В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях. Существует ряд проблем с этим связанных:

• затраты на печать документов, на хранение бумажного архива, на отправку документов во многих случаях при B2B-сделках (курьеры, почта и т.п.);
• замедление процессов работы бухгалтерии, в опросах бухгалтеры указывали проблему своевременного получения документов поставщиков – как одну из главных

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. При использовании сервисов ЭДО:

• бухгалтер получает документы поступления в электронном виде сразу после отгрузки поставщиком (скорость)
• данные передаются из одной учтенной системы в другую, таким образом обеспечивается идентичность реквизитов документов контрагентов- правильные данные в системе учета
• все передается в электронном виде, нет расходов на печать, доставку или хранение документов – бухгалтер/фирма может сэкономить деньги

Реальная возможность обмениваться счетами-фактурами у налогоплательщиков появилась только после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). Приказ вступил в силу 23.05.2012 и действовал до 13.04.2015. С 14.04.2015 действует приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93. Действующее законодательство допускает возможность составления первичных учетных документов (ТОРГ-12, акты и т.п.) как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Последний важный момент – в отличии от первичной документации, обмен электронными счетами-фактурами возможен только через оператора электронного документооборота (специально аккредитованные).

Мы уже изучили, как создать документ реализации, выписать счет-фактуру. При бумажном документообороте мы бы распечатали эти документы и передали клиенту каким-либо образом. Сейчас на одном примере мы рассмотрим, как можно подписать и отправить документы в электронном виде.

Прежде чем начать обмен электронными документами, рекомендуем в учетную политику организации, которая будет составляться на следующий год, внести положение о том, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Мы не будем рассматривать вопросы подключения и настройки программы для работы с сервисом "1С-ЭДО" ("1С-Такском"). Подробную информацию можно получить в информационной системе 1С:ИТС.

Все начинается с создания электронного документа, для этого необходимо открыть счет-фактуру, и выбрать из списка команд, открываемого по кнопке "ЭДО" команду "Создать электронный документ" (рис. 13.9.1).
Этап создания может быть уместным в случае, если создают и подписывают документ разные сотрудники. Если мы выберем команду "Отправить электронный документ", то одновременно произойдет и создание, и подписание электронного документа. Отдельно подписать документ можно в форме просмотра электронного документа (команда "Просмотреть электронный документ"). Для подписания документа нажмите "Подписать и отправить" в левом верхнем углу формы (рис.13.9.2).
Также действия по созданию и подписанию электронных документов можно выполнять из журнала документов "Счета-фактуры выданные".

В форме "Текущие дела ЭДО" (для открытия формы выберите одноименную команду в разделе "Продажи" или "Покупки") мы видим, что наш документ отправлен и ожидает подтверждения от покупателя ("На контроле").
Для регистрации счета-фактуры в журнале учета нам достаточно только подтверждения оператора ЭДО, но при этом наличие извещения покупателя о получении счета-фактуры осталось одним из важных служебных документов, участвующих в процессе электронного обмена счетами-фактурами.

Получение извещения покупателя происходит, когда мы нажимаем кнопку "Отправить и получить" в форме "Текущие дела ЭДО".

Команда "Открыть электронные документы" (рис. 13.9.1) позволяет нам увидеть – на каком этапе работы с электронным документом мы находимся. Наш документ прошел все этапы – мы получили подтверждение получения от оператора и извещение о получении от покупателя (рис.13.9.4).

Одновременно, при нажатии кнопки "Отправить и получить" в форме "Текущие дела ЭДО" происходит получение электронных документов от поставщиков (входящие документы), мы их можем увидеть в разделе "Утвердить" формы (рис.13.9.1). Одновременно на основании поступившего электронного документа создается новый документ учетной системы "Счет-фактура полученный". В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:

• о продавце (поле "Контрагент");
• о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля "Счет-фактура №" и "от");
• о стоимости товаров и сумме предъявленного НДС.

Помните, мы с вами говорили, что за счет того, что документы передаются из одной учтенной системы в другую, мы получаем правильные данные в системе учета. Именно так это и происходит.

Вот так выглядит дерево электронных документов "Счет-фактуры полученный" (рис.13.9.5)

Схожие действия выполняются при отправке или получении в электронном виде других документов (счета, реализации и пр.).

Чтобы получить подробную информацию о подключении или об использовании
"1С-ЭДО" ("1С-Такском"), о правовых аспектах ЭДО можно воспользоваться информационной системой 1С:ИТС.
Для этого выполните следующее:

• Перейдите на сайт ИТС по адресу www.its.1c.ru.
• Наберите в поиске "обмен электронными документами" и выберите нужный раздел в блоке "Рекомендуем" (рис.13.9.6).