сведения о воинском учете для Азаровой А.А. и Тучкова Ф.Ф.
Азарова А.А. – невоеннообязанная.

Тучков Ф.Ф. – военнообязанный, имеет военный билет: Военнообязанный, Лейтенант (Младшие офицеры), ВУС 123456-78, годен к военной службе, данные по Военкомату ЦАО, Состоит на воинском учете на 01.01.2014.

Данные об образовании указываются в разделе "Образование, квалификация".

Здесь заполняются:

Данные о полученном образовании (основном и дополнительном) – обратите внимание, что для каждого документа об образовании заполняется отдельная строка;

Сведения о профессиях - обратите внимание, что для каждой профессии вносится отдельная строка;

Сведения о владении иностранными языками;

Сведения об ученых степенях и званиях, а также о наличии научных трудов и изобретений.

Такие сведения, как вид образования, специальность и т.п. вносятся выбором из классификатора.

Практикум №72

Внесем сведения об образовании для Азаровой А.А., и Тучкова Ф.Ф.
Азарова А.А. имеет высшее образование по специальности "Мировая экономика"

Тучков Ф.Ф. имеет высшее образование по специальности "Экономика труда".

Сведения о составе семьи и семейном положении указываются по ссылке "Семья". Выбор вида семейного положения и степеней родства осуществляется из классификаторов.

Практикум №73

Внесем сведения о родственниках для Азаровой А.А. и Тучкова Ф.Ф.
Азарова А.А. замужем.

Тучков Ф.Ф. никогда не состоял в браке, сведений о родственниках нет.

Периоды трудовой деятельности и сведения о наградах заполняются по ссылке "Трудовая деятельность".

В разделе "Места работы" указываются периоды работы в других организациях, а раздел "Награды" заполняется сведения о полученных наградах и поощрениях.

Сведения, влияющие на какие-либо расчеты либо иную бухгалтерскую информацию

Некоторые сведения из личной карточки сотрудника могут оказывать влияние на какие-либо расчетные либо бухгалтерские процессы. Как правило, большая часть этих данных (кроме стажа) заполняется и/или контролируется чаще всего расчетчиком. К таким данным относятся:

Сведения о стажах;
Сведения, указываемые по ссылке "Страхование";
Сведения, указываемые по ссылке "Налог на доходы";
Настройки, указываемые по ссылкам "Выплата зарплаты" и "Учет затрат".

Данные о трудовой деятельности являются, безусловно, кадровой информацией, однако сведения о стажах могут участвовать в расчете больничного листа, стажевых надбавок, в том числе северных. Они заполняются по ссылке "Трудовая деятельность" в разделе "Сведения о стажах".
В программе существует возможность ввести данные о каком угодно количестве стажей физического лица. Виды стажей выбираются из справочника "Виды стажа". В данном справочнике есть несколько предопределенных видов стажа:

Общий,
Непрерывный,
Стаж на надбавку за выслугу лет, прочий стаж
Северный стаж
Стажи для расчета больничных - Страховой стаж для оплаты больничных листов, Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов (с 2010 года)
Отраслевые стажи: Медицинский стаж, Педагогический стаж и Общий научно-педагогический стаж работы

В справочник можно добавлять другие виды стажа самостоятельно (стаж работы в отрасли, стаж работы в группе компаний и т.п.), и связывать их с настройкой показателей для начислений.
В таблицу "Стажи общего характера" вручную вносятся:

вид стажа
дата отсчета (можно использовать в качестве даты отсчета дату приема на работу)
актуальное на дату отсчета количество лет, месяцев и дней стажа.

Практикум №74

Внесем сведения о стажах для Азаровой А.А., Тучкова Ф.Ф.
Азарова А.А. стаж на момент приема = 10 лет.

Тучков Ф.Ф. стаж на момент приема = 12 лет, 5 месяцев.

!!

Если данные о страховом стаже для оплаты больничных листов не заполнены, то при расчете оплаты по больничным листам стаж будет учитываться с момента приема на работу. Это значит, в документе "Больничный лист" нужно будет производить ручную корректировку стажа для тех сотрудников, которые начали свою трудовую деятельность в других организациях. Если же у сотрудника были периоды не страхового стажа (например, служба), то необходимо ввести также "Страховой стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов".
Для расчета процентной надбавки по северному стажу необходимо также указать порядок расчета северной надбавки в соответствии с региональным законодательством. Здесь нужно указать:

группу начисления надбавок - определяется согласно действующему законодательству по территориям, относящимся к Крайнему Северу, приравненных к нему и т.п. Для молодых людей до 30 лет, проживающих на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (не менее года) указывается льготная группа. Формула определения надбавки по группе указана в таблице ниже;
процент надбавки, если у сотрудника он уже меняться не будет, либо выслуженный северный стаж (если есть) до даты начала действия данной записи.

Группа	Процент надбавки
Группа	Обычная	льготная (до 30 лет, прожившие в р-не не менее года)
1я группа	0-6 мес - 0%; с 6мес. - 10%, увеличение на 10% за каждые послед.6 мес. (до 100%)	0-6 мес - 0%; с 6мес. - 20%, увеличение на 20% за каждые послед.6 мес. до 60%, после увеличение на 10% за каждые 6 мес. (до 100%)
2я группа	0-6 мес - 0%; с 6мес. - 10%, увеличение на 10% за каждые послед.6 мес. до 60%, после увеличение на 10% за каждые 12 мес. (до 80%)	0-6 мес - 0%; с 6мес. - 20%, увеличение на 20% за каждые послед.6 мес. до 60%, после увеличение на 20% за каждые 12 мес. (до 80%)
3я группа	0-12 мес - 0%; с 12мес. - 10%, увеличение на 10% за каждые послед.12 мес. (до 50%)	0-6 мес - 0%; с 6мес. - 10%, увеличение на 10% за каждые послед.6 мес. (до 50%)
4я группа	0-12 мес - 0%; с 12мес. - 10%, увеличение на 10% за каждые послед.24 мес. (до 30%)	0-6 мес - 0%; с 6мес. - 10%, увеличение на 10% за каждые послед.6 мес. (до 30%)

Практикум №75

1. Внесем сведения о стажах для других сотрудников, необходимо заполнить общий и страховой стаж на момент приема на работу (01.01.2014):
Балмашов П.А. – стаж 21 год 1 месяц
Гаврилова (Ртищева) Н.И. – стаж 10 лет
Давыдов Д.В. – стаж 13 лет
Дурова Н.А. – стаж 7 лет
Крючков И.П. – стаж 18 лет 3 месяца 15 дней
Пелымов М.А. – стаж 10 лет
2. Ней П. – общий стаж в РФ отсутствует, страховой стаж отсутствует, как у иностранца (оплата больничных не полагается), однако он принят в регион со сложными климатическими условиями, и принято решение выплачивать ему северную надбавку.
Заполним сведения о стаже следующим образом: на 01.01.2014 общий и северный стаж равен нулю.

При этом укажем шкалу северной надбавки следующим образом: процент надбавки будет изменяться по группе 2 (обычная), укажем первую дату и нажмем команду "Заполнить будущие изменения". Запишем и сохраним данную информацию.

3. Сотрудник Ржевский Д.И. – бывший военный. Стаж работы на момент приема на работу 01.01.2014 составляет 17 лет и 2 месяца, однако, из них 10 лет – это служба в армии по контракту. Заполним сведения о трудовой деятельности следующим образом:

По ссылке "Страхование" указывается следующая информация:

Сведения о статусе иностранного гражданина - для расчета страховых взносов;
Сведения об инвалидности – для расчета страховых взносов по льготным ставкам;
Сведения о льготах, предоставляемым гражданам, подвергшимся облучению по той или иной причине – для расчета пособий по социальному страхованию.

Рассмотрим информацию о статусе застрахованного лица. Здесь выбирается нужная позиция и дата, с которой действуют данные. Месяц регистрации изменений потребуется для отражения изменений в отчетности при смене статуса "задним числом" (как перерасчет за прошлый период либо в текущей отчетном периоде).

Статус застрахованного лица:

Гражданин РФ – все взносы уплачиваются в полном объеме;
Иностранец, временно пребывающий на территории РФ – страховые взносы в ФСС и ФОМС не начисляются; начисляются взносы в ФСС от НС; при этом взносы в ПФР начисляются, если с сотрудником заключен трудовой договор на срок более 6-ти месяцев. Периоды заключения таких договоров указываются отдельно.
Признанный беженцем иностранец, временно пребывающий на территории РФ – социальное страхование на таких сотрудников не распространяется, взносы в ПФР начисляются, если с сотрудником заключен трудовой договор на срок более 6-ти месяцев. Периоды заключения таких договоров указываются ниже отдельно;
Иностранец, временно проживающий на территории РФ – страховые взносы уплачиваются в полной объеме, причем взносы в ПФР в полном объеме начисляются на страховую часть;
Иностранец, постоянно проживающий на территории РФ – страховые взносы уплачиваются в полной объеме;
Высококвалифицированный специалист (член семьи), который постоянно проживает на территории РФ – уплачиваются страховые взносы, кроме взносов в фонд ОМС;
Высококвалифицированный специалист (член семьи), который временно проживает на территории РФ – уплачиваются страховые взносы, кроме взносов в фонд ОМС, взносы в ПФР в полном объеме начисляются на страховую часть;

Сведения по инвалидности также вносятся по ссылке "Страхование". При внесении изменений в данные об инвалидности, необходимо указывать дату, с которой эти изменения актуальны, поскольку в конфигурации хранится история изменения инвалидности.
Если в результате переосвидетельствования человека признали полностью трудоспособным, необходимо снять флажок "Инвалидность" и указать с какой даты это происходит. Месяц регистрации изменений также требуется для перерасчетов "задним числом" и отражении данных перерасчетов в отчетности.

Если введена информация об инвалидности, то расчет взносов в ФСС от несчастных случаев на производстве от базы данного человека производится с предоставлением льготы - облагается только 60% от базы, а в переходный период страховые взносы рассчитываются по льготным ставкам.
Если при расчете государственных пособий физическому лицу должна предоставляться льгота в связи с тем, что он подвергался радиации, то по ссылке "Страхование" в разделе "Льгота при начислении пособия" отмечается наличие льготы и ее основание.

При установленном в настройках расчета зарплаты флажке "Предоставляются отпуска лицам, подвергшимся воздействию радиации" указывается также количество дней дополнительного отпуска.

Практикум №76

Заполним раздел "Страхование" для сотрудников следующим образом:
1. Для иностранца П.Нея необходимо уточнить статус застрахованного лица: временно пребывает на территории РФ, при этом заключен трудовой договор на длительный срок с 01.01.2014.

2. Дурова Н.А. имеет "чернобыльские" льготы, уточним информацию по ссылке "Страхование"

3. Также сотрудник Балмашов П.А. принес с 01.02.14 справку по инвалидности.

По ссылке "Налог на доходы" указываются следующие сведения:

Статус налогоплательщика;
Сведения о вычетах и сведения о доходах с предыдущего места работы по справке 2-НДФЛ.

Всем физическим лицам, добавленным в информационную базу, по умолчанию устанавливается статус налогоплательщика – резидент. Это означает, что доходы такого сотрудника в общем случае облагаются по ставке налога на доходы физических лиц (НДФЛ) 13%.
Если же физлицо имеет иной статус для целей налогообложения НДФЛ, то в конфигурацию необходимо эти сведения внести.
При этом выбирается нужный вариант:

Резидент – доходы облагаются по ставке 13%, соответствует коду статуса 1 в справке 2-НДФЛ;
Нерезидент – доходы облагаются по ставке 30%, соответствует коду статуса 2 в справке 2-НДФЛ;
Высококвалифицированный иностранный специалист – доходы облагаются по ставке 13%, соответствует коду статуса 3 в справке 2-НДФЛ.
Беженцы или получившие временное убежище на территории РФ –доходы облагаются по ставке 13%,
Участник программы по переселению соотечественников – доходы облагаются по ставке 13%.
Член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов

Также указывается период, с которого применяется данный статус.
Обратите внимание, что в соответствии с действующим законодательством при изменении статуса нерезидента доходы исчисляются по ставке 13% с начала налогового периода, но суммы налога не выдаются на руки, а засчитываются в счет платежей будущих месяцев. Пользователь самостоятельно отслеживает смену статусов сотрудников.

