1.12.Контрагент и договоры с ним. Работа со справочниками "Контрагенты" и "Договоры". Сервис "1С:Контрагент". Осмотрительность при выборе контрагента

Контрагент – это организация (физическое лицо), с которой вы осуществляете расчеты.
Обратиться к справочнику "Контрагенты" можно при помощи меню "Панель разделов/Справочники/Панель навигации/Покупки и продажи/Контрагенты".
В справочник "Контрагенты" нельзя заносить одного контрагента дважды. Проверить наличие контрагента следует при помощи поисковой ячейки (рис. 1.12.1).

Рис. 1.12.1. Фрагмент окна справочника "Контрагенты", поиск

Можно развернуть справочник "Контрагенты" в виде списка, применив одноименную кнопку "Список" ("Еще/Режим просмотра/Список"). В этом случае, группы раскрываются, и перед вами появляются наименования поставщиков и покупателей. По первым буквам названия организации, которые вы наберете на клавиатуре, программа покажет название тех контрагентов, которые начинаются на набранный слог. Такой поиск позволит избежать повторного внесения поставщика в справочник. Но для того, чтобы по первым буквам названия организации был найден контрагент, надо соблюдать следующее правило. В карточке контрагента в реквизите "Наименование в программе" никогда не надо записывать аббревиатуру в начале строки (ООО и т.п.).

Чтобы сделать справочник многоуровневым, т.е. организовать иерархическую структуру, воспользуйтесь меню "Еще/Создать группу" или воспользоваться одноименной кнопкой (рис.1.12.2).

Рис. 1.12.2. Фрагмент окна справочника "Контрагенты"

Форма элемента контрагента состоит из ссылок верхней части: "Основное", "Документы", "Договоры", "Банковские счета", "Контактные лица", "Счета расчетов с контрагентами".
Разворачивая сворачиваемые группы в нижней части формы можно заполнить банковские счета, адреса, телефоны и другую дополнительную информацию о контрагенте.
Раскрыв сворачиваемую группу "Адрес и телефон" заполняют фактический, юридический и почтовый адрес контрагента.
При помощи сворачиваемой группы "Дополнительная информация" можно указать любую необходимую информацию в текстовом формате.
При заполнении ссылки "Основное" обратите внимание на вид контрагента, который может принимать значения юридическое, физическое лицо, самозанятый, обособленное подразделение или государственный орган (рис. 1.12.3).

Рис. 1.12.3. Фрагмент формы окна элемента справочника

"Контрагенты"

В справочнике "Контрагенты" головной контрагент заполняется только вида контрагентов "Обособленное подразделение". В форму элемента контрагента вводится только ИНН, остальные реквизиты (КПП, адрес, телефон, банковские счета, ФИО руководителя, данные баланса и прочие) будут заполнены автоматически (рис. 1.12.4).

Рис. 1.12.4. Авто заполнение реквизитов с помощью сервиса "1С:Контрагент"

Поставщик должен быть зарегистрирован в установленном законом порядке в качестве юридического лица, должен обладать гражданской правоспособностью и иметь гражданские права, нести обязанности по заключению сделок. Налоговые органы могут сделать вывод о ничтожности сделок, как не соответствующих требованиям закон, если юридическое лицо не зарегистрировано в ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
В программе есть возможность заполнить в базе все данные поставщика (покупателя, прочих) по его ИНН или наименованию с помощью сервиса "1С:Контрагент". Сервис работает по данным ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Возможность использования проверки контрагентов включается в разделе Администрирование/Панель навигации/Интернет-поддержка и сервисы/Проверка контрагентов (установить флаг). Проверить подключение к сервису можно c помощью команды "Проверить доступ к веб-сервису" (рис. 1.12.5).

Рис. 1.12.5. Подключение к сервису

При создании нового контрагента программа обращается к сервису ФНС и проверяет корректность реквизитов контрагента. Результат проверки отражается в карточке контрагента, где: 1 – зеленый цвет, 2 – серый цвет. 3 – красный цвет. Указанные выше возможности позволяют упростить работу бухгалтера, менеджера. Но есть и ограничения по вводу. Так, не заполняются при таком сервисе реквизиты обособленного подразделения, а для индивидуальных предпринимателей заполняется только его ФИО. Не заполняются реквизиты адвокатов и нотариусов.
Перечислим некоторые документы, в которых осуществляется проверка реквизитов контрагента:

Поступление (акт, накладная, УПД) и Реализация (акт, накладная, УПД);
Оказание производственных услуг;
Передача НМА;
Передача ОС;
Поступление на расчетный счет;
Списание с расчетного счета;
Счета-фактуры.

