Документами "Прием на работу" и "Прием на работу списком" регистрируется прием на работу сотрудников организаций, а также необходимость расчета для этих сотрудников основных начислений – оклада, часового тарифа (в зависимости от указанной в документе формы оплаты труда), районных надбавок, надбавок за особые условия работы и других начислений, имеющих протяженность во времени и являющихся долгосрочными (повторяющимися из месяца в месяц).
При заполнении документов следует обратить внимание на следующие особенности.
Нумерация документов "Прием на работу" и "Прием на работу списком" отдельная. Номер и дата документов выводятся в печатную форму приказа о приеме. При вводе документа, датированного 02.04.2016, и указании даты приема 30.03.2016, дата документа будет автоматически изменена на 01.04.2016 (не позже трех дней от даты приема).
Организация, в которую оформляется прием, видна в документе, если в программе ведется учет по нескольким организациям.
На закладке "Главное" заполняются существенные условия трудового договора. При этом:
- Место работы сотрудника в случае ведения штатного расписания выбирается из актуальных подразделений и позиций штатного расписания. Если штатное расписание не ведется, то выбираются должности непосредственно из списка должностей;
- График работы сотрудника заполняется автоматически по штатному расписанию и может быть скорректирован вручную.
- Поле "Количество занимаемых ставок" доступно, если в настройках кадрового учета программы установлен флаг "Используется работа по неполной ставке" (иначе все сотрудники принимаются на одну ставку);
- Дата приема - это дата, с которой в программе отсчитывается стаж сотрудника, начинается расчет заработной платы, возникает право на отпуск и т.п.;
- В документе может быть указан испытательный срок – он указывает при необходимости в месяцах. При этом при вводе испытательного срока более 3х месяцев программа выдает подсказку-предупреждение;
- Вид занятости – основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство. Вид занятости можно будет изменить при кадровом переводе;
- Право на отпуск – заполняется автоматически по позиции штатного расписания и может быть скорректировано вручную по ссылке "Редактировать".
На закладке "Оплата труда" заполняются сведения о постоянных (плановых) начислениях сотрудников. Данные сведения заполняются по позиции штатного расписания и могут быть отредактированы вручную.
Начисления выбираются из списка начислений программы с настройкой способа выполнения "Ежемесячно" либо "В перечисленных месяцах". Плановый ФОТ сотрудника рассчитывается автоматически и при необходимости может быть пересчитан либо отредактирован вручную.
Кроме того, здесь же указывается:
- Способ, по которому сотрудник будет получать аванс (подробнее – см. раздел "Настройка способа получения аванса"). При этом по умолчанию указывается способ "Расчетом за первую половину месяца";
- Порядок пересчета оклада в часовую ставку. Напомним, что в настройке расчета зарплаты в программе указывается общий способ пересчета оклада в часовую ставку. Если же для какого-либо сотрудника этот способ следует изменить, то изменения вносятся непосредственно при приеме на работу.
- Если в настройках расчета зарплаты программы также установлен флаг "Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника", то в документе будет доступна дополнительная табличная часть для ввода коэффициентов и дополнительных тарифных ставок. Напомним, что такую настройку целесообразно использовать с несколькими видами рабочего времени в графике работы (см. раздел по штатному расписанию).
На закладке "Трудовой договор" указываются сведения для заполнения печатных форм трудового договора.
При этом если заключается трудовой договор с иностранцем (т.е. с тем сотрудником, у которого статус застрахованного лица не равен РФ), то появится закладка "Дополнительно", где будет заполняться также информация для печатной формы договора, такая как: разрешение на работу, на проживание, условие получения медицинской помощи.
В нижней части документа указывается ответственное лицо (руководитель), подписавшее документ. По умолчанию выбирается руководитель из перечня ответственных лиц в карточке организации, но при необходимости эти данные можно изменить.
Из формы документа "Прием на работу" можно вывести на печать форму трудового договора и приказа о приеме (Т-1).
Из формы документа "Прием на работу списком" можно вывести на печать форму трудовых договоров на всех сотрудников и приказ о приеме списком (Т-1а).
Дополнительное задание №6
Из раздела "Кадры" / "Приемы, переводы, увольнения" откроем список документов. На текущий момент это будут только приемы на работу. Откроем приказ о приеме на работу Азаровой А.А. и уточним ответственное лицо, подписавшее документ: - директор Д.В. Давыдов.
По команде "Еще – Провести" перепроведем документ и выведем на печать приказ о приеме на работу по форме Т-1.
Таким же образом выведем на печать трудовой договор.
Автоматическая проверка кадровых документов штатному расписанию
В кадровых приказах по движению сотрудников существует возможность выполнить проверку на соответствие приказа штатному расписанию по команде "Проверить".
При установке флажка в настройке программы "Автоматическая проверка на соответствие документов штатному расписанию" данная команда будет недоступна, и при проведении документа проверка будет проводиться автоматически.
Примечательно, что в случае обнаружения ошибок программа не блокирует проведение документа совсем, а выдает сообщение, где пользователю предлагается:
- Посмотреть штатное расписание
- Вернуться к редактированию документа
- Перепроверить
- Провести документ, несмотря на ошибки.
Бронирование позиций
Если в настройках кадрового учета программы указано, что используется бронирование позиций, то в кадровых документах появляется возможность выбора: это документ приема на работу или документ бронирования.
Бронирование – это еще не окончательный прием на работу (зарплату такому сотруднику считать нельзя), а возможность занять позицию штатного расписания и подготовить документы для окончательного приема.
В списке такие документы выделяются жирным шрифтом.
Забронированные позиции отражаются в отчете по штатной расстановке. При этом если в настройке кадрового учета программы указано, что по истечении некоего количества дней требуется выделять брони, то они будут отмечены в данном отчете красным цветом.
Для того чтобы принять сотрудника после бронирования, достаточно переключить кнопку в документе на "Прием на работу". После проведения документа по приему данные кнопки больше отображаться не будут.
Продление договора, контракта
Если с сотрудником заключен срочный трудовой договор, то в последующем его можно продлить. Информация о срочном трудовом договоре вносится на закладке "Трудовой договор" документа "Прием на работу".
Продление договора оформляется специализированным документом. Он не влияет на расчет начислений, но позволяет изменить условия трудового договора, хранящиеся в программе. Документ вызывается в разделе "Кадры / Все кадровые документы" (либо "Главное /Все кадровые документы").
В документе выбирается организация, сотрудник и уточняются условия трудового договора, аналогично тому, как это оформлялось в документе "Прием на работу".
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.