В программе могут работать как пользователи, занимающиеся расчетом зарплаты, так и сотрудники отдела кадров, отвечающие за кадровый учет. Некоторые документы должны обрабатывать сотрудники и той, и другой службы. Это такие документы как увольнение, документы-отсутствия, отпуска по уходу за ребенком. Данные в подобных документах будут ограничены в зависимости от роли сотрудника. Соответственно внешний вид документов, которые должны вводиться в кадровой службе, а рассчитываться расчетчиком, будет зависеть от пользователя и наличия прав на ту или иную работу с данным документом.

Рассмотрим взаимодействие кадровика и расчетчика на примере документа "Увольнение". Если документ в программу вводит сотрудник, осуществляющий и учет кадров, и расчет заработной платы, то ему будет доступна и кадровая информация, и расчетные сведения (как это было сделано выше). Если в программе работает и сотрудник отдела кадров, и расчетчик, то работу с документом следует поделить между этими пользователями.

Кадровик: создает новый документ, заполняет условия увольнения и дополнительные сведения, после чего документ проводит, и выводит на печать доступные ему документы.
 

Если в настройках расчета зарплаты установлен флаг "Выполнять предварительный расчет документов", то документ автоматически рассчитывается. Произведенный расчет в документе кадровику под кадровыми правами недоступен.

Расчетчик: находит созданный кадровиком, но еще не проверенный расчетной группой документ на увольнение (в списке документов он отмечен жирным шрифтом). Такие документы можно рассматривать в разделе "Зарплата/ Все начисления" либо в отдельных кадровых журналах (например, по приемам, переводам и увольнениям).
 

Далее расчетчик открывает и при необходимости пересчитывает документ (если автоматический расчет не производится в соответствии с настройками либо пользователь не уверен в правильности рассчитанных данных). После чего расчетчик утверждает документ, установив соответствующий флаг.
 

Утвержденный расчетчиком документ в общем списке жирным шрифтом более не выделяется. Также документ не будет доступен для редактирования кадровику. При этом кадровик увидит, кто утвердил документ.

Следовательно, если сотрудник отдела кадров захочет что-либо поменять в документе, он должен согласовать этот вопрос с расчетчиком и попросить его "открыть" (снять с проведения и с утверждения) документ для изменения, если это еще возможно. Также документ можно исправить по соответствующей команде.
 

Таким образом, утверждаются все документы, которые имеют расчет и доступны сотрудникам двух отделов (это почти все межрасчетные документы – увольнение, отпуска и т.п.). Документы по плановым начислениям (приемы, переводы и т.п.) может утверждать, как расчетчик, так и пользователь с профилем доступа "Старший кадровик" (в нашей учебной базе данные документы утверждались автоматически).