На первом шаге работы помощника начальной настройки существует возможность выполнить перенос данных из программ "Зарплата и кадры 7.7", редакция 2.3 либо "Зарплата и Управление Персоналом 8", редакция 2.5. В случае выполнения переноса учетные параметры настройки проставляются автоматически; отказ от переноса означает переход к настройке системы с нуля. Подробнее о переходе и переносе данных можно прочитать на сайте ИТС (http://its.1c.ru/db/metod81#content:5501:1). Краткая информация представлена ниже.

Перенос данных непосредственно в приложение возможен только при работе в "тонком клиенте".
Не переносится список пользователей, адресный классификатор, которые рассматривались выше в разделе "Администрирование".
На первом шаге работы помощника начальной настройки следует выбрать, из какой программы переносить данные.



Далее следует указать путь к информационной базе, откуда данные переносятся – здесь следует обратить внимание на релиз конфигурации, ниже которого перенос невозможен, и при необходимости – обновить базу-исходник  до указанного релиза. Поскольку перенос осуществляется в монопольном доступе, все другие сеансы работы в программе должны быть завершены. Переносить данные следует пользователю с полными правами (в обеих программах).



Также следует уточнить, с какого года переносить расчетные данные. На последующем шаге будет производиться подключение к базе, выгрузка и загрузка данных.



В обработке производится своего рода "мониторинг" хода переноса. В случае возникновения каких-либо непреодолимых ситуаций, перенос будет прерван и выдано сообщение об ошибке.



Если никаких ошибок не возникло, то по окончании переноса будет выдано сообщение о том, что перенос завершен успешного.



Если не нажимать кнопку "Завершить настройку", то помощник запустить заново при следующем открытии.
Если по какой-то причине потребуется запустить повторный перенос из той же самой информационной базы (или из другой базы – если учет велся в распределенных базах, и теперь решено провести объединение), то в его процессе нормативно-справочная и учетная информация будет сопоставлена с уже имеющейся в базе. Например, физические лица сопоставляются по ФИО и дате рождения. Благодаря этому уже перенесенные данные не будут задублированы.
Для того чтобы была возможность выполнить перенос еще раз, следует не завершать начальную настройку программы (не нажимать соответствующую кнопку). В этом случае помощник начальной настройки будет доступен по команде "Рабочий стол".

Из сведений, относящихся непосредственно к регламентированному учету кадров и расчету зарплаты, переносится:
·        нормативно-справочная информация – организации, подразделения, сотрудники и связанная с ними информация (персональные данные, право на вычеты по НДФЛ и т.п.), классификаторы, параметры учета и другое;
·        список начислений и удержаний, в том числе их настройки;
·        кадровая история и плановые начисления и удержания сотрудников с историей их изменения, значения показателей расчета зарплаты;
·        сведения о выданных сотрудникам займах и их возврате, отпусках по уходу за ребенком;
·        фактически произведенные сотрудникам начисления и удержания, в том числе назначенные и выплаченные пособия социального страхования, с целью формирования отчетности, корректного расчета НДФЛ, взносов, среднего заработка после переноса;
·        сведения о взаиморасчетах с сотрудниками, выплатах и депонировании.
Большая часть учетных данных в настоящий момент при переносе преобразуется в специализированный документ "Перенос данных". Этот документ позволяет хранить и просматривать данные в таком виде, в каком они хранятся в служебных регистрах программы. Эти данные полноценно учитываются при построении отчетов, проведении расчетов, в которых используются данные прошлых периодов и т.п.
После успешного завершения переноса, если стартовый помощник более не требуется, можно завершить настройку программы и перейти к проверке перенесенных данных. Обратите внимание, что состав отображаемых данных будет зависеть от настроек программы, и при необходимости после переноса настройки можно уточнить (как это сделать – рассказывается  в пунктах далее).

Общие справочные данные и параметры учета

Справочник "Организации" - переносится без изменений.
Параметры учета организации (периодическая учетная политика) также переносятся.
Справочник "Подразделения" переносится без изменений.
Справочник "Должности" - переносятся должности, используемые в кадровых приказах.
Производственный календарь не переносится.
Графики работы сотрудников переносятся в полном составе (следует проверить настройки сменных графиков).
В незаполненные справочники-классификаторы переносятся только те элементы, которые используются в данных сотрудников.
Сотрудники и их персональные данные – переносятся только работающие на дату начала переноса сотрудники. Персональная информация переносится в полном объеме.