В зависимости от результатов проверки контрагент и счет-фактура в документах выделяются красным фоном, если проверка не пройдена (рис. 1.12.6), или зеленым фоном, если проверка пройдена (рис. 1.12.7).
Перечислим некоторые отчеты, в которых осуществляется проверка реквизитов контрагента:

Книга покупок;
Книга продаж;
Журнал счетов-фактур.

Рис. 1.12.6. Фрагмент формы окна документа "Поступление (акт, накладная, УПД)"

Рис. 1.12.7. Фрагмент формы окна документа "Поступление (акт, накладная, УПД)"

При вводе ИНН в карточку контрагента программа проверяет этот показатель на соответствие контрольного числа, и не позволяет такой элемент записать в базу (рис. 1.12.8).

Рис. 1.12.8. Фрагмент формы окна справочника "Контрагенты"

С помощью сервиса "1С:Контрагент" можно оценить риск ведения бизнеса с потенциальным поставщиком или покупателем. По кнопке "Досье" в карточке контрагента вызывается специальная форма, в которой отображаются:

сведения из ЕГРЮЛ контрагента;
бухгалтерская отчетность контрагента из базы Росстата;
сводные показатели из бухгалтерской отчетности контрагента (выручка от продаж, прибыль, денежные средства, основные средства, запасы, чистые активы и т.д.);
финансовый анализ предприятия по данным бухгалтерской отчетности контрагента по четырем критериям:

оценка риска банкротства;
кредитоспособность;
рентабельность активов;
рентабельность продаж.

Перечень признаков, свойственных сделке с неблагоприятным налогоплательщиком, ФНС России приведен в пункте 12 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (Приложение № 2 к приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Другие параметры неблагонадежности расписаны в письме Минфина России от 17.12.2014 № 03-02-07/1/65228:

"массовый" учредитель, руководитель;
отсутствие организации по адресу регистрации;
отсутствие персонала, или работник один;
отсутствие налоговой отчетности, либо ее представление с минимальными показателями;
отсутствие собственных, либо арендованных, основных средств и т.п.

Для контрагента необходимо определить ряд реквизитов, которые в дальнейшем могут использоваться в качестве значений по умолчанию при вводе фактов хозяйственной жизни. Так, по ссылке "Банковские счета", при помощи кнопки "Создать" можно заполнить новый банковский счет контрагента и можно просмотреть список всех его банковских счетов (рис. 1.12.9).

Рис. 1.12.9. Фрагмент формы окна элемента справочника "Контрагенты"

Создать нового контрагента с помощью функции авто заполнения можно из любого документа вводом ИНН в реквизит "Наименование".
Состав реквизитов в форме справочника "Контрагенты" изменяется в зависимости от вида контрагента и страны регистрации.
Если у контрагента изменился КПП, то в программе у реквизита КПП есть гиперссылка "История", где можно отражать изменения КПП. При изменении сведений о регистрации контрагента нужно указать дату изменения КПП.
По ссылке "Договоры", при помощи кнопки "Создать" можно заполнить данные нового договора. Для каждого договора задается реквизит "Вид договора":

С поставщиком;
С покупателем;
С комитентом (принципалом) на продажу;
С комиссионером (агентом) на продажу;
С комитентом (принципалом) на закупку;
С комиссионером (агентом) на закупку;
С факторинговой компанией;
Прочее.

Справочник "Договоры" подчинен справочнику "Контрагенты". Программа позволяет вести учет расчетов с поставщиками и покупателями по каждому контрагенту с детализацией по договорам и расчетным документам. Также, позволяет формировать тексты договоров с использованием имеющихся реквизитов организации. Для этой цели в разделе "Справочники" на панели навигации "Покупки и продажи" присутствует список шаблонов трех видов договоров (рис. 1.12.10):

Рис. 1.12.10. Обращение к справочнику "Шаблоны договоров"

Договор возмездного оказания услуг;
Договор подряда;
Договор поставки.

