Справочник "Графики работы" содержит перечень всех графиков работы организации, назначаемых сотрудникам кадровыми приказами, и предназначен для целей учета времени. Справочник вызывается в разделе "Настройка / Графики работы сотрудников".

Графики работы

Общие графики работы сотрудников настраиваются в справочнике "Графики работы".

Внешний вид графика представляет собой таблицу, в которой помесячно отмечены объемы рабочего времени по конкретным дням либо сменам на выбранный год, нерабочие (выходные и праздничные) дни и общее количество рабочих дней и часов в месяцах. Стандартный пятидневный график работы при 40-часовой неделе, как правило, заполняется автоматически при работе помощника начальной настройки программы.

При добавлении нового графика указывается:

• Понятное и корректное наименование графика;
• Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные;
• Заполняются параметры нового графика по команде "Изменить свойства графика".

Если в программе используется один производственный календарь, то он автоматически применяется при заполнении графиков. Если же в программе используется несколько производственных календарей, то в свойствах графика необходимо будет выбрать производственный календарь.

Рассмотрим настройку свойств графиков для разных ситуаций.

Графики работы по дням недели

Пятидневные, шестидневные и подобные им графики относятся к графикам со способом заполнения по дням недели. В этом случае можно четко связать рабочее время с конкретным днем недели и запланировать количество часов работы в этот день.

Учитывать праздничные дни. Флажок по умолчанию установлен. При указании этого флажка рабочие часы в праздничные дни по производственному календарю проставляться не будут, т.е. они будут учтены как выходные. Для способов по дням недели установка такого флажка – часто используемый вариант.

Суммированный учет рабочего времени. Бывают ситуации, когда по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Как правило, это случается при сменных графиках. В этих случаях может использоваться введение суммированного учета рабочего времени. Флаг "Суммированный учет рабочего времени" означает, что длительность рабочей недели может быть не равна количеству дней, указанному в графике, а также, что оплата среднего заработка для командировок и в других аналогичных случаях будет осуществляться в часах, а не в днях. Для способов по дням недели такой флаг устанавливается нечасто.

По умолчанию предполагается, что в графике работы будет запланировано явочное время. Однако если в конфигурации в соответствии с настройками расчета зарплаты ведется учет ночных, вечерних часов, используются перерывы для кормления детей или несколько видов планового времени, то возможно отметить флажками несколько видов рабочего времени для графика.

Обратите внимание: рабочее время в графике складывается (а не указывается в том числе). Например, если человек работает 8 часов, из низ 2 часа приходится на ночное время, то график заполняется так: Я = 6, Н = 2.

Длительность рабочей недели отсчитывается в таких графиках автоматически и вручную  не изменяется, дата отсчета не используется.

Завершение настроек подтверждается командой "Готово!"

Дополнительное задание №4_________________________________

В разделе "Настройка" откроем справочник "Графики работы сотрудников".

1. Настроим график "Пятидневка 36ч.": укажем заполнение на 2016г. и перейдем к настройке свойств графика:

Укажем следующие свойства:

По команде "Готово!" заполним новый график. График следует записать и закрыть.

2*. Создадим новый пятидневный график работы для региона со своим производственным календарем.

Добавим новый график, укажем его наименование "Пятидневный график для региона – 40ч.". По команде "Изменить свойства" укажем производственный календарь "Региональный", проверим остальные свойства графика.

По команде "Готово!" заполним новый график. График следует записать и закрыть.

_________________________________

Следует учесть, что график – это норма часов за месяц, которая будет использоваться для расчета оклада и другой оплаты, поэтому составление графиков должно быть всегда согласовано с расчетной группой. В текущей версии программы при настройке прав доступа с использованием типовых профилей доступа следует помнить, что графики работы доступны для изменения только под правами расчетчика.

Обратите внимание, что в графиках работы рассчитывается и отображается среднемесячное число дней и число часов, которые используются как показатели при расчете начислений по заработной плате.

Неполное рабочее время

Настройка неполного рабочего времени доступна только в том случае, если в настройках кадрового учета программы установлен флаг "Используется работа по неполной ставке". Данная настройка позволяет вести учет неполного рабочего времени, в том числе для совместителей.

Сокращенная продолжительность рабочего времени - это уменьшенная продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной, которую отдельным категориям сотрудников гарантирует закон (в зависимости от характера выполняемого ими труда). Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше нормальной, установленная по соглашению сторон и оплачиваемая пропорционально отработанному времени.

Графики сокращенного и неполного рабочего времени также составляются в справочнике "Графики работы". Отличия настроек для сокращенного и неполного времени:

• Сокращенное время – выплачивается полный размер оклада, нет льготных кодов в стаже ПФР (например, 35-часовой график для инвалидов)
• Неполное время – как правило, выплачивается оклад пропорционально отработанному времени (совместители), при этом норма рассчитывается по другому (полному) графику.

При этом необходимо выбрать вариант неполного времени: неполный рабочий день  либо сокращенная рабочая неделя. Далее нужно также составить собственное расписание работы каждого "неполного" графика.

Важно!_________________________________

Настройка режима неполного рабочего времени (норма берется по другому графику) также влияет на расчет оплаты по больничному листу с 2011 года. Если начисление сотруднику рассчитывается в размере МРОТ (при маленьком размере фактического среднедневного заработка), и сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени, то в соответствии с действующим законодательством МРОТ корректируется на коэффициент неполного рабочего времени по графику.

_________________________________

Практикум №59_________________________________

Создадим несколько графиков уменьшенной продолжительности на 2016 год:

1. Сокращенное рабочее время = 35 ч. в неделю (в нашем учебном примере этот график может использоваться для инвалидов)

2. График неполного рабочего времени – 20 часов в неделю. В учебной базе мы будем использовать этот график для совместителей, работающих на 0,5 ставки. Норма определяется по пятидневному графику:

3. Составим график с перерывами для кормления для молодой мамы (0,75 ст.): она работает в режиме неполного рабочего времени по 3 часа в день и 3 часа ей предоставляются в качестве перерывов.

_________________________________

Сменные графики работы

Сменная работа - это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Для составления графика сменной работы в программе используются способ заполнения по циклам производственной длины.

• При добавлении нового графика указывается:
• Понятное и корректное наименование графика
• Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.
• Заполняются свойства нового графика по команде "Изменить свойства графика". Способ заполнения графика выбирается по циклам производственной длины.
• Также в таких графиках часто используется режим суммированного учета. Если организация действует непрерывно, и работа осуществляется и в праздничные, флажок "При заполнении учитывать праздничные дни" снимается.

В расписании работы сменных графиков указывается смен: рабочие и нерабочие смены с того дня, который указан, как дата отсчета. Для рабочей смены указывается порядковый номер дня, на который она выпадает, и количество часов в смене. Для нерабочей смены указывается только номер дня.

Дата отсчета - это дата, с которой начинается цикл графика. Таким образом, первый день, указанный в расписании работы как день № 1, будет совпадать с этой датой.

Важно!_________________________________

Желательно дату начала графика указывать либо 01.01 года, в котором график вводится, либо дату прошлого года, чтобы при необходимости можно было получить среднее за год количество часов в месяце по этому графику.

_________________________________

Длительность рабочей недели – это норма по производственному календарю, на который следует ориентироваться, составляя графики суммированного учета. По умолчанию количество часов равно 40, и может быть изменено вручную.

Важно!_________________________________

Поскольку в организации одни работники приступают к работе в первую смену, а другие в это время отдыхают, сменные графики необходимо создавать для каждой группы таких работников отдельно (так называемые "четные и нечетные" графики).

_________________________________

Таким образом, еще на этапе планирования количества штатных единиц, нужно определить, сколько нам потребуется графиков, для соблюдения непрерывного цикла смен. Например, для графика "Сменный 2/2" со сменой 12ч. потребуется создать два элемента справочника "Графики работы" с разным циклом смен.

Практикум №60_________________________________

1. Создадим сменный график "Сменный 2/2_А", настроим вручную и заполним их на 2016 год. Ведется суммированный учет рабочего времени, организована работа в праздники.

Используем смены по 12 часов, дата отсчета 01.01.16

2. Создадим сменный график "Сменный 2/2_Б", он будет отличаться от первого графика только изменением цикла смен в расписании работы.

_________________________________

Если работа осуществляется в ночное и/или вечернее время, это также можно запланировать в сменном графике работы (как рассказывалось выше).

Особенности учета ночного/вечернего времени в сменных графиках

Следует учесть, что иногда смена может приходиться на разные календарные сутки. В этом случае необходимо решить, как вносить эту информацию в расписание работы.

Способ № 1. Все часы работы вносятся в один день (одну смену).

Способ № 2. Рабочие часы проставляются по факту в каждый день. Если смена приходится на двое календарных суток, то заполняются два номера дня. Например, работа в смену 24 часа с 8 до 8 утра может заполняться так:

Практикум №61_________________________________

Составим график 24 часа в сутки по способу № 2, для учебного примера достаточно одного графика (при таком цикле смен, как правило, будет четыре графика)

_________________________________

Важно!_________________________________

После настройки любого (!) графика нужно обязательно ежегодно проводить заполнение его календаря по кнопке "Заполнить". При изменениях в производственном календаре, в том числе при ежегодном его заполнении, графики также необходимо перезаполнить.

_________________________________

Виды рабочего времени

Виды времени, выбираемые в графике работы, заполняются в справочнике "Виды рабочего времени". Справочник доступен в разделе "Настройка" (блок См. также).

Справочник "Виды рабочего времени" представляет собой перечень (классификатор) видов использования рабочего времени (причин явок и неявок) с регламентированными обозначениями (в соответствии с требованиями к ведению табелей учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13). Некоторые виды времени будут доступны в этом справочнике только при соответствующих настройках программы (например, ночные часы, вечерние часы и т.п.).

Пользователь может добавлять собственные виды рабочего времени и планировать несколько видов времени в графике одновременно.

Целесообразно выполнять такое добавление новых видов времени в том случае, если в настройке расчета зарплаты в программе установлен флаг "Несколько видов времени в графике работы".

Если вид времени не используется, устанавливается соответствующий флаг.