Для расчета заработной платы и ведения кадрового учета в данной конфигурации важно соблюдать определенную последовательность по отражению в информационной базе всех необходимых данных.

В общем случае работу с программой можно разбить на два этапа.

Первый этап - ввод первоначальной информации. Второй этап - ежемесячная работа с программой.

Ввод первоначальной информации также можно разделить на несколько этапов:

            1.      Настройка программы, настройка начислений и удержаний, настройка сведений об организации.
            2.      Настройка штатной структуры и норм рабочего времени. Ввод кадровой информации по сотрудникам.
            3.      Настройка авансовой схемы, настройка схемы выплаты заработной платы и порядка отражения в учете. Порядок обмена с бухгалтерской программой.

Первые два пункта мы выполнили ранее. Настройки, указанные в третьем пункте, мы выполним в течение первого месяца расчета зарплаты (обмен с бухгалтерской программой – это административная часть работы, она не изучается в рамках данного курса и кратко изложена в Приложении 9, также см.сайт ИТС).

После всех настроек можно вводить документы по расчету и выплате зарплаты, а также уточнять кадровые данные и прочую информацию.

Напомним, что документы по расчету заработной платы можно условно разделить на несколько групп:

• Отдельные документы, в которых расчет выполняется сразу и сумма может быть выплачена сотрудникам (межрасчетные документы). Результат расчета в этих документах можно сразу увидеть в расчетном листке сотрудника (правая часть схемы ниже).
• Документы, которые вводят плановую начисления и удержания (итог расчета – в документе "Начисление зарплаты и взносов");
• Документы, которые вводят не сами начисления, а информацию для их расчета (показатели, время, выработка) (итог расчета – в документе "Начисление зарплаты и взносов").

Таким образом, получается, что полный результат расчета заработной платы сотрудника, который и бухгалтер, и сам сотрудник увидят в расчетном листке, складывается следующим образом:

Результат расчета в отдельных межрасчетных документах + Результат расчета остальных начислений, а также удержаний в документе "Начисление зарплаты и взносов".

Документ "Начисление зарплаты и взносов" создается в конце месяца последним (при увольнении в качестве финального документа по расчету зарплаты выступает документ "Увольнение").

Пользователь должен научиться различать документы по типам и назначению. В рамках данного курса для лучшего усвоения материала расчет заработной платы разделен на этапы:

• расчет зарплаты за первый месяц - январь: ввод и уточнение постоянных начислений и удержаний (т.е. плановой информации) и показателей расчета зарплаты (оперативной информации);
• расчет зарплаты за второй месяц - февраль: ввод отдельных документов, влияющих на учет отработанного времени, и других документов по учету видов времени (межрасчетные документы); увольнение сотрудников;
• расчет зарплаты за третий месяц - март: ввод прочих разовых документов, договоров подряда и займов, регистрация доходов сторонним физическим лицам; перерасчеты.
• Таким же образом, т.е. по этапам, в курсе подразделяются данные по выплате зарплаты:
• расчет зарплаты за первый месяц - январь: настройки способа расчета и выплаты аванса и зарплаты различными способами;
• расчет зарплаты за второй и третий месяц - февраль и март: межрасчетные выплаты, работа с задолженностью.

После каждого месяца расчета в курсе повторяется порядок закрытия месяца, т.е. набор действий, которые рекомендуется выполнить в конце месяца для окончательного завершения расчета заработной платы. Примерная схема закрытия месяца представлена в таблице ниже (возможно, не все пункты данной схемы будут использоваться в каждой организации, однако, начиная с пункта 7, данный порядок ввода документов используется в большинстве случаев). Документы, выделенные жирным шрифтом, создаются в обязательном порядке в конце месяца.

Порядок работы с документами по заработной плате

№ п/п	Действие	Процедура	Примечание
1	Ввод постоянных начислений и удержаний	Ввод кадровых приказов, документов по изменению оплаты труда, постоянным удержаниям	Зарплата/Изменения оплаты труда+Отпуска по уходу за ребенком; Зарплата/Алименты и другие удержания
2	Ввод межрасчетных документов	Документы-отсутствия (отпуска, больничные и пр.), а также разовые премии, увольнения, мат.помощь и пр. начисления	Зарплата/Все начисления; Выплаты/Прочие доходы (для незарплатных доходов)
3	Ввод данных для сдельной оплаты за месяц	Ввод документа "Данные для расчета зарплаты" для регистрации фактической выработки сотрудников за месяц	Зарплата/Данные для расчета зарплаты/Документы по сдельным работам
4	Ввод показателей для расчета заработной платы при необходимости	Ввод документа "Данные для расчета зарплаты" для регистрации значений показателей для расчета начислений и удержаний	Зарплата/Данные для расчета зарплаты
5	При необходимости уточнение отработанного времени	Ввод документа "Табель учета рабочего времени" для регистрации фактически отработанного времени (требуется при методе сплошной регистрации учета времени).	Зарплата/Табели
6	Ввод сумм по актам к договорам ГПХ	При использовании начислений по актам выполненных вводятся "Акт выполненных работ".	Зарплата/Договоры (либо Акты)
7	Документ "Начисление зарплаты и взносов"	Выполняется заполнение, расчет и проведение   документа "Начисление зарплаты и взносов" для всех сотрудников.	В документе рассчитываются все постоянные начисления и начисления, выполняемые от показателей/времени, все удержания, рассчитываются суммы погашения займов, процентов и материальная выгода, НДФЛ и страховые взносы.
8	Проверка результата расчета	1. Формирование отчетов по заработной плате (Зарплата/Отчеты по зарплате) 2. Проверка необходимости перерасчетов (Зарплата/Перерасчеты; Анализ НДФЛ к возврату). Также проверка необходимости перерасчета отпусков будущих периодов, ограничения взысканий	Отчеты: Расчетные листки, Анализ начисленной зарплаты, Свод
9	Выплата зарплаты	Выплата зарплаты оформляется с помощью документов "Ведомости в банк", "Ведомости в кассу", "Ведомости через раздатчика", "Ведомости на лицевые счета".	Выплаты / Все ведомости на выплату зарплаты
10	Проверка результата расчета и выплаты	Формирование отчетов по заработной плате и взаиморасчетам (Выплаты/Отчеты по выплатам)	В т.ч. Задолженность по зарплате
11	Проверка расчета НДФЛ и страховых взносов	Формирование отчетов по налогам и взносам (Налоги и взносы/Отчеты по налогам и взносам) как за месяц, так и нарастающим итогом	НДФЛ:Анализ НДФЛ по месяцам, Проверка разд.2 6-НДФЛ, Контроль сроков уплаты Взносы: Анализ страховых взносов, Проверка расчета взносов
12	Подготовка данных для передачи сведений об отражении в учете в бухгалтерскую программу	1. Документ "Отражение зарплаты в бухучете" 2. Документ "Начисление оценочных обязательств"	Формирует сводные итоговые проводки за месяц с учетом всех настроек. Второй документ вводится, если такая настройка предусмотрена учетной политикой организации (документы в разделе "Зарплата")
13	Ввод документов, регистрирующих уплату НДФЛ и взносов (в разделе "Налоги и взносы")	•"Перечисление НДФЛ в бюджет" •"Уплата страховых взносов в фонды"	НДФЛ перечисленный можно зарегистрировать автоматически – при выплате зарплаты