Материальные ценности могут быть приобретены за наличный расчет через подотчетное лицо. В таких случаях руководитель организации принимает решение о необходимости совершения операции по приобретению МПЗ, назначает ответственное лицо за операцию и оформляет решение в виде приказа или распоряжения. На основании приказа руководителя бухгалтер непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия» выписывается расходный кассовый ордер для выдачи необходимой суммы подотчетному лицу. Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению, и на основании документа, подтверждающего личность, выдает сотруднику наличные.

 В компьютерном учете регистрируется совершенная кассовая операция.

Подотчетное лицо, приобретая материальные ценности, производит их оплату в кассу торгового предприятия.

Подотчетное лицо получает материальные ценности и необходимые сопроводительные документы: счет-фактуру, накладную, кассовый чек и т.п.

Товарно-материальные ценности передаются подотчетным лицом на склад предприятия. Кладовщик проверяет количество и качество поступивших МПЗ на соответствие данным счета-фактуры и накладной. На основании фактически полученных МПЗ, и сопроводительных документов выписывается приходный ордер, данные о поступивших материальных ценностях заносятся в карточку складского учета. В бухгалтерии предприятия подотчетным лицом заполняется авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. К отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные затраты: квитанции приходных кассовых ордеров, накладные.

Бухгалтер проверяет правильность оформления этих документов, дооформляет  их и отражает операцию по расчетам подотчетного лица с торговым предприятием.

В результате может быть выявлено недоиспользование или перерасход подотчетной суммы. На остаток недоиспользованной суммы выписывается приходный кассовый ордер, по которