Покупатели бывают разные. Один готов сразу приобрести заинтересовавшую его продукцию, другому – требуется время на раздумье, а третий – и вовсе желает видеть подробное предложение со всеми необходимыми расчетами и только после этого готов раздумывать. Все эти ситуации можно учитывать и контролировать в программе УНФ.
Итак, ситуация номер один. Потенциальный покупатель проявил интерес к продукции (позвонил, написал, пришел в офис, подошел на выставке – не важно), сотрудник отдела продаж дал ему необходимую предварительную информацию, после чего покупатель попросил выслать цены и описание продукции в письменном виде, что сотрудник отдела продаж пообещал сделать в течение двух рабочих дней.
Состоявшийся разговор с потенциальным покупателем зарегистрирован с помощью документа "Событие" (Рис. 62).
Рис. 62. Зарегистрировано событие
Теперь необходимо запланировать следующий контакт с клиентом. На основании созданного документа "Событие", вводим новый документ "Событие" со статусом "Запланировано" и указываем в нем дату и время, не позднее которого нужно предоставить клиенту письменную информацию (очевидно, что это делает сотрудник отдела продаж, который принял обращение клиента.). Планируемое событие показано на Рис. 63.
Рис. 63. Планирование события по клиенту
В реквизите "Ответственный" сотрудник отдела продаж указывает себя, поскольку он сам будет выполнять запланированное действие. В реквизитах "Начало:" и "Окончание:" указывается плановый срок выполнения. В нашем примере значение графы "Окончание:" по сути определяет срок (дату и время), не позднее которого должно быть выслано коммерческое предложение клиенту. В реквизит "Тема" кратко записывается суть планируемого события. А более подробную информацию можно посмотреть, открыв документ-основание, который зафиксирован в реквизите "Основание".
Регистрировать планируемые события по клиентам нужно обязательно, так как это дает следующие возможности:
- Ответственному сотруднику – возможность не забыть сделать обещанное, поскольку такие планы не только отражаются в списке событий, но также и включаются в "Календарь" (Рис. 64).
Рис. 64. Календарь сотрудника
- Руководителю – возможность контролировать, исполняет ли компания в срок свои обещания потенциальным клиентам. Такой контроль можно выполнить следующим образом: открыть список событий, сделать отбор в списке по статусу "Запланировано", далее – отбор за период (ссылка "Период" рядом с кнопкой "Еще"), в котором выбрать значение "Сегодня". (Рис. 65). Оставшиеся в списке документы "Событие" и есть просроченные обязательства. Действительно, ведь все документы с датой окончания события ранее сегодняшней должны иметь статус "Завершено". Кстати, руководитель может также воспользоваться и "Календарем сотрудника календарем". Ведь в нем можно видеть не только свои, но и чужие (своих подчиненных) события, выбрав одного или нескольких сотрудников в настройках календаря (кнопка "+ календарь").
Рис. 65. Установка отбора в списке событий
Важно!
После того, как планируемый контакт состоялся, сотрудник меняет статус события с "Запланировано" на "Завершено", а при необходимости – дополняет значение реквизита "Содержание" новой информацией, например: "отправлено коммерческое предложение № 1, клиент его получил". В случае, когда запланированное общение с клиентом не состоялось, статус документа следует изменить на "Отменено" (причину отмены можно указать, например, в реквизите "Содержание").
Ну, а когда вся требуемая информация будет предоставлена заказчику, и он примет положительное решение относительно покупки, будем оформлять документ "Заказ покупателя". Но о нем чуть позже.
Теперь, рассмотрим
ситуацию номер два. Для продолжения работы с потенциальным клиентом, необходимо предоставить ему некую подробную информацию, составление которой весьма трудоемко и может выходить за рамки деятельности отдела продаж. Это может быть подробный план выполнения работ, детальная смета расходов, или даже дизайн-проект. Нередко такие работы выполняются для заказчика бесплатно (в счет будущего договора), но, тем не менее, могут не уступать в своей трудоемкости многим "платным" работам. Поручить составление предложения для потенциального заказчика конкретному сотруднику и отследить выполнение этой задачи можно с помощью документа "Задание на работу". Кроме того, использование документа "Задание на работу" позволяет также автоматически начислить зарплату сотруднику, исполняющему задание, если это предусмотрено его схемой финансовой мотивации. Вопрос начисления зарплаты мы изучим при рассмотрении раздела "Зарплата и персонал".
Итак, задание на работу. Документ "Задание на работу" доступен в разделах "Работы" и "Производство". Однако его также можно ввести, не выходя из раздела "Продажи" на основании документа "Событие". (Рис. 66).
Рис. 66. Ввод задания на работу на основании события
Рассмотрим основные реквизиты документа "Задание на работу" (Рис. 67).
Рис. 67. Задание на работу
"Вид операции" – одно из двух значений: Внешнее, Внутреннее. Внутренними заданиями считаются все, которые выполняются для нужд компании и НЕ оплачиваются непосредственно клиентом (даже если связаны с каким-либо клиентом, договором, заказом). Внешними заданиями считаются задания, связанные с исполнением оформленных заказов клиентов, и подлежащие оплате клиентом по существующим расценкам.
"Подразделение"- структурная единица компании, к которой относится задание.
"Исполнитель" – исполнитель задания.
"Вид работ" - наименование выполняемого вида работ, выбирается из справочника "Номенклатура" из числа номенклатурных позиций, имеющих тип "Вид работ".
"Окончание" – плановый срок выполнения работы.
"Продолжительность" – плановая длительность выполнения работы, рассчитанная на основании времени начала и окончания.
"Описание" - произвольное словесное описание того, что нужно сделать.
Кстати, задания на работу также отражаются в "Календаре" (Рис. 68), что помогает исполнителю задания – не забыть о существовании задания и сроках его выполнения, а руководителю исполнителя – проконтролировать, чем занят его сотрудник. Кроме того, задания на работу отображаются также и на Рабочем столе исполнителя (до тех пор, пока в задании не установлен флажок "Закрыто").
Рис. 68. Отображение заданий на работу в календаре исполнителя
Кто должен регистрировать задание на работу в программе? Скорее всего - тот, кто поручил его выполнение сотруднику. Это может быть руководитель отдела, в который определено задание, или его помощник. Это может быть и сотрудник отдела продаж, по чьей инициативе выполняется работа, если в компании принято взаимодействие между сотрудниками разных отделов напрямую, без участия руководителя.
Кто и как должен регистрировать в системе факт выполнения задания на работу? К этому вопросу мы вернемся при изучении раздела "Зарплата ".
В любом случае, после того, как задание выполнено, сотрудник отдела продаж принимает результат проделанной работы, оформляет и отправляет заказчику. После чего, устанавливает статус "Завершено" в своем планируемом событии об отправке предложения клиенту. Таким образом, цепочка действий и их отражение в программе в ситуации номер два выглядит следующим образом:
Рис. 69. Возможная цепочка действий в предпродажной работе с клиентом и ее отражение с помощью документов программы "1С:Управление нашей фирмой 8"
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.