Практикум №77

Заполним раздел "Налог на доходы" для сотрудника П.Нея следующим образом:
1. Статус Нерезидент с января 2014 г.

2. Следует обратить внимание и на другие сведения об иностранце: кроме раздела "Страхование" у иностранцев также требуется уточнить и личные данные. Выполним уточнения личных данных для П.Нея:
Место рождения: Париж, Франция, гражданство – Франция.

Проверим наличие иностранного паспорта

Контактная информация за пределами РФ:

Регистрация в РФ: 119602, Москва г, Рузская ул., дом № 12, квартира 12

Для того чтобы при расчете НДФЛ учитывались стандартные и/или имущественные налоговые вычеты необходимо внести сведения о кодах и порядке применения вычетов для физического лица по ссылке "Налог на доходы".

Заявления на вычеты регистрируются отдельными документами на стандартные и имущественные вычеты.
По ссылке "Ввести заявление на стандартные вычеты" создается документ, регистрирующий право на стандартные вычеты. В документе указывается дата заявления и месяц, с которого предоставляется вычет, а также сотрудник, написавший заявление.

Документ состоит из двух разделов:
Если предоставляются вычеты на детей, то устанавливается соответствующий флаг, добавляются используемые коды вычетов и дата окончания предоставления вычета.

Если предоставляется личный вычет, то устанавливается соответствующий флаг и выбирается код вычета.

После проведения заявления на вычет форма налога на доходы изменится: в ней будут отображаться данные о предоставленных вычетах, а также будет возможность исправить либо прекратить вычеты по соответствующим ссылкам.

Также можно ввести другие заявления на вычеты, а по ссылке "Все заявления на вычеты" просмотреть документы, регистрирующие право на вычет.

По ссылке "Доходы на предыдущих местах работы" указываются сведения с предыдущего места работы, если сотрудник принимается не с начала календарного года, и при приеме представил соответствующие документы о доходах на другом рабочем месте. Заполняется налоговый период (год), а также доходы с предыдущего места работы помесячно.

Для имущественного вычета заполняется налоговый период (год), в течение которого он предоставляется, сумма вычета, в т.ч. по процентам, реквизиты ИФНС, выдавшей уведомление.

Практикум №78

Введем сведения о сотрудниках, которые получают стандартные либо имущественные вычеты.
1. Сотрудник Давыдов Д.В. написал заявление на стандартные вычеты на двоих детей, и кроме того, предоставил уведомление на имущественный вычет.
Откроем карточку сотрудника, перейдем по ссылке "Налог на доходы" и введем сведения о вычетах с 01.01.2014.
Стандартные "детские" вычеты – на первого и второго ребенка.

Имущественный вычет на 2014 год предоставляется с января 2014г., в размере 100 000 руб., № уведомления 25, выдано 19.01.2014 ИФНС № 7743.

2. Сотрудник Крючков И.П. написал заявление на вычет на троих детей из четырех (первый ребенок уже вырос).
Откроем карточку сотрудника, перейдем по ссылке "Налог на доходы" и введем сведения о вычетах с 01.01.2014.

3. Дурова Надежда Андреевна имеет право на личный вычет по коду 105, о чем написала заявление, введем информацию по ссылке "Налог на доходы / Ввести заявление на стандартные вычеты".

4. Для сотрудника Балмашов П.А. введем право на личный вычет по коду 104 с февраля 2014г. (с момента получения инвалидности).

Далее его потребуется с февраля месяца перевести на иной график - это мы выполним в последующих пунктах.

По ссылке "Выплата зарплаты" указывается способ получения денежных средств сотрудником, если он отличается от способа в целом по организации или по подразделению.

По ссылке "Учет затрат" указывается способ отражения зарплаты в учете, если он отличается от варианта в целом по организации или подразделению.

Эти настройки мы также разберем в последующих разделах.

Часто задаваемые вопросы