По ссылке "Договоры" из справочника "Договоры" можно из списка шаблонов выбрать нужный, и распечатать договор. Договор должен быть тщательно проверен перед тем, как выводить форму на печать. В шаблон необходимо добавить:

Реквизиты нашей организации (наименование, банковские реквизиты, адреса, ОГРН, должности и прочие);
Реквизиты контрагента (наименование, банковские реквизиты, адреса, ОГРН, должности и прочие);
Реквизиты договора (дату, номер, срок действия, срок оплаты);
Реквизиты счета на оплату (сумму, сумму без НДС и прочие).

Каждому договору может соответствовать свой тип цен. Лучше вообще ничего не выбирать, если нет уверенности в необходимости такого выбора.
Если контрагент занимается розничной продажей алкогольной продукции, то в форму договора можно занести и сведения о лицензии на алкогольную продукцию. Эти данные будут попадать в платежные поручения и автоматически заполнять реквизиты документа.
Из справочника "Договоры" по ссылке "Документы" можно получить список всех документов, сформированных в информационной базе по данному контрагенту. Из полученного списка документов можно просмотреть проводки, структуру подчиненности, создать новые документы.
По ссылке "Подписи" можно заполнить данные представителя контрагента (рис 1.12.11).

Рис. 1.12.11. Фрагмент формы окна договорас поставщиком справочника "Контрагенты"

Сворачиваемая группа "НДС" предлагает настроить вывод на печать документов реализации, или накладную со счетом-фактурой, или УПД. Программа запоминает настройки, выполненные в последнем документе реализации, и в следующий раз, будет предлагать именно их.
Если в настройках оставить реквизит "По умолчанию", то в документе "Реализация (акт, накладная, УПД)" тумблер УПД

не будет установлен. Распечатать придется и накладную, и счет-фактуру по соответствующей ссылке в подвале документа реализации.
Если в настройках оставить реквизит "УПД", то при проведении документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" регистрируется УПД (выданный счет-фактура в форме УПД), с номером, который присваивается программой при нумерации выданных счетов-фактур в хронологическом порядке. Распечатан будет универсальный передаточный документ. На рисунке 1.12.12 представлен вид договора "С покупателем".

Рис. 1.12.12. Фрагмент формы окна договора с покупателем справочника "Контрагенты"

Если вид договора "С поставщиком", настройки печати такие-же (рис. 1.12.13).

Рис. 1.12.13. Фрагмент формы окна договора с поставщиком справочника "Контрагенты"

Если в настройках оставить реквизит "УПД", то при проведении документа "Поступление (акт, накладная, УПД)" регистрируется УПД (полученный счет-фактура в форме УПД). Если выбрать реквизит "Акт (накладная) и счет-фактура", то отдельно указывается номер первичного документа, и отдельно номер счета-фактуры в подвале документа поступления.
Договор с покупателем может иметь особенности, связанные с характером деятельности организации по этому договору, влияющие на порядок регистрации счетов-фактур на авансы. В этом случае, для каждого договора можно указать индивидуальный порядок формирования счетов-фактур на авансы. Для этого в договоре с покупателем есть реквизит "Порядок регистрации счетов-фактур" и выбрать порядок регистрации счетов-фактур на авансы по договору (рис. 1.12.14).

Рис. 1.12.14. Фрагмент формы окна договора с покупателем справочника "Контрагенты"

В программе счета учета расчетов с контрагентами для автоматического заполнения документов устанавливаются в списке "Счета учета расчетов с контрагентами". На предыдущем рисунке видна данная ссылка. В этом списке определяются счета бухгалтерского учета. Они определяются для расчетов с поставщиками, покупателями и комитентами. Записи списка "Счета учета расчетов с контрагентами" определяют счета бухгалтерского учета для расчетов по авансам (выданным и полученным), по таре, по претензиям. Если в план счетов пользователем введены собственные счета учета расчетов с контрагентами, то их можно добавить в список "Счета учета расчетов с контрагентами" и они будут автоматически подставляться в документы программы. Если в записях списка "Счета учета расчетов с контрагентами" значение поля "Организации" не определено, тогда установленные правила учета будут распространяться на все организации.

