Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается с учетом мнения выборного профсоюзного органа не позднее чем за две недели до наступления календарного года (статья 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. График обязателен как для работодателя, так и для работника. Работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей (для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы), отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

Для планирования графика отпусков и печати унифицированной формы Т-7 предназначен документ График отпусков

По ссылке Этот документ оформлен правильно? можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков.
Непосредственно из графика можно оформить документы Отпуск в соответствии с запланированными условиями: по ссылке Оформить отпуск из строки таблицы можно оформить указанный в этой строке отпуск.

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом Перенос отпуска, который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос.

Для отпусков, на которые был оформлен перенос, в графике отпусков Т-7 заполняются предусмотренные для этого колонки.