Сотрудник организации Полянский В.Б. 03.04.2016 получил 8000 руб. под отчет в кассе учреждения на приобретение запчастей. На следующий день Полянский В.Б. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 7500 руб. с оправдательными документами и оприходовал приобретенные запчасти  на склад. Остаток средств возвращен в кассу.

Операция выполняется по КФО – 4.

Необходимо:

• Самостоятельно создать в справочнике Договоры и иные основания расчетов - обязательство подотчетного лица.
• Зарегистрировать обязательство на сумму договора.
• Самостоятельно оформить заявку на наличные в сумме 8000 руб. Реквизиты чека: серия "НР", номер "730876", дата 02.04.2016. Дата заявки - 02.04.2016.
• Самостоятельно оформить поступление наличных денежных средств в кассу, полученных на основании заявки от 02.04.2016. Дата поступления 03.04.2016.
• Зарегистрировать выданный аванс подотчетному лицу и сформировать денежные обязательства.
• Оформить выдачу аванса подотчетному лицу из кассы учреждения в сумме 8000 руб.
• Оформить авансовый отчет, в котором отразить приобретенные запчасти (Номенклатура "Ремонтный комплект для ионизатора", количество 15 шт., сумма 7500 руб. ) и вывести его на печать.
• Оформить возврат остатка подотчетной суммы в кассу.
• Внести изменения в обязательства и денежные обязательства.

Выполнение задания:

1. Сформируем основание расчетов (договор) с подотчетным лицом – Заявление подотчетного лица.

Вид договора – Иное основание обязательства

Вид обязательства – элемент справочника Виды первичных документов – Заявление подотчетного лица

2. На основании договора регистрируем обязательство:

Документ Регистрация обязательств и сведений по договорам:

3. Для проверки выполнения задания приведен заполненный документ Заявка на наличные.

Закладка Заявка:

Закладка Доверенное лицо:

Закладка Бухгалтерская операция:

4. На основании Заявки (кнопка Создать на основании) создайте документ Приходный кассовый ордер:

Документ Приходный кассовый ордер - Закладка Ордер:

Закладка Расшифровка платежа:

Закладка Бухгалтерская операция:

5. Формируем документ Заявление на выдачу аванса от имени Полянского В.Б. на приобретение запчастей.

Печатную форму заявления на выдачу аванса можно просмотреть в приложении 29-1. Документ проводок не формирует.

Документ "Заявление на выдачу аванса" также является основанием для принятия денежных обязательств на сумму выданного аванса подотчетному лицу. Поэтому документом предусмотрено формирование проводок по принятию денежных обязательств (типовая операция Принятие денежных обязательств по выплате подотчетному лицу).

На основании документа Заявление можно сформировать документ Ведомость на выдачу подотчетным лицам (для выдачи денежных средств нескольким подотчетным лицам) или документ Расходный кассовый ордер (для выдачи денежных средств одному подотчетному лицу).

6. Сформируем документ Расходный кассовый ордер на выдачу аванса Полянскому В.Б. Так как документ формируется на основании Заявления на выдачу аванса, то практически все его реквизиты заполнены автоматически.

Закладка Ордер:

Закладка Расшифровка платежа:

Закладка Бухгалтерская операция:

Данным документом формируется только одна типовая операция – Выдача наличных д/с под отчет.

Когда денежные средства выданы подотчетному лицу в графе Оплачено проставляется флаг, и документ может быть проведен.

РКО формирует следующие проводки:

7. Вернемся к документу Заявление на выдачу аванса. На основании данного документа сформируем документ Авансовый отчет подотчетного лица.

Документ Авансовый отчет.

Реквизиты документа:

Дата – 05.04.16; Сотрудник – Полянский В.Б.; Подразделение – Склад.

Реквизиты "Организация", "Сотрудник" и "Подразделение" будут заполнены данными документа "Заявление на выдачу аванса".

Информация для заполнения располагается на закладках, соответствующих разделам Авансового отчета.

Закладка Аванс

На закладке "Аванс" вводятся данные о выданном авансе.

Реквизит "Заявление на выдачу аванса" содержит документ "Заявление на выдачу аванса", на основании которого был создан документ "Авансовый отчет".

Реквизит "Основание принятия обязательства" содержит элемент справочника "Договоры и иные основания возникновения обязательства", указанный в документе "Заявление на выдачу аванса" в поле "Обязательство".

В реквизит "Назначение аванса" строкой текста вводится описание цели выдачи аванса подотчетному лицу. Текст, введенный в этом поле, используется в печатной форме авансового отчета.

Данные о количестве оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, вводятся в группу реквизитов "Приложение: документов", "на листах".

В группе реквизитов "Предыдущий аванс" вводятся данные о суммах остатка или перерасхода денежных средств подотчетным лицом путем нажатия на кнопку Заполнить остаток/перерасход.

Сведения о сумме остатка или перерасхода денежных средств подотчетным лицом можно узнать из отчета "Расчеты с подотчетными лицами", сформировав его по гиперссылке "Состояние расчетов с подотчетным лицом".

В табличной части "Получено" вводятся данные о документах,  которыми была оформлена выдача авансов подотчетному лицу. После нажатия на кнопку "Добавить" открывается форма выбора, следует выбрать все необходимые документы по выдаче авансов в рамках данного авансового отчета подотчетного лица. В нашем случае РКО.

Закладка Израсходовано.

На закладке "Израсходовано" заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета. Здесь приводятся сведения о фактически израсходованных подотчетным лицом суммах.

Предусмотрено два варианта заполнения закладки "Израсходовано":

• по каждой статье расходов заполняется отдельная строка - для оформления расчетов с подотчетными лицами в части командировочных расходов, оплаты работ (услуг) сторонних организаций, оприходования на склад поступивших от подотчетных лиц ОС, НМА, материалов, продуктов питания;
• в строке таблицы "Израсходовано" указывается приходный документ - "Приходный кассовый ордер (фондовый)" или "Поступление МЗ" - если информация по поступлению НФА, денежных документов уже введена в программу ранее соответствующими документами.

В нашем случае реализован 1-й вариант.

Продолжение табличной части на закладке Израсходовано:

Полянский приобрел ремкомплект в количество 15 шт. на сумму 7500 руб.

В группе реквизитов "Бухгалтерская запись" заполняются реквизиты бухгалтерских проводок:

В поле "КФО" следует указать КФО, по которому производились расходы подотчетных сумм.

КПС – указать КПС, по которому производились расходы подотчетных сумм - 00000000000000244.

КЭК – указать КЭК, по которому производились расходы - 340.

После того как будет указан КЭК, значение поля "Кредит" будет заполнено субсчетом 208 00, соответствующим указанному КЭК.

Форма настройки отражения расходов в учете:

Далее следует сформировать авансовый отчет (кнопка Печать – Авансовый отчет).

Закладка Бухгалтерская операция:

После того, как авансовый отчет подписан подотчетным лицом, а указанные расходы утверждены руководителем организации, сформировать бухгалтерские записи.

Для этого на закладке "Бухгалтерская операция" следует выбрать типовую операцию "Расходы подотчетного лица" (проставляется по умолчанию) для отражения расчетов с подотчетными лицами.

Правильно заполненный документ следует провести с помощью кнопки "Провести и закрыть" или "Провести".

При проведении документа Авансовый отчет по каждой строке табличной части закладки "Израсходовано" формируется проводка с кредита счета, указанного в графе "Счет кредита", в дебет счета, указанного в графе "Счет дебета" таблицы документа "Авансовый отчет" (Д105.36 К208.34).

А также в типовую операцию документа включены проводки, формирующие корректировки денежных обязательств на разницу между принятыми по документу "Заявление на выдачу аванса" и рассчитанными по таблице "Израсходовано" утвержденного авансового отчета (на сумму – 500 руб.).

В нашем случае будут сформированы следующие проводки:

8. Формируем Приходный кассовый ордер на возврат подотчетным лицом неиспользованной подотчетной суммы (500 руб.).

Закладка Ордер

Закладка Расшифровка платежа:

Закладка Бухгалтерская операция:

Проводки, сформированные типовой операцией:

После того как документ по внесению остатка проведен, данные об этом документе вводятся в документ "Авансовый отчет" (необходимо для корректного формирования печатной формы).

Вернемся в документ Авансовый отчет, закладка Сведения о внесении остатка. Формируем табличную часть по кнопке Добавить.

Затем в группе реквизитов Остаток внесен выбираем документ внесения остатка – Приходный кассовый ордер.

Печатную форму авансового отчета сверьте с приложением 29-2.

9. В связи с тем, что материалы подотчетным лицом приобретены на 7500 руб., остаток 500 руб. внесен в кассу (что подтверждается авансовым отчетом), то требуется внести изменения в обязательства.

Для отражения изменений бюджетного обязательства по договору необходимо создать на основании действующего документа новый документ.

 Для этого - установить курсор на созданный ранее документ Регистрация обязательств и сведений по договорам от 01.04.2016 и на его основании ввести корректировочный документ.

Далее заполняем реквизиты табличной части:

Дата корректировочных документов – 05.04.2016 (дата утверждения Авансового отчета).

Строки табличной части, которые автоматически перенесены в новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам из документа-основания, помечены замочком  в колонке №. Перенесенные данные в этих строках выделены курсивом и не подлежат удалению или корректировке.

В колонке До изменений перенесенной строки отражаются текущие данные по обязательству, которые получены из документа-основания Регистрация обязательств и сведений по договорам по указанному договору и контрагенту.

Для изменения значения реквизита Сумма следует внести в колонку Изменения Сумма -500 и тогда подсчитается Всего Сумма.

Отметим, что новый документ Регистрация обязательств и сведений по договорам содержит признак Действующая редакция, а также ссылку на документ с предыдущей редакцией.

Результаты корректировки можно увидеть в отчете Сводные данные об исполнении плана ФХД:

Раздеремся с кассовыми операциями.

Откроем форму Касса организации.

Анализируя информацию, отмечаем, что

ПКО №1 от 02.04.2016 – в кассу поступило 8000 руб.

РКО №1 от 03.04.2016 – из кассы на основании заявления подотчетному лицу Полянскому В.Б. выдано 8000 руб. на приобретение материалов.

ПКО №2 от 05.04.2016 – в кассу поступил возврат от подотчетного лица Полянского В.Б. на сумму 500 руб. Этот остаток по кассе виден в верхней части журнала.