Когда в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, определение того, сформированы ли подразделения и включены ли должности в штатное расписание, производится автоматически, в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Эта информация отображается в соответствующих карточках, однако для непосредственного редактирования недоступна.

Описание новых позиций, изменения условий и закрытие существующих производятся с помощью специальных документов.

Документ Утверждение штатного расписания предназначен как для первоначального описания штатного расписания в программе, так и для отражения его изменения. Он позволяет описать изменения, которые затрагивают сразу несколько подразделений, приводят к появлению существенно измененного, нового варианта штатного расписания.

Документ Изменение штатного расписания предназначен для внесения локальных изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации. Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внепланово внести небольшие изменения.

Первое утверждение штатного расписания в программе
При первом вводе документа Утверждение штатного расписания, когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную.

В качестве месяца, с которого будет действовать первый в программе вариант штатного расписания, можно указать месяц, с которого этот вариант действительно утвержден в организации, или текущий месяц, если штатное расписание в организации ранее не велось и составляется впервые.

 
Примечание! __________________________________________________________________________________
Рекомендуется, чтобы этот месяц был не позже месяца первых кадровых событий, регистрируемых в программе. В противном случае такие события будут зарегистрированы не в соответствии со штатным расписанием.
______________________________________________________________________________________________

В первой таблице описываются позиции, которые планируется создать и утвердить этим документом. Для каждой строки обязательно указываются ключевые признаки позиции – подразделение и должность, а также разряд (класс), если такая возможность используется.

Когда в таблицу добавлено описание позиции и на нем установлен курсор, в остальной части документа указываются все условия труда, характерные для этой позиции. Список позиций можно сначала заполнить в произвольном порядке, а затем упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей (для удобства работы с документом).

При проведении заполненного документа в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание и соответствующие даты.

Примечание! __________________________________________________________________________________
Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные.
______________________________________________________________________________________________