В рамках учебной базы мы рассмотрим несколько способов создания физических лиц и сотрудников. Пользователю необходимо использовать тот способ, который позволит ему работать в удобном для него режиме и при этом не задваивать физических лиц.

Способ № 1. Последовательное создание цепочки: Физическое лицо – Сотрудник – Документ. В этом случае сначала добавляется физическое лицо и вводится минимальный набор основных данных. Затем по команде "Работа / Новое место работы" создается сотрудник.

После чего оформляется прием на работу (и/или договор ГПХ).

Такой способ потребует перехода по разным пунктам меню, поиска затем личных данных и их дозаполнения, а также концентрации внимания. Он более подойдет в том случае, если сотрудник уже есть и работает в организации, физическое лицо создавать не нужно, а нужно оформить новый трудовой договор.

Способ № 2. Создание нового сотрудника в справочнике "Сотрудники", новое физическое лицо будет добавлено автоматически (при наличии физического лица выдается соответствующее сообщение).

Всю основную информацию по сотруднику можно будет указать сразу. Затем также оформляется прием на работу (и/или договор ГПХ).

При любом из указанных способов крайне желательно сразу указывать основные личные данные: дату рождения, пол, ИНН, страховой номер в ПФР (СНИЛС) для проверки дублирования физических лиц – физическое лицо, уже имеющее такой номер, не может быть добавлено в базу.

Практикум №68_________________________________

Воспользуемся способом №2, рассмотренным выше, для добавления новых сотрудников.

Для этого откроем в разделе "Кадры" справочник "Сотрудники" и нажмем команду "Создать":

1. Первый сотрудник – Давыдов Денис Васильевич, принимаемый в ООО "Авангард". Укажем Фамилию, имя и отчество через пробел. Кроме того, заполним основную информацию:

Дата рождения: 09.04.1975, Пол – мужской, ИНН 501409196929,

СНИЛС 022-016-550 84

Запишем сотрудника по кнопке сохранения  и нажмем команду "Принять на работу".

Сотрудник принимается на работу в отдел "Администрация" на позицию "Директор" с 01.01.2016 на основное место работы на полную ставку.

Условия работы в документе заполнены по штатному расписанию (график Пятидневка, оклад 40 000 руб.).

На закладке "Трудовой договор" можно уточнить условия договора, дату и номер вручную (№ 01 от 01.01.2016)

Проведем документ. Сотрудник принят на работу. При этом в программе создано физическое лицо, сотрудник и приказ о приеме на работу.

2. Повторим данные действия для приема другого сотрудника. Следующий сотрудник: Азарова Анна Александровна, основная информация: дата рождения 13.12.1983, пол - женский, номера ИНН 772620227070 и СНИЛС 322-620-227 19

Запишем сотрудника по кнопке сохранения  и нажмем команду "Принять на работу"

Сотрудница принимается на работу в отдел электротехники на позицию "Инженер" с 01.01.2016 на основное место работы на полную ставку.

Условия работы в документе заполнены по штатному расписанию (график Пятидневка, оплата по окладу 25 000 руб. + надбавка за сложность, напряженность 10%)

Номер трудового договора № 02 от 01.01.2016. Проведем документ.В программе создано физическое лицо, сотрудник и приказ о приеме на работу.

3. Добавим еще одного сотрудника – Тучков Федор Федорович

При его создании будет получено сообщение о том, что такой человек уже есть в справочнике "Физические лица"

Т.к. это тот, кто нужен для нашего задания, нажмем команду "Да, это тот, кто мне нужен (по команде "Нет, это другой человек" будет создано новое физическое лицо, как в предыдущем примере).

Запишем физическое лицо и оформим прием на работу инженером в отдел радиооборудования с 01.01.2016

Условия работы и оплаты заполняются по штатному расписанию (график Сменный 2/2_А, оплата по окладу по часам 25 000 руб.)

Трудовой договор № 03 от 01.01.2016. Проведем документ: создан новый сотрудник и приказ о приеме на работу, физическое лицо не создавалось, а использовалось уже имеющееся в списке.

_________________________________

Особенности приема на работу совместителей

Если сотрудник является внутренним совместителем или внешним совместителем в другой организации данной информационной базы, то в программе в обязательном порядке создается отдельный сотрудник к тому же (!) физическому лицу, а также оформляется отдельный прием на работу.

Совместители, как правило, принимаются на работу на неполную ставку. Напомним, что такая возможность должна быть включена в настройках кадрового учета программы. Рассмотрим возможные варианты оформления условий трудового договора на неполную ставку на конкретных примерах.

Практикум №69_________________________________

Пример 1. Способ, который целесообразно использовать, если у сотрудника каждый день одинаковое количество рабочих часов.

С Тучковым Федором Федоровичем решено заключить трудовой договор на внутреннее совместительство (в отличие от совмещения, которое оформляется как надбавка к действующему договору, совместительство требует заключения отдельного трудового договора с сотрудником). Поскольку это отдельный трудовой договор – создается отдельный сотрудник.

Воспользуемся способом № 1 для создания сотрудника.

Откроем справочник "Физические лица", откроем карточку Тучкова Ф.Ф.

Перейдем по ссылке "Работа" и нажмем команду "Новое место работы".

Будет создан новый сотрудник ООО "Авангард" к имеющемуся физическому лицу.

Уточним представление сотрудника в списке, добавив (вн.совм.) к наименованию.

Запишем сведения о сотруднике и оформим приказ о приеме на работу в производственную группу на позицию начальника отдела.

Данные по штатному расписанию на одну ставку следующие:

График – Пятидневка

Оплата по окладу 30 000 руб.+надбавка за руководство 10%.

В приеме на работу изменим только количество ставок = 0,5 и при необходимости график.

Начислять сотруднику зарплату предполагается за отработанные дни (а не за часы, как в примере далее), поскольку он будет работать равномерно – каждый день одинаковое количество часов. Тогда на закладке "Оплата труда" условия остаются прежними (при этом ФОТ пересчитан на 0,5 ставки).

Расчет же будет производиться следующим образом:

1) Формула расчета начисления "Оплата по окладу" равна <Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней> (расчет производится в днях с учетом доли неполной ставки)

2) Размер оклада 30 000 руб., доля ставки 0,5, время в днях по пятидневному графику в январе 2016г. равна 15 дней.

Получается: 30 000 * 0,5 /15 * 15 = 15 000 руб.

Трудовой договор № 04 от 01.01.2016.

Документ следует провести и закрыть.

_________________________________

 В этом случае обратите внимание на следующие моменты:

1)      в уже существующих и заполненных базах после обновления на новые релизы формула расчета оклада не меняется. При необходимости можно создать новое начисление с использованием в его формуле нового показателя расчета зарплаты "Доля неполного рабочего времени", по аналогии с формулой во вновь созданной базе;

2)      график "Пятидневка" отразится и в табеле учета рабочего времени в полном объеме, если табель будет распечатан из программы, возможно, следует в таком случае создать отдельный график работы;

3)      если отдельный график не создавать, отсутствие доли неполного рабочего времени в графике может привести к некорректному расчету больничного листа совместителям (тогда долю рабочего времени нужно корректировать в документе "Больничный лист" вручную).

Практикум №70_________________________________

Пример 2. Если сотрудник будет работать по графику неравномерно, т.е. если в разные дни у него будет различаться количество рабочих часов, то необходимо оплачивать отработанные часы. В нашем учебном примере этому сотруднику мы будем корректировать количество рабочих часов в табеле в дальнейшем. При этом программа будет оплачивать четко за отработанные часы, и в месяцах, где есть предпразничные дни, оплата не всегда будет составлять четкую половину от оклада.

Оформим сотрудника Давыдова Д.В. Он  принимается на работу в ООО "Трейд" в качестве директора как внешний совместитель.

Откроем справочник "Физические лица", откроем карточку Давыдова Д.В.

Перейдем по ссылке "Работа" и нажмем команду "Новое место работы". Создадим таким образом нового сотрудника для организации ООО "Трейд".

Запишем сотрудника. Добавим уточнение к наименованию (совм.). Оформим прием на работу на позицию директора в администрации.

На закладке "Оплата труда" изменяем вид расчета на оплату по окладу по часам

Трудовой договор № 01 от 01.01.2016.

Документ следует провести и закрыть.

Расчет будет производиться следующим образом:

1) Формула начисления "Оплата по окладу (по часам)" равна <Оклад * ОтработаноЧасовВПределахНормыВремени / НормаЧасов>.Обратите внимание: учет времени при расчете ведется в часах.

2) Оклад указан на полную ставку = 40 000 руб., норма часов в указанном сотруднику графике будет определяться по пятидневному графику, т.е. также на полную ставку (см. настройки графика работы).

Например, в январе 2016г. она составит 120 ч.

3) Отработанное время в целом за месяц будет браться по графику (если иное не введено табелем).

Например, в январе 2016г. фактически отработанное время = 60ч.

Получаем расчет: 40 000 / 120 * 60 = 20 000 руб.

_________________________________

Документ "Прием на работу" также можно создать следующими способами:

• Из карточки сотрудника по ссылке-переходу "Кадровые документы";

• Из формы списка сотрудников, выбрав курсором сотрудника;

• Из раздела "Кадры" – "Все кадровые документы" либо "Приемы на работу, переводы, увольнения";

• Из раздела "Главное" – "Все кадровые документы" либо "Приемы на работу, переводы, увольнения".

• Из раздела "Главное" с использованием помощника "работа с кадрами".