Подтвержденное намерение покупателя приобрести продукцию (товар, услугу, работу) фиксируется в программе с помощью документа "Заказ покупателя". Документ может быть введен на основании документа "Событие", непосредственно из карточки покупателя (кнопка "Создать на основании"), или просто в списке документов "Заказ покупателя". Список документов "Заказ покупателя" доступен по ссылке "Заказы покупателей" на панели навигации раздела "Продажи".

"Заказ покупателя" - ключевой документ программы. Все "крутится" вокруг заказа, и заказ является отправной точкой для выполнения дальнейших действий по реализации потребности покупателя.

Рассмотрим подробнее реквизиты этого документа.
 

Рис. 70. Заказ покупателя

 

Рис. 71. Заказ покупателя, вкладка "Дополнительно"

"Номер" присваивается программой автоматически, его вводить не нужно. Программа ведет свою нумерацию документов по каждой из фирм, составляющих нашу компанию.

"Операция". Для заказов на поставку продукции (товаров, работ, услуг) необходимо указать "Заказ на продажу". Другой вариант - "Заказ на переработку", выбирается при проведении операций по переработке давальческого сырья. (Отметим, что вариант "Заказ на переработку" доступен только тогда, когда в настройках параметров учета по разделу "Производство" установлен флажок "Переработка давальческого сырья).

"Состояние". Состояние заказа может принимать одно из тех значений, которые определены пользователем в списке "Состояния заказов покупателей". Список доступен в разделе "Продажи" на панели навигации в группе "См. также", а также его можно открыть в форме выбора значения по кнопке "Показать все". Обычно состояние заказа меняется по ходу его выполнения – сначала это просто заявка, оформленная отделом продаж, затем после некоторой предварительной обработки заказ уходит на исполнение, а после выполнения он считается закрытым. Еще раз подчеркнем, что цепочка состояний заказа может быть индивидуальна для конкретной фирмы, и потому в программе она гибко настраивается в списке "Состояния заказов покупателей". Для нашей компании определим три состояния заказа: "Расчет", "В работе", "Завершен".

"Контрагент" и "Договор". Необходимо указать покупателя и договор, в рамках которого планируется отгрузка. Ниже указывается плановая "Отгрузка" по заказу.

"Склад (резерв)". Для выполнения операции резервирования необходимо указать склад, на котором резервируются товары (продукция) под данный заказ. Для проведения собственно резервирования товаров (продукции) следует также указать количество резервируемого товара в табличной части документа на вкладке "Товары, услуги", либо ввести отдельный документ "Резервирование запасов" на основании данного заказа. Резервирование запасов по заказу покупателя не является обязательным с точки зрения работы программы и выполняется по желанию пользователя.

"Проект". Реквизит доступен, если в настройках программы (по ссылке "Еще больше возможностей", далее "Продажи") установлен флаг "Проекты". Эта возможность позволяет объединять заказы покупателей в проекты, вне зависимости от договоров. Если заказ не относится ни к одному из проектов, то реквизит "Проект" следует оставить незаполненным.

Цены и валюта. Проверить или ввести эти параметры можно нажатием гиперссылки, которая расположена справа над табличной частью – см. Рис. 72.

 

Рис. 72. Цены, скидки и валюта в документе "Заказ покупателя"

Табличная часть документа (вкладка "Товары, услуги") содержит информацию о составе заказа. Заполнять табличную часть удобнее всего в режиме подбора (кнопка "Подбор" расположена непосредственно над табличной частью). Цены, суммы и суммы НДС в заказе рассчитываются исходя из условий, которые указаны непосредственно в данном заказе (см. предыдущий абзац). В графе "Резерв" указывается количество товара, которое нужно зарезервировать под данный заказ. Если не указано ничего, то товар не резервируется. В реквизите "Спецификация" табличной части указывается, по какой спецификации будет выполняться производство продукции, которую хочет приобрести покупатель.
Сформированный заказ покупателя при необходимости можно распечатать, нажав на кнопку "Печать" в верхней части документа.

После проведения документа "Заказ покупателя" в программе происходят следующие изменения:

Иногда возникают ситуации, когда покупатель, едва оформив заказ, вдруг передумал и отказался делать покупку. При возникновении такого случая достаточно установить в заказе состояние "Завершен", а затем на вкладке "Завершение заказа" установить "Отменен" и в поле "Причина отмены" выбрать причину. Присутствие несостоявшегося заказа в списке не будет мешать в работе, поскольку заказы с установленным состоянием "Завершен" не отражаются в отчетах, не видны в рабочем календаре и не являются основанием для выполнения дальнейших действий (производства, закупки, выполнения работ). А вот история работы с клиентом сохранится объективно.

 
Непосредственно в заказе покупателя можно запланировать поступление платежа от покупателя, и выставить счет. Для планирования платежа необходимо заполнить данные на вкладке "Платежный календарь" (Рис. 73). А выставление счета производится через кнопку "Печать" в верхней части документа.

 

Рис. 73. Планирование оплаты по заказу покупателя

К вопросу планирования платежей покупателей мы еще вернемся.