Упражнение №1.12.1._______________________________________________________________________
Справочник "Контрагенты". Введите следующие группы:

Поставщики;
Покупатели;
Прочие.

(меню "Панель разделов/Справочники/Панель навигации/Покупки и продажи/Контрагенты")

Хочется обратить внимание на тот момент, что все контрагенты в методическом пособии условны.
Это означает, что всех контрагентов заносим вручную, функцию "Заполнить по ИНН" не применяем. Отработаем каждую группу, т. е. занесем туда контрагентов.
Для этого, остановитесь на нужной группе и кликните по ней дважды. Воспользуйтесь клавишей "Ins" и введите в группы следующие элементы (таб. 1.12.1).

Таблица 1.12.1. Контрагенты ООО "ИНКОМ ПЛЮС"

Поставщики
Наименование	ИНН/КПП	Расчетный счет
Завод "АВТОСВЕТ" ООО	7715548581/771501001	40702810638120106169 в ПАО "Сбербанк", БИК 044525225
ООО "ЦИН"	7708137213/770701001	40702810438050100396 в ПАО "Сбербанк России". БИК 044525225.
ООО "Тройка"	7723538700/772301001	40702810900020105846 в ПАО "Сбербанк России". БИК 044525225.
Покупатели
Наименование	ИНН/КПП	Расчетный счет
ООО "Торговый дом" 129343, Москва, Сибиряковская ул., д. 5	7729711069/772901001	40702810040260032930, ПАО "Сбербанк России" г. Москва. БИК 044525225
ООО "Гермес" 125565, Москва, Конаковский пр., д. 7.	7704013640/770401001	40702810340020002321, ПАО "Сбербанк России" г. Москва. БИК 044525225
ООО "АГАВА" 127051, Москва, Б. Сухаревский пер., л.20, стр.1	7713218588/771301001	40702810638120106169, ПАО "Сбербанк России" г. Москва. БИК 044525225
Прочие
Наименование	ИНН/КПП	Расчетный счет
Таможня		Оставим незаполненными для целей примера
Малышев Дмитрий Васильевич		Оставим незаполненными для целей примера
Гостиница "Россия"		Оставим незаполненным для целей примера

_______________________________________________________________________________________
Если бухгалтеру требуется переместить контрагента из одной группы в другую (ошибочно занес не в ту папку), то такая операция возможна. Встаньте на тот элемент, который следует переместить, нажмите правую клавишу мыши/Переместить в группу. После чего, указываете новую группу. Это один из способов перемещения. Второй способ – открыть карточку контрагента и в форме указать новую группу (см. реквизит "Группа"). Такую реструктуризацию можно делать во всех справочниках, которые имеют многоуровневую структуру.

Упражнение № 1.12.2.______________________________________________________________________
Самостоятельно переместите любого контрагента из одной папки в другую папку.
_______________________________________________________________________________________
Упражнение № 1.12.3.______________________________________________________________________
Поиск контрагента. Попробуйте найти контрагента ООО "Гермес" по первым буквам.

При включенном режиме "Иерархический просмотр" возможен ввод новых элементов. Нужно будет указать только группу.

_______________________________________________________________________________________

Для любой формы списка справочников для удобства введены функции печати списков. Например, в справочнике "Контрагенты/Еще/Вывести список".

В программе для отправки письма контрагенту можно подготовить конверт с заполненными реквизитами отправителя и получателя. При желании на конверте можно напечатать логотип организации – для этого нужно установить соответствующий флаг. Загрузить логотип можно в карточке организации в сворачиваемой группе "Логотип и печать". Распечатать конверт можно в форматах С4, С5 и DL/E65 ("европейский" формат). Сделать это можно из справочника "Контрагенты", применив кнопку "Конверт" (рис. 1.12.15).

Рис. 1.12.15. Фрагмент формы окна справочника "Контрагенты"

Доступ к команде "Конверт" также осуществляется по кнопке "Печать" из документов вида "Реализация (акт, накладная, УПД)", "Поступление (акт, накладная, УПД)". При печати пользователю следует в принтер положить чистый конверт, распечатать информацию, наклеить марку.

Часто задаваемые вопросы

Другие сайты фирмы "1С"