Перечень начислений и удержаний

В редакцию 3.0 переносятся все начисления, которые использовались в выбранном периоде при расчете зарплаты, при этом они объединяются в один общий список (вместо деления на основные и дополнительные начисления). Некоторые начисление сходны в разных редакциях программы, поэтому при переносе данных они сопоставляются (например, "Оклад по дням" в 2.5 и "Оплата по окладу в 3.0).
Также после переноса следует проанализировать список начислений и удержаний на актуальность (возможно, некоторые из них уже более не будут использоваться), и убрать отображение неактуальных данных.
Кроме того, следует помнить, что состав начислений в типовой поставке других программ отличен, в некоторых случаях (например, доплата за совмещение или материальная помощь) можно перейти на ведение учета по поставляемому начислению вместо перенесенного, включив в настройках соответствующую опцию.
Корректность настройки перенесенных начислений и удержаний целесообразно проверить (по начислениям, которые добавлялись непосредственно пользователем и настраивались им в предыдущей базе).

Кадровая история, сведения о плановых начислениях

Документы по движению кадров переносятся в полном объеме (приемы, переводы, увольнения). Однако при этом на каждого сотрудника создается отдельный документ. Если в предыдущей базе проводилась индексация заработка, зарегистрированная кадровым перемещением, такая информация (коэффициенты индексации) переносится отдельно.
Плановые начисления, назначенные не кадровыми документами, переносятся в документ "Изменение оплаты труда" либо "Кадровый перевод". Плановые удержания переносятся в документ "Перенос данных", кроме исполнительных листов и удержаний в пользу третьих лиц – они переносятся в соответствующие документы (эти документы рекомендуется дополнительно проверить и откорректировать при необходимости).
Вероятно, отдельной настройки и контроля потребуют начисления, использовавшие тарифные сетки, поскольку структура изучаемой программы по данным объектам отличается от предыдущей редакции.
Документы по отпускам по уходу за ребенком переносятся в соответствующие документы программы (рекомендуется проверить их заполнение, в частности документы, связанные с изменением отпуска по уходу).
Также переносятся документы "Договор займа", однако поскольку они претерпели существенные изменения, рекомендуется проверить их заполнение после переноса и при необходимости создать изменения к договору займа.
Проверить, как перенеслись плановые начисления и удержания можно непосредственно в карточках сотрудников, либо выполнив пробное начисление зарплаты.

Данные о фактических начислениях, удержаниях, выплатах

В результате переноса все фактические суммы преобразуются в документы "Перенос данных". Они важны не только для построения аналитических отчетов за прошлые периоды, но и для проведения последующих расчетов уже в редакции 3.0, например, для расчета среднего заработка. Если ведение учета в редакции 3.0 начинается не с начала года, то они важны также для расчета НДФЛ и страховых взносов. Непосредственная работа пользователя с этим документом при реальной необходимости производится в разделе "Администрирование / Переносы данных (блок См.также) ".
Для каждого расчетного месяца создаются отдельные группы документов "Перенос данных":
·        Данные для среднего заработка
·        Данные о фактически предоставленных отпусках
·        Фактически произведенные начисления и удержания
·        Данные об отработанном времени
·        Данные по НДФЛ
·        Данные по страховым взносам
·        Взаиморасчеты и т.п.




Выполнить проверку этих данных можно, сформировав различные аналитические отчеты по зарплате, налогам и взносам, а также непосредственно произведя расчеты. При этом следует учитывать, что расхождения могут быть вызваны и изменением методики расчетов в редакции 3.0, например, из-за ведения всех расчетов в разрезе сотрудников (рабочих мест), а не физических лиц.
На что еще обратить внимание при переносе данных:
·        Если планируется вести штатное расписание, то его желательно настроить заново, т.к. методика ведения штатного расписания изменена.
·        Не переносятся графики отпусков. Также рекомендуется проверить по справкам по отпуску количество дней отпуска у сотрудников, и при необходимости скорректировать. Обращаем внимание, что методика установления права на отпуск изменена, и может потребовать уточнения настроек.
·        Следует уточнить способы выплаты зарплаты, особенно если в организации применяются различные способы выплаты (через кассу, по зарплатному проекту, на личный лицевой счет) для разных сотрудников, при необходимости уточнить лицевые счета сотрудников.

Назад

Оглавление

Вперед