До начала ведения текущего учета в программе БГУ следует выполнить ввод входящих остатков по всем счетам бухгалтерского учета.

Перед вводом начальных остатков следует произвести следующие подготовительные операции:

• Определение даты начала учета. Дата начала учета — дата, начиная с которой учет будет вестись в программе. Рекомендуется выбирать в качестве даты начала учета — дату начала квартала (месяца). Для получения "полноценного" баланса остатки должны быть введены на начало года.
• Определение даты ввода входящих остатков. Для того чтобы на счетах были зафиксированы суммы остатков на дату начала учета, необходимо их ввести "задним числом" — в предыдущем отчетном периоде. Например, если решено вести учет с первого квартала 2018 г. (дата начала учета — 1 января 2018 г.), то входящие остатки должны вводиться в программу в четвертом квартале 2017 г. датой, предшествующей дате начала учета, т.е. 31 декабря 2017 г.

Ввод остатков по счетам осуществляется через Помощник ввода начальных остатков.

Для вызова "Помощника ввода начальных остатков" можно использовать команду "Помощник ввода начальных остатков" меню функций  раздела "Администрирование".
В окне формы на отдельных закладках расположены таблицы Основные счета и Забалансовые счета плана счетов. Каждая строка и той и другой таблицы содержит код счета, наименование счета, а также поля для хранения начальных остатков по дебету и кредиту счета: Сальдо Дт (нач.) и Сальдо Кт (нач.).

На закладках Ввод остатков ОС, НМА, НПА и Ввод остатков по другим разделам учета находятся списки документов, которые будут созданных в процессе ввода остатков.

В заголовочной части формы Помощника появляются выделенные красным цветом актуальные подсказки, а также синие гиперссылки, помогающие выполнить ряд действий, предшествующих вводу остатков.

Отметим, что до ввода остатков, требуется выбрать организацию, для которой необходимо вводить остатки, указать для нее параметры учетной политики и выбрать дату ввода остатков.

Если Организация не выбрана, то появляются подсказки - Не готов к вводу остатков. Не задана дата ввода остатков; Не задана учетная политика.
Наименование организации следует ввести в реквизите Организация, выбрав его из справочника Организации.

Затем следует указать дату ввода начальных остатков, нажав на гиперссылку Не задана.

В открывшемся окне указывается дата ввода начальных остатков. Для сохранения даты и закрытия окна нажать кнопку "Установить". После закрытия диалога в форме окна Помощника будет представлена информация о заданной дате ввода остатков и появится гиперссылка, позволяющая изменить указанную дату.

Далее указываются параметры учетной политики организации. Если параметры учетной политики организации были заданы ранее, то рядом с реквизитом Учетная политика будет видна гиперссылка "Задана", позволяющая, если это необходимо, открыть диалог "Учетная политика организации" и отредактировать необходимые реквизиты.

После того, как параметры учетной политики определены, можно приступать к вводу остатков.

Входящие остатки вводятся проводками в корреспонденции со специальным счетом "000". Дебетовые остатки счета вводятся по дебету счета в корреспонденции со счетом 000. Кредитовые остатки счета вводятся по кредиту счета в корреспонденции со счетом 000. Если по счету предусмотрено ведение аналитического учета, необходимо вводить остатки в разрезе объектов аналитики.

Данные в программу вводятся на основании вступительного баланса. Вступительный баланс составляется на дату начала ведения учета в программе по данным Главной книги, по данным регистров синтетического и аналитического учета, которые заполняются на основании результатов инвентаризации имущества и финансовых результатов и данных бухгалтерского учета (инвентаризационных описей, инвентарных карточек и оборотных ведомостей учета основных средств; книг складского учета материалов, оборотных ведомостей по учету товарно-материальных ценностей; оборотных ведомостей по расчетам с поставщиками, заказчиками, родителями, подотчетными лицами, сотрудниками и другим расчетам и т.д.).

Все материальные ценности должны быть закреплены за материально ответственными лицами и подразделениями и должны иметь точное количественное и стоимостное значение.

Основные средства должны быть разбиты по субсчетам и группам, иметь правильно начисленную амортизацию по каждому инвентарному объекту, по каждому инвентарному объекту должен быть известен источник финансирования (бюджетные средства, приносящая доход деятельность (целевые средства, безвозмездное получение и т.д.)).

Для ведения раздельного учета материальных запасов по источникам финансирования необходимо иметь соответствующие данные в количественном и стоимостном выражении по всей номенклатуре.

По счетам учета расчетов с контрагентами рекомендуется ввести остатки по каждому основанию расчетов.

Для ввода начальных остатков следует выбрать счет, остатки по которому следует ввести, в таблице "Основные счета плана счетов" или "Забалансовые счета плана счетов", а затем нажать на кнопку "Ввести остатки по счету".

В результате откроется документ, предназначенный для ввода остатков в разделе учета, которому принадлежит выбранный счет.

Для проверки правильности ввода остатков можно использовать отчет "Оборотно-сальдовая ведомость". Открыть отчет "Оборотно-сальдовая ведомость" можно с помощью команды "Оборотно-сальдовая ведомость" меню функций раздела "Главное".

Характеристика документов по вводу входящих остатков:

Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА - документ предназначен для ввода начальных остатков по объектам ОС, НМА, НПА, в том числе в составе имущества казны.

Также документ позволяет вводить и корректировать историю сведений до даты начала ведения учета в программе, то есть до даты ввода остатков или даты свертки информационной базы, для отражения в инвентарной карточке (ф. 0504031 и ф. 0504032): истории изменения стоимости (модернизации, реконструкции и т. п.) и амортизации, параметров погашения стоимости; истории изменения местонахождения инвентарных объектов; истории капитального ремонта; истории изменения наличия драгоценных материалов.

Ввод начальных остатков по имуществу казны (МЗ) – документ служит для отражения в учете операций по вводу остатков материальных запасов по счету 108.56 "Материальные запасы в составе имущества казны".

Напомним, что для получения возможности ведения учета имущества казны необходимо установить флажок "Вести учет имущества казны" в разделе "Специализированные подсистемы" формы "Настройка параметров учета" раздела "Администрирование".

Ввод начальных остатков ОС на забалансовых счетах – документ предназначен для ввода в начале работы с программой входящих остатков:

• объектов ОС, полученных в безвозмездное пользование или в аренду;
• объектов ОС, принятых на ответственное хранение;
•  по объектам основных средств, полученных по централизованному снабжению.

Ввод начальных остатков наличных денежных средств - документ предназначен для формирования проводок по вводу начальных остатков на счет 201.34 "Касса" в разрезе "КПС" и "КЭК" в начале работы с программой.

Ввод начальных остатков материалов - документ предназначен для ввода данных по остаткам материальных запасов, как на балансовых, так и на забалансовых счетах, и автоматического формирования проводок в начале эксплуатации программы.

Ввод начальных остатков по счету 106.хП - документ предназначен для ввода остатков по счетам 106.хП в разрезе партий в начале работы с программой.
На счетах 106.хП группы счетов 106.00 "Вложения в нефинансовые активы" плана счетов ЕПСБУ ведется учет в разрезе партий. Это обуславливает необходимость во вводе начальных остатков на счетах 106.хП по каждой партии поступивших, но еще не принятых к учету материальных запасов.

Ввод начальных остатков по денежным документам - документ предназначен для ввода данных о количестве и стоимости остатков денежных документов в начале эксплуатации программы и автоматического формирования проводок.

Ввод начальных остатков бланков строгой отчетности - предназначен для ввода данных об остатках бланков строгой отчетности в начале эксплуатации программы и автоматического формирования проводок.

Отметим, что ввести количественные остатки денежных документов в разрезе единиц денежных документов можно только при установленном флажке Вести количественный учет денежных документов в разделе Денежные средства формы Настройка параметров учета.

Ввод начальных остатков по БСО - документ предназначен для ввода данных об остатках бланков строгой отчетности в начале эксплуатации программы и автоматического формирования проводок.
Отметим, что согласно инструкции по применению ЕПСБУ бланки принимаются к забалансовому учету по условной оценке 1 руб. за один бланк.

Ввод начальных остатков НДС - документ предназначен для ввода начальных остатков как входящего НДС, принимаемого к вычету, так и исходящего НДС, подлежащего перечислению в бюджет. Документ Ввод начальных остатков НДС необходимо вводить в межотчетный период, перед началом работы с программой.

Остатки по входящему и исходящему НДС следует вводить в отдельных документах.

При вводе остатков по НДС вводятся данные по счетам-фактурам и замещающим их документам, по которым на дату ввода входящих остатков не завершены расчеты.

Ввод начальных остатков по учащимся - документ предназначен для ввода начальных остатков по задолженности и переплате по учащимся, а также для первоначального ввода списка учащихся и плательщиков, распределения учащихся по группам и факультетам.

Отметим, что для получения возможности ведения учета расчетов по образовательным услугам необходимо установить флажок Учет расчетов по образовательным услугам в разделе Специализированные подсистемы формы Настройка параметров учета.

Ввод начальных остатков по родительской плате - документ предназначен для ввода сумм задолженности или переплаты родителей за содержание детей в начале эксплуатации программы и автоматического формирования проводок по счету 205.31 (205.81).
Отметим, что для получения возможности ведения учета расчетов по родительской плате необходимо установить флажок Учет расчетов с родителями за содержание детей в ДДУ в разделе Специализированные подсистемы формы Настройка параметров учета.

Ввод начальных остатков по прочим счетам бух.учета - документ предназначен для ввода остатков вручную в начале работы с программой по тем счетам учета, для которых не предусмотрены специализированные документы по вводу остатков.
В рамках учебного курса подробно будут рассмотрены документы по вводу остатков "Ввод начальных остатков по ОС, НМА, НПА", "Ввод начальных остатков материалов", а также ввод остатков при помощи универсального документа "Ввод начальных остатков по прочим счетам бух.учета".