Справочник "Подразделения", напомним, вызывается в разделе "Настройка" либо в разделе "Кадры" (если ведется штатное расписание). При описании структуры подразделений следует учитывать, что она будет использоваться:
- для ведения кадрового учета – подразделение указывается в кадровых приказах, отчетных формах;
- при начислении зарплаты (начисленные суммы учитываются с привязкой к подразделениям);
- при выплате зарплаты (взаиморасчеты с сотрудниками в программе регистрируются в разрезе подразделений);
- при исчислении НДФЛ – суммы налога учитываются с "привязкой" к подразделениям и ИФНС;
- при отражении заработной платы в бухгалтерском учете – списки подразделений в бухгалтерской и зарплатной программах должны быть синхронизированы.
Программа позволяет описать иерархическую структуру организации любого уровня сложности – любые подразделения могут являться вышестоящими для других подразделений. В карточке подразделения указывается следующая информация.
Основные данные – организация, в которой открывается данное подразделение, наименование подразделения и при необходимости – полное наименование для печатных форм, а если подразделение является подчиненным, указывается вышестоящее подразделение. Если в информационной базе ведется учет по одной организации, поле "Организация" скрыто и заполняется автоматически.
Настройки по умолчанию для всех сотрудников подразделения. В карточке подразделения можно указать настройки, которые будут действовать для всех сотрудников, принятых в данное подразделение:
- График работы по умолчанию (график можно поменять в штатном расписании и кадровых документах сотрудника; заполнять его в справочнике необязательно, но может быть удобно, если для большинства сотрудников назначается один и тот же график);
- Способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете
- Способ выплаты заработной платы.
Особенности, зависимые от штатного расписания. Если в программе ведется штатное расписание, то подразделения можно будет делить на актуальные и не актуальные. В этом случае для подразделений задается дата формирования и расформирования. Если штатное расписание ведется без приказов на изменение, то данные даты устанавливаются непосредственно в карточке подразделения. Если ведется история изменения штатного расписания, то дата проставляется после того, как хотя бы одна позиция включена в данное подразделение приказами на изменение штатного расписания.
Особенности настроек подразделений, которые зависят от других настроек программы
Данные обособленного подразделения. Напомним, что в программу можно вносить обособленные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс (в справочнике "Организации"), и подразделения, зарегистрированные как обособленные, но без самостоятельного баланса. Последние задаются именно в справочнике "Подразделения". Данная настройка доступна в том случае, если в настройках организации установлен флаг "У организации есть обособленные подразделения". Для обособленного подразделения устанавливается флаг "Это – обособленное подразделение", по ссылке "Изменить данные регистрации" заполняются данные регистрации в налоговом учете (в специализированном справочнике).
При этом можно также уточнить вид деятельности и ОКВЭД, код территориального органа Росстата и номер обособленного подразделения для статистики, а также отнесение к ЕНВД (при наличии соответствующей настройки организации). Если несколько подразделений имеют одну и ту же регистрацию в ИФНС, то ее можно выбрать из числа уже созданных ИФНС в справочнике.
Районные особенности. Если подразделение находится в сложных климатических условиях (в отличие от всей организации), то в карточке подразделения можно указать порядок применения районных коэффициентов и других территориальных особенностей (аналогично тому, как эти реквизиты настраиваются для всей организации, если в настройках организации установлены соответствующие флажки).
Особенности учета экипажей морских судов. Данные настройки будут доступны, если в настройках учетной политики организации (см. раздел по настройке организации) установлен флаг "Используются выплаты экипажам морских судов".
Применение льготных тарифов. Данные настройки будут доступны для подразделения, если в настройках учетной политики организации (см. раздел по настройке организации) установлен флаг "Применяются льготные тарифы для отдельных территорий".
Особенности, заданные для вышестоящих подразделений, автоматически распространяются на подразделения нижнего уровня (кроме отражения в учете). Если особенности нижестоящих подразделений отличаются от особенностей вышестоящих, то это следует указать в их карточках.
Практикум №26
_______________________________________________________________________________________
1. Откроем в разделе "Настройка" справочник "Подразделения". Здесь уже заполнены подразделения для ООО «Авангард».
Если выполнить отбор по организации, то можно увидеть структуру подразделений – какой отдел какому отделу подчиняется.
2. Заполним структуру подразделений для ООО "Трейд». Выберем данную организацию в верхней части формы справочника, укажем флаг – "Показывать новые".
1.1 Добавим новое подразделение "Администрация" – обратите внимание, что дата формирования подразделения недоступна для редактирования.
Для данного подразделения не требуется указывать других настроек (оно не имеет вышестоящих отделов, не является обособленным). Запишем и закроем подразделение. Поскольку дата ввода в штатное расписание не указана, подразделение пока считается новым и доступно только при наличии соответствующего флажка.
1.2. Добавим также другие подразделения. Администрация и отдел продаж находятся на одном уровне в иерархии подразделений организации. В структуру отдела продаж будут входить: отдел оптовых продаж, региональный центр.
Полная структура представлена на рисунке ниже.
1.3. Подразделение "Региональный центр" будет обособленным подразделением. Укажем территориальные особенности:
- Районные коэффициенты – 1,7, % северной надбавки = 100;
- Территориальные условия РКС с 01.01.2023.
Уставим соответствующий флаг в его настройках, а также уточним регистрацию в налоговом органе для данного подразделения в его карточке по команде "Изменить" (здесь можно выбрать из числа известных регистраций и добавить новую ИФНС непосредственно в этом справочнике):
- КПП 143544001, Код ИФНС: 1435;
- Краткое наименование: ИФНС № 35 по г. Якутску;
- Полное наименование: Инспекция федеральной налоговой службы № 35 по г. Якутску, ОКТМО 98701000.
Выбрать в двумя кликами мыши добавленную ИФНС в регистрацию подразделения. Дата регистрации: январь 2023г.
При сохранении следует указать, что изменились данные регистрации (чтобы новая ИНФС была добавлена в справочник, если пользователь создавал новые сведения без перехода к справочнику регистраций).
Дополнительно можно указать данные для статистики. Настройки подразделения следует записать и закрыть. Закроем справочник.
После добавления подразделений следует проверить правильность их подчинения вышестоящему.
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.