Прежде всего, обсудим подходы к составлению позиций штатного расписания.
1 подход: позиция = одна должность в структурном подразделении

Пример. В организации по требованию руководства необходимо утверждать каждую позицию штатного расписания отдельно, а также отслеживать занятость и возможную замену сотрудников по конкретной позиции (например, на период отпуска). Таким образом, если планируется принять на работу трех бухгалтеров, то в справочнике "Штатное расписание" будут созданы три отдельные позиции с одинаковыми параметрами:

Позиция 1 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка
Позиция 2 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка
Позиция 3 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка

При необходимости (если участки учета для бухгалтеров различны и оплата по ним отличается) у позиций могут быть указаны уточнения в части графика работы, размера основной оплаты, состава доплат и надбавок, и т.п. Этот вариант подразумевает фактически штатную расстановку в штатном расписании и является достаточно трудоемким.


2 подход: позиция = несколько штатных единиц.
Такой подход позволит создавать одну позицию штатного расписания для нескольких штатных единиц с равными условиями и упростить кадровый документооборот.
Пример. Если планируется принять на работу трех бухгалтеров, то для позиции штатного расписания "Бухгалтер" в конкретном подразделении указывается количество единиц. При этом отличия в оплате при необходимости можно задавать, как минимальный и максимальный размер тарифной ставки и/или надбавок. Позиция штатного расписания будет указана так:
Позиция 1 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 3 ставки
3 подход: комбинированный (наиболее логичный и часто используемый).
Пример. В организацию планируется принять трех бухгалтеров, при этом на одну из позиций будет предусмотрен прием внешнего совместителя-консультанта, и за этой позицией предполагается особый контроль. В штатном расписании можно создать две позиции: для позиции "Бухгалтер" без особых условий оплаты указывается количество единиц = 2, и отдельная позиция для совместителя с уточнением графика, основного начисления и состава доплат.
Позиции штатного расписания будут составляться так:

Позиция 1 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 2 ставки
Позиция 2 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка – особые условия
Выбор подхода к составлению штатного расписания определяется потребностями конкретной организации.

Напомним, что ведение штатного расписания будет зависеть от настроек кадрового учета программы.
 

При ведении штатного расписания без сохранения история изменения с помощью приказов добавление и закрытие позиций осуществляется непосредственно в форме справочника.
При ведении истории изменения все действия с позициями (кроме пометки на удаление) осуществляются через приказы по изменению штатного расписания. При этом новые подразделения и должности необходимо предварительно создать в справочниках без указания даты утверждения (она будет недоступна для редактирования).

Если в организации изменения штатного расписания происходят часто, они значительны, проходят регулярные индексации, количество позиций штатного расписания довольно большое, то, вероятно, целесообразно вести историю изменения штатного расписания, включив ее в настройках программы. Для такого варианта в настройках кадрового учета программы должен быть установлен флаг "Ведется история изменений штатного расписания".

Обратите внимание, что если штатное расписание ранее велось без сохранения истории, то при изменении настроек также будет добавлен документ "Утверждение штатного расписания", утверждающий уже введенные ранее позиции.
При таком подходе штатное расписание редактируется с помощью одного из двух документов: