Напомним, что учет отработанного времени в программе ведется методом отклонений и методом сплошной регистрации. При этом подразумевается, что любое отсутствие сотрудников будет подтверждаться в программе документом, а затем отражаться в табеле учета рабочего времени (а не наоборот).
Наличие документов по учету отсутствий "под каждую букву табеля" (имеется ввиду обозначения, связанные с отсутствиями сотрудника) позволит корректно учитывать пенсионный стаж и средний заработок сотруднику в дальнейшем.
Отсутствия можно разделить на несколько видов: отпуска, больничные, прочие отсутствия с оплатой по среднему заработку, неоплачиваемые отсутствия. Данные документы можно найти:
· в разделе "Кадры/ Все отсутствия сотрудников" (либо "Все кадровые документы");
· в разделе "Зарплата/ Все начисления" (кроме отпуска по уходу за ребенком).
Напомним, что в изучаемой программе с документами-отсутствиями работают одновременно сотрудники кадровой и расчетной служб.
Для кадровика важно корректно выбрать вид отсутствия в приказе, вести учет остатков ежегодных отпусков, составлять их график, отслеживать пересечение неявок. Для расчетчика важно правильно начислить оплату по приказу или зарегистрировать неоплачиваемый период отсутствия сотрудника в программе, проверить наличие перерасчетов.
Рассмотрим работу с документами-неявками на примере отпусков. По типам документов отпуска в программе можно разделить на следующие виды:
· Отпуска ежегодные (оплачиваемые и не оплачиваемые), а также не ежегодные оплачиваемые (например, учебный) – регистрируются документом "Отпуска" (дополнительно при необходимо можно использовать вспомогательный документ "Отпуск сотрудников");
· Отпуска не ежегодные неоплачиваемые (например, отпуск за свой счет) - регистрируются документами "Отпуска без сохранения оплаты"/"Отпуска без сохранения оплаты списком";
· Отпуск по беременности и родам – регистрируется документом "Больничный лист";
· Отпуск по уходу за ребенком – регистрируется отдельным одноименным документом.
В данном разделе мы рассмотрим первые две группы отпусков. Остальные виды настроены в типовой поставке и будут изучаться далее.
10.2.1. Виды отпусков. Право на ежегодный отпуск
Для удобства работы кадровой и расчетной служб отпуска в программе разделены: кадровик выбирает в документах виды отпуска из справочника "Виды отпусков", а расчетчик работает с начислениями по отпускам, связанных с данными видом отпуска.
Виды отпусков
В справочнике "Виды отпусков" хранится перечень всех видов отпусков, назначаемых сотрудникам. Справочник вызывается в разделе "Настройка". В нем в типовой поставке содержатся предопределенные виды отпусков. Перечень предопределенных отпусков зависит от настроек, выполненных в программе:
· В любом случае в программе присутствует основной ежегодный отпуск, а также отпуск за санаторно-курортное лечение за счет ФСС.
· Северный отпуск будет доступен, если в настройке организации указаны территориальные особенности.
· Отпуск за вредность (т.е. работу во вредных условиях труда) доступен, если в настройке расчета зарплаты программы отмечен флаг "Надбавка за вредность".
· Учебные и неоплачиваемые отпуска, а также отпуск гражданам, пострадавшим от радиации, доступны при включении соответствующих настроек в настройке расчета зарплаты программы.
Пользователь может добавлять новые виды отпусков самостоятельно. При добавлении нового вида отпуска указывается:
· является ли он ежегодным (т.е. нужно ли считать по нему остатки и каким образом – в календарных либо рабочих днях);
· порядок предоставления: всем сотрудникам, в зависимости от рабочего места либо от шкалы стажа;
· является ли отпуск оплачиваемым (для связи с тем или иным назначением начисления).
Именно вид отпуска из данного перечня будет выбирать кадровик при составлении приказа на отпуск.
Для того, чтобы расчетчик мог начислить оплату или зарегистрировать неоплачиваемый период отсутствия, вид отпуска должен быть связан с начислением.
Поэтому для каждого вида отпуска создается отдельное начисление с назначением "Оплата отпуска" / "Отпуск без оплаты" и указывается конкретный вид отпуска (см. настройку расчета зарплаты программы).
Право на ежегодный отпуск
Право на ежегодный отпуск – это количество дней отпуска, положенное сотруднику за его рабочий год.
Право на отпуск настраивается только для отпусков, отмеченных как ежегодные. По умолчанию всем сотрудникам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому в его настройках отмечено: отпуск является ежегодным, предоставляется всем сотрудникам, количество дней в год = 28.
Количество дней отпуска может быть постоянным либо зависеть от стажа сотрудника (как правило, используется при назначении дополнительных отпусков за выслугу лет по коллективному договору). Во втором случае указывается, что количество дней отпуска зависит от конкретного стажа и шкала зависимости дней отпуска от стажа (в месяцах).
Право на отпуск может зависеть от рабочего места, что и отмечается в настройках отпуска. Тогда количество дней отпуска в год указывается для позиции штатного расписания. Так, создавая штатную единицу в местности Крайнего Севера или вредных условиях, можно сразу указать право на дополнительный отпуск.
Указанные выше настройки (отпуск для всех или для позиции штатного расписания) позволяют автоматически заполнить право на отпуск при приеме или переводе сотрудника. При необходимости в кадровых приказах отпуск можно будет дополнить или скорректировать вручную.
Таким образом, схема заполнения автоматического права на отпуск в кадровых приказах обеспечивается следующим образом:
Обратите внимание, что:
· Количество дней отпуска по вредности можно задавать в настройках должности, а количество дней отпуска пострадавшим на ЧАЭС – в карточке сотрудника по ссылке "Страхование";
· При расчете права на отпуск рабочий год может изменяться: он может увеличиваться на периоды отпуска без сохранения свыше 14 дней в год, отпуска по уходу за ребенком, прогулы.
При переходе на ведение учета в конфигурации "Зарплата и управление персоналом, ред.3.1" можно ввести сведения об остатках отпусков на дату перехода. Для этого в разделе "Главное" можно вывести на панель навигации документ "Остатки отпусков" и заполнить его вручную.
Проверить право на отпуск каждого сотрудника можно в его карточке. Для этого следует открыть карточку сотрудника, перейти по ссылке "Отсутствия" в соответствующий раздел и нажать ссылку "Справка по отпускам сотрудника".
Похожую справку также можно увидеть в документах "Отпуска" и "Увольнение".
Кроме того, в разделе "Кадры / Кадровые отчеты" можно сформировать отчеты по остаткам отпусков.
Здесь можно проанализировать остатки сводно и по видам отпуска в отдельности.
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.