Сотрудник – это лицо, заключившее с организацией договор. Поскольку с одним и тем же человеком может заключаться несколько договоров, то на каждый трудовой договор в программе создается отдельный сотрудник (т.е. начисления и условия трудового договора хранятся в привязке к сотруднику). При этом личные данные человека для каждого договора одинаковы, и программе они вносятся один раз – через справочник "Физические лица" (т.е. личные данные, такие как ИНН, СНИЛС, паспортные данные, сведения об образовании и т.п., хранятся в привязке к физическому лицу).

Таким образом, получается, что физическое лицо в справочнике "Физические лица" – это сам человек, а связанный с ним сотрудник в справочнике "Сотрудники" - это договор между данным человеком и организацией. Для сотрудника указывается табельный номер. Примеров, когда к одному физическому лицу создается несколько сотрудников, может быть много. В таблице ниже приведены некоторые из них.
 

 

Дублирования физических лиц, если с одним и тем же человеком заключаются разные договоры, допускать нельзя. Это приводит к неверному расчету налогов и взносов, и соответственно к неверно сформированной отчетности.

  Помимо трудовых договоров, с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ). В программе такие договоры могут быть оформлены следующим образом:
·         Если сотрудник для такого физического лица не зарегистрирован, то вводится сотрудник и далее оформляется договор с ним;
·         Если же человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не требуется в обязательном порядке регистрировать нового сотрудника для оформления договора ГПХ – такой договор можно заключить с работающим сотрудником по трудовому договору.
Кроме того, в программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками, т.е. не заключавших трудовые или подрядные договоры. Информация о таких лицах вносится только в справочник "Физические лица". Это могут быть:

Таким образом, человек как физическое лицо в программу вводится всегда и только один раз. Необходимость ввода сотрудника и особенности заполнения данного справочника зависят от вида взаимоотношений человека и организации (см. таблицу ниже).

Доступ к справочникам "Физические лица" и "Сотрудники" осуществляется в разделе "Кадры".