Сотрудник – это лицо, заключившее с организацией один конкретный договор. Поскольку с одним и тем же человеком может заключаться несколько договоров, то на каждый трудовой договор в программе создается отдельный сотрудник.

При этом личные данные человека для каждого договора одинаковы, и программе они вносятся один раз – в справочник "Физические лица".

Таким образом, получается, что физическое лицо – это человек, а сотрудник - это договор с данным человеком. Примеров, когда к одному физическому лицу создается несколько сотрудников, может быть много. В таблице ниже приведены некоторые из них.
 

Важно!

Дублирования физических лиц, если с одним и тем же человеком заключаются разные договоры, допускать нельзя. Это приводит к неверному расчету налогов и взносов, и соответственно к неверно сформированной отчетности.

Помимо трудовых договоров, с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ). В программе такие договоры могут быть оформлены следующим образом:

• Если сотрудник для такого физического лица не зарегистрирован, то вводится сотрудник и далее оформляется договор с ним;
• Если же человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не требуется в обязательном порядке регистрировать нового сотрудника для оформления договора ГПХ – такой договор можно заключить с работающим сотрудником по трудовому договору.

В программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками, т.е. не заключавших трудовые либо подрядные договоры. Информация о таких лицах вносится только в справочник "Физические лица". Это могут быть:

• Акционеры;
• Сторонние физические лица – получатели незарплатных доходов (выигрыши, аренда транспорта и т.п.).

Таким образом, человек как физическое лицо в программу вводится всегда и только один раз. Необходимость ввода сотрудника и особенности заполнения  данного справочника зависят от вида взаимоотношений человека и организации (см. таблицу ниже).
 

Доступ к справочникам "Физические лица" и "Сотрудники" осуществляется в разделе "Кадры".

Обратите внимание, что для расчета заработной платы недостаточно ввести физическое лицо и создать к нему сотрудника: место работы, вид занятости и другие условия оформляются документом "Прием на работу" (при начале работы с программой можно использовать документ "Данные на начало эксплуатации программы"). Для лиц, заключивших договор подряда, оформляются документы: "Договоры (работы, услуги)" либо "Договор авторского заказа".