Для лучшего понимания схемы учета работы с поставщиками, рассмотрим перечень используемых документов и отчетов.

 

Рис. 135. Цепочка документов по  закупкам

Документ "Заказ поставщику" (Рис. 136Рис. 136) внешне очень похож на документ "Заказ покупателя". Доступ к списку документов "Заказ поставщику" осуществляется в разделе "Закупки" по ссылке "Заказы поставщикам" группы "Закупки" на панели навигации.
 

Рис. 136. Заказ поставщику

Аналогично заказу покупателя, заказ поставщику может находиться на различных стадиях исполнения, что определяется значением реквизита "Состояние".

Перечень состояний заказов поставщикам, опять же аналогично перечню состояний заказов покупателей, может быть определен самостоятельно пользователем программы, исходя из специфики процессов конкретной компании.

Перечень заказов поставщикам с указанными в них плановыми датами поступления запасов и составляют фактически календарный план закупок.

Каким образом осуществляется контроль и анализ исполнения этого плана?

Можно это сделать, например, с помощью отчета "Заказы поставщикам", доступного в разделе "Закупки". На Рис. 137показан пример сформированного отчета "Заказы поставщикам", в котором данные сгруппированы, в первую очередь, по плановой дате поступления запасов (реквизит "Дата поступления" заказа поставщику).
 

Рис. 137. Отчет "Заказы поставщикам", в котором присутствует группировка данных по плановой дате поступления запасов по заказам

В примере, показанном на рисунке Рис. 151, видно, что из трех заказов, оформленных в период с 01.07. по 28.07, поступление запасов произошло только по одному из заказов. По остальным двум запасы еще не поступили.

Формирование такого отчета ежедневно помогает специалистам по снабжению контролировать соблюдение поставщиками сроков поставки.

О том, как влияет соблюдение сроков поставки поставщиками на исполнение заказов покупателей можно судить по отчету "Размещение заказов" (раздел "Закупки"). См. Рис. 138.
 

Рис. 138. Отчет "Размещение заказов"

Данный отчет интересен тем, что в нем отражаются только те заказы покупателей, которые обеспечиваются за счет поступлений по другим заказам – заказам поставщикам и заказам на производство. 

В примере, показанном на Рис. 138, видно, что заказ покупателя № 13 обеспечивается за счет трех других - одного заказа на производство и двух на закупку. При неисполнении хотя бы одного из этих трех, мы не сможем выполнить свои обязательства перед покупателем.  Поэтому, вполне понятно, что данный отчет является не только инструментом работы отдела снабжения, но также используется и сбытовой службой. Более того, в небольшой фирме такой отчет может входить в число отчетов, используемых самим руководителем для оперативного контроля хода исполнения заказов покупателей.

А теперь рассмотрим, каким образом в программе отражаются операции, связанные с фактическим поступлением запасов от поставщика.

Во-первых, после того, как мы сделали заказ поставщику, поставщик выставил нам счет. Этот счет можно зарегистрировать в программе (см. Рис. 139). Кроме того, впоследствии на основании счета можно зарегистрировать фактический платеж поставщику.
 

Рис. 139. Счет поставщика

В документе "Счет на оплату (полученный)", так же, как и в документе "Заказ поставщику", можно запланировать оплату. Но делать это нужно либо в заказе, либо в счете, в противном случае сумма в платежном календаре удвоится.

Фактическое поступление запасов от поставщика отражается с помощью документа "Приходная накладная" (Рис. 140). Она может быть введена на основании документа "Заказ поставщику", либо непосредственно в список приходных накладных (ссылка "Приходные накладные" в группе "Закупки" на панели навигации раздела "Закупки").
 

Рис. 140. Приходная накладная

Смысл реквизитов документа "Приходная накладная" понятен без комментариев.

При проведении документа изменяется состояние взаиморасчетов с поставщиком – увеличивается наш долг. Отметим, что по аналогии с расходными накладными, в приходных накладных также существует возможность выполнить зачет авансового платежа, если таковой имеется. Для этого используется вкладка "Предоплата".

А теперь обратимся к вопросу дополнительных расходов, связанных с приобретением запасов. Это могут быть расходы, связанные с транспортировкой, страхованием, погрузочно-разгрузочными работами, другими услугами, которые оказал нам сторонний контрагент. Причем, эти услуги может оказать как сам поставщик запасов, так и другой контрагент. Зарегистрировать в программе дополнительные расходы можно двумя способами. Они описаны ниже.

Первый способ. Указать сумму и наименование услуги контрагента в этом же документе "Приходная накладная", по которому поступают запасы. Этот способ возможен, когда услуги оказываются тем же поставщиком и относятся к одной накладной. Данные указываются на вкладке "Услуги" (см. Рис. 141), затем необходимо вернуться на вкладку "Запасы" и распределить сумму по конкретным номенклатурным позициям (ведь их в накладной может быть несколько). Это можно сделать с помощью кнопки "Распределить услуги" (Рис. 142) или вручную указав сумму в колонке "Сумма услуг" (последняя справа колонка табличной части).
 

Рис. 141. Приходная накладная, вкладка "Расходы"

 

Рис. 142. Приходная накладная, кнопка "Распределить расходы"

Второй способ. Ввести отдельный документ "Дополнительные расходы", доступ к которому осуществляется на панели навигации раздела " Закупки". Этот способ удобен в тех случаях, когда сумму доп.расходов необходимо распределить по номенклатуре из нескольких приходных накладных. Либо – когда момент поступления запасов отличается от момента поступления доп.расходов. Кроме того, документ "Дополнительные расходы" однозначно используется в случае, когда услуга оказана другим контрагентом, а не самим поставщиком запасов. Документ "Дополнительные расходы" представлен на Рис. 143 и Рис. 144
 

Рис. 143. Документ "Дополнительные расходы", вкладка "Запасы"

 

Рис. 144. Документ "Дополнительные расходы", вкладка "Расходы"

В случае, когда от поставщиков поступают те или иные услуги, не включаемые напрямую в стоимость запасов, то они также приходуются документом "Приходная накладная", только галочку "Включать расходы в себестоимость запасов" (см. Рис. 141) устанавливать в нем не нужно. По аналогии с закупкой запасов, приходной накладной на поступление услуг может предшествовать заказ поставщику на эти услуги.

Данные о произведенных закупках можно обобщить и проанализировать с помощью отчета "Анализ закупок", который доступен в разделе "Закупки". См. Рис. 145.

 

Рис. 145. Пример отчета "Анализ закупок"