Структура программы

Как мы отмечали ранее в таблице сравнения оперативного и стратегического менеджмента (Рис. 2), оперативный менеджмент охватывает все функциональные области деятельности предприятия. Этим областям соответствуют контуры (разделы) программы "1С:Управление небольшой фирмой 8" (далее УНФ):

Рис. 5. Перечень разделов программы

Таким образом, состав разделов программы охватывает практически все контуры управления и учета. При этом "УНФ" не перегружена излишними возможностями, которые на практике часто не востребованы небольшими компаниями. Это делает "УНФ" легкой в освоении и в использовании.

Следует также отметить, что в "УНФ" не ведется бухгалтерский учет и не формируется бухгалтерская и налоговая отчетность. Для этих целей используется программа "1С:Бухгалтерия 8". А  чтобы не вводить повторно данные о хозяйственных операциях, предусмотрена возможность передавать эти данные из программы "1С:Управление небольшой фирмой 8" в "1С:Бухгалтерию 8".

Особенности пользовательского интерфейса

Программа "1С:Управление небольшой фирмой 8" разработана на технологической платформе "1С:Предприятие 8.2." – более совершенной, по сравнению с предыдущими версиями 8.0 и 8.1. Благодаря ее использованию, "УНФ" обладает интуитивно понятным интерфейсом, удобством работы, хорошим быстродействием, полезными сервисным функциями.

Интерфейс программы, разработанной на платформе "1С:Предприятие 8.2", обладает характерными особенностями.

Рассмотрим эти особенности.

При запуске программы в режиме "1С:Предприятие" открывается основное окно программы, содержащее панель разделов и рабочий стол. Основное окно программы представлено на Рис. 6: верхняя часть основного окна – панель разделов, нижняя большая область под панелью разделов -  это рабочий стол.

Рис. 6. Основное окно программы

Выбрав тот или иной раздел, можно получить доступ к информации по этому разделу. Например, чтобы посмотреть список заказов от покупателей, необходимо обратиться к разделу "Продажи", а для управления платежным календарем выбрать раздел "Деньги".

Помимо основных разделов, перечисленных на Рис. 5, на панели разделов присутствуют пункты:

• Предприятие, в котором представлены справочники программы, а также документы по отражению финансовых операций, планированию бюджетов и продаж.
• Администрирование, с помощью которого выполняются начальные настройки программы, формирование списка пользователей и т.п. функции,
• Рабочий стол, с помощью которого осуществляется быстрый доступ к иным объектам программы.  В частности, на рабочем столе располагаются ссылки на заполнение начальных данных и ввод остатков, список текущих задач,  ссылки на ресурсы поддержки работы с программой данных. Внешний вид рабочего стола зависит от роли пользователя, под которым запущена программа.

Внутри каждого раздела располагается панель навигации (Рис. 7).

Рис. 7. Панель навигации

Панель навигации позволяет получить доступ к информации раздела – справочникам, документам, отчетам, другим объектам.

Состав панели навигации определяется функциональным назначением раздела.

Важно!_________________________________________________________________________________________________________________

Состав пользовательского интерфейса может быть изменен пользователем с помощью команды главного меню "Вид". Например, с панели разделов можно убрать ненужные пользователю разделы, а также откорректировать состав данных, представленных на панели навигации и панели действий, в соответствии с потребностями пользователя.

_______________________________________________________________________________________________________________________  

Рассмотрим функциональное назначение и ключевые возможности каждого из разделов.

Краткая характеристика разделов программы

Продажи

Данный раздел посвящен управлению продажами, прайс-листом, работе с покупателями и заказчиками. Возможности раздела "Продажи" позволяют:

- регистрировать заказы покупателей, планировать отгрузку (выполнение работ) по заказам и обеспечение заказов необходимыми ресурсами, например, резервировать свободный остаток продукции на складе;

- отслеживать состояние заказов покупателей, контролировать сроки их исполнения;

- оформлять первичные документы по отгрузке продукции, товаров, работ, услуг – накладные, акты, счета-фактуры, счета.

- формировать прайс-лист компании;

- вести базу данных покупателей и заказчиков, регистрировать договоры с учетом различных скидок (наценок), сегментировать клиентскую базу по определенным критериям;

- вести историю взаимоотношений с покупателями, регистрировать планируемые и состоявшиеся события (встречи, переговоры, переписку);

- хранить контактную информацию о компаниях-заказчиках: данные о компании и контактных лицах;

- контролировать поступление платежей от покупателей, размер и структуру дебиторской задолженности;

- регистрировать планы продаж с любым горизонтом планирования, сопоставлять фактические данные с планами;

Раздел "Продажи" поддерживает различные варианты продаж – по предоплате, без предоплаты, с частичной оплатой, по обычной или комиссионной схеме.

С помощью средств раздела "Продажи" в программе можно автоматизировать также и розничные операции. Программа позволяет:

- подключить кассовый аппарат (один или несколько) в режиме фискального регистратора или работать в режиме автономной кассы;

- оформлять полные или частичные оплаты по чекам с помощью платежных карт;

- учитывать отчеты о фактических розничных продажах за смену;

- вести учет товаров в торговых точках;

- печатать этикетки и ценники;

- проводить анализ продаж, осуществленных в розницу.

Следует отметить, что "УНФ" не предназначена для автоматизации розничных магазинов массового обслуживания. Для этой цели существует отдельный программный продукт – "1С:Розница".

 

Закупки

Раздел "Закупки" предназначен для планирования, учета, анализа и контроля работы с поставщиками и складскими запасами. Здесь можно:

- проводить анализ потребностей предприятия в необходимых запасах;

- автоматически рассчитывать дефицит складских запасов, на основании потребностей предприятия, с учетом складских остатков, предполагаемого поступления и расхода, других параметров;

- размещать заказы покупателей в заказах на производство или заказах поставщикам;

- регистрировать заказы поставщикам – созданные вручную, или сформированные программой на основании рассчитанного дефицита;

- вести базу поставщиков, хранить контактную информацию, регистрировать цены поставщиков на закупаемые у них номенклатурные позиции;

- регистрировать документы, полученные от поставщиков – накладные, счета, счета-фактуры.

- контролировать оплату поставщикам, размер и структуру кредиторской задолженности;

- регистрировать договорные условия работы с поставщиками, планируемые и состоявшиеся события (встречи, переговоры, переписку);

- учитывать поступление запасов от поставщиков, в том числе – с учетом дополнительных расходов (доставка, транспортировка, страхование и т.п.);

- резервировать запасы на складе под заказы покупателей или нужды производства;

- контролировать график движения запасов, и исполнение заказов поставщикам.

-  учитывать движение складских запасов – продукции, материалов товаров, в разрезе мест хранения – складов и ячеек (полок, стеллажей и пр.);

- вести складской учет по обычной или ордерной схеме (ордерный склад), поддерживаются все операции – поступление, расход, списание, инвентаризация, складское перемещение;

- автоматически рассчитывать себестоимость списания запасов методами "Fifo" и "по средней".

Важно!_________________________________________________________________________________________________________________

Фактическая себестоимость списания запасов окончательно рассчитывается в документе "Закрытие месяца" раздела "Предприятие".

_______________________________________________________________________________________________________________________

Сервис

Раздел предназначен для управления процессами выполнения работ и оказания услуг. С помощью данного раздела, можно:

- управлять данными о составе и технологии выполняемых работ;

- составлять график выполнения работ и контролировать его исполнение;

- оформлять факт выполнения работ (оказания услуги);

- планировать ресурсы, необходимые для выполнения работ и оказания услуг (оборудование, бригады исполнителей и т.д.)

 

Производство

Раздел предназначен для управления выпуском продукции. Используя возможности этот раздела, можно:

- управлять сведениями о номенклатуре выпускаемой продукции,  формировать нормативный состав с помощью спецификаций;

- составлять объемно-календарный план производства продукции и выполнения работ, с "привязкой" к заказам покупателей или без нее, контролировать исполнение плана;

- оформлять фактический выпуск продукции и работ, учитывать затраты на выпуск;

- контролировать себестоимость выпущенной продукции, работ, а также - структуру незавершенного производства;

- планировать ресурсы, необходимые для производства (оборудование, бригады исполнителей и т.д.)

Деньги

Раздел "Деньги" предназначен для оперативного планирования, а также отражения фактических движений денежных средств (ДДС) и оформления необходимых документов по платежам.  Возможности раздела позволяют:

- формировать платежный календарь, с "привязкой" к заказам покупателей и заказам  поставщикам, счетам, либо без такой "привязки";

- контролировать исполнение платежного календаря, своевременно выявлять просроченные платежи;

- проводить безналичные и наличные оплаты, оформлять платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты;

-  взаимодействовать с системой "Клиент-банк" в обе стороны (загрузка, выгрузка);

- анализировать остатки и обороты по движению денежных средств предприятия, в рублях и валюте, по статьям ДДС и другим аналитическим разрезам.

- контролировать исполнение бюджета движения денежных средств (БДДС).

Важно!_________________________________________________________________________________________________________________

Раздел "Деньги" тесно связан со всеми разделами программы. Например, при поступлении оплаты от покупателя сумму платежа необходимо разносить по его договорам и документам (накладным, счетам, заказам), а значит, надо оперировать информацией раздела "Продажи". Аналогичная ситуация – по поставщикам. В помощь пользователю раздела "Деньги" предусмотрено следующее: во всех документах оплаты размещена кнопка подбора долгов, которая помогает быстро и правильно разнести оплату, "не копаясь" в общей массе договоров и накладных.

_______________________________________________________________________________________________________________________

 

Зарплата

Раздел предназначен для ведения кадрового учета, начисления заработной платы, управления заданиями сотрудников. В разделе "Зарплата" можно делать следующее:

- планировать работу сотрудников, формировать задания – как связанные с исполнением заказов покупателей, так и другие поручения, вызванные потребностями предприятия;

- отслеживать выполнение заданий, выданных сотрудникам;

- учитывать рабочее время сотрудников, вести табель;

- рассчитывать и выплачивать заработную плату по сдельной или повременной системе, формулы расчета начислений и удержаний могут задаваться самостоятельно пользователем программы;

- вести кадровый учет.

Важно!_________________________________________________________________________________________________________________

Программа "УНФ" не предназначена для регламентированных законодательством расчетов заработной платы и формирования внешней отчетности. Для этих целей можно использоваться "1С:Бухгалтерию 8" или "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

_______________________________________________________________________________________________________________________

 

Предприятие

Документы данного раздела можно условно поделить на две группы:

1.                          Документы для ежедневного использования, носящие исключительно финансовый характер и потому не относящиеся ни к одному из других разделов программы. Это – "Корректировка долга", "Прочие затраты (расходы)", "Операция", документы по учету имущества.

2.                          Документы финансового характера, используемые регламентно (один раз в месяц, квартал и т.п.). Это – "Закрытие месяца", "Начисление налогов", "Бюджет", "Амортизация имущества".

Все документы раздела "Предприятие" оперируют финансовой информацией, и в первую очередь – данными по счетам управленческого учета. План счетов управленческого учета является в программе основой и необходимым средством для формирования управленческого баланса предприятия. По своему составу он изначально похож на план счетов российского бухгалтерского учета, но его можно полностью видоизменить по своему усмотрению, если это нужно (например, привести в соответствии с требованиями отчетности по международным стандартам).

Раздел "Предприятие" позволяет:

– распределять затраты, рассчитывать фактическую себестоимость, сложившуюся по итогу месяца;

– формировать бюджеты компании;

– рассчитывать финансовый результат по каждому из направлений деятельности предприятия.

– анализировать остатки и обороты (как фактические, так и плановые) по счетам управленческого учета.

Помимо этого, раздел "Предприятие" позволяет вести учет основных средств и нематериальных активов. Предусмотрены все основные операции – поступление, принятие к учету, начисление амортизации (линейным способом или пропорционально объему продукции), выбытие,  списание, регистрация выработки. Затраты по амортизации внеоборотных активов могут быть отнесены на себестоимость продукции или включены в любые другие расходы предприятия.

 

Важно!________________________________________________________________________________________________________________

В программе не содержится средств для автоматического расчета налогов. Суммы налогов рассчитываются вне программы и регистрируются в программе с помощью документа "Начисление налогов".

Также программа не содержит средств автоматизированного формирования бюджетов. Документ "Бюджет" предназначен для регистрации показателей, рассчитанных вне программы.

______________________________________________________________________________________________________________________

 

Анализ

Раздел "Анализ" предназначен для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя. В разделе можно:

– формировать финансовую отчетность по данным управленческого учета – отчет о прибылях и убытках (ОПУ), отчет о движении денежных средств (ДДС), Баланс.

– проводить план-факт анализ исполнения основных бюджетов предприятия (БДДР, БДДС, Бюджет баланса).

- проводить анализ продаж с различной степенью детализации – по покупателям, заказам, проектам, наименованиям номенклатурных позиций, другим параметрам.

– анализировать структуру доходов и расходов двумя методами – кассовым методом и традиционным методом начисления.

– вести учет начисленных и уплаченных налогов.

– получать удобную и наглядную форму "Монитор руководителя", в  которой собраны все предлагаемые программой основные показатели деятельности, причем – по состоянию на любую дату. Оперативно отслеживая значения показателей "Монитора руководителя", управляющий может контролировать складывающуюся на предприятии ситуацию. На "Мониторе руководителя" и в отчетах "Показатели деятельности"  представлены данные об остатках, поступлению и расходе денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности (с указанием структуры и сроков задолженности), объемах продаж, размерах и структуре оборотных средств, доходов и расходов, а также – о  незакрытых заказах.

Особенности управления малым бизнесом и их отражение в программе

Существуют разные критерии отнесения предприятия к малому бизнесу. С точки зрения управления малым бизнесом можно считать предприятие, которое имеет не более двух уровней управления и управляется одним-двумя руководителями. Обычно такой руководитель непосредственно принимает участие во всех бизнес-процессах. Поэтому руководителю небольшой фирмы для выполнения своей работы не достаточно ежемесячной финансовой отчетности о состоянии дел на предприятии, а требуется более подробная информация, и с более частой периодичностью. Для этих целей в программе "1С:Управление небольшой фирмой" реализован "Монитор руководителя", который мы уже упоминали ранее. Данные на "Мониторе" могут быть представлены на любую дату и позволяют контролировать не только формирование финансового результата и остатки на счетах, но также и ход выполнения процессов исполнения заказов покупателей и закупки у поставщиков.

Предприятия малого бизнеса часто работают в высококонкурентной среде, где чуть ли не единственным способом выживания является наилучшее (по сравнению с конкурентами) удовлетворение потребностей клиентов. В программе "УНФ" предусмотрены возможности для регистрации требований и пожеланий клиентов (документы "Заказ покупателя", "Событие"), а также – для отслеживания сроков выполнения работ по заказам и обеспечения заказов необходимыми ресурсами (отчеты "Анализ заказов", "Задания на работу", другие отчеты). Записи об оценке заказчиком качества выполненных работ также могут вестись в программе и являться предметом последующего анализа со стороны руководителя.

Одной из главных ценностей малого предприятия является его клиентская база. В "УНФ" предусмотрено хранение данных о клиентах, контактной информации, контактных лицах клиента, заключенных договорах. Для эффективного управления клиентской базой она может быть сегментирована по различным критериям (например, регионам, видам деятельности клиентов, схожим потребительским ценностям и т.д). Это достигается за счет применения механизма дополнительных реквизитов, который предоставляет нам платформа "1С:Предприятие 8.2". Вопросы управления клиентской базой мы будем далее рассматривать более подробно.

Управление персоналом в малом бизнесе тоже имеет свои особенности. Очень часто функциональные обязанности сотрудника определяются здесь не должностной инструкцией, а производственной необходимостью и сложившейся практикой выполнения процессов. При этом нередко происходит совмещение нескольких ролей в одном сотруднике. Для таких случаев "УНФ" предоставляет возможность принимать одного сотрудника не на одну, а на несколько должностей (совместительство) неограниченное число раз. Схемы финансовой мотивации персонала в малом бизнесе более часто, по сравнению со средним и крупным бизнесом, "завязаны" на результат деятельности. Не обладая дополнительными финансовыми ресурсами, небольшая фирма не может позволить себе платить сотрудникам "лишнюю" зарплату или, например, сохранять величины окладов в периоды сезонных спадов деятельности. Наибольшую часть зарплаты сотрудника в малом бизнесе обычно составляет не фиксированная часть, а переменная - зависящая от производственных показателей (выручки, поступления денежных средств, выполненного объема работ, количества заказов и так далее). Такие системы оплаты труда достаточно несложно реализовать в программе "1С:Управление небольшой фирмой 8". В программе есть возможность задавать произвольные формулы для расчета начислений и удержаний, причем в составе формулы как раз и могут присутствовать те самые производственные показатели сотрудников ("Параметры расчетов"). Мы будем рассматривать эту возможность в завершающей части курса.

Также следует отметить, что для небольшой фирмы в целом характерны несложные процессы управления и относительно простой учет. Именно поэтому программа "1С:Управление небольшой фирмой 8" не перегружена излишними возможностями, в ней реализовано все только самое необходимое для учета, контроля, анализа и планирования в малом бизнесе.

Назад

Оглавление

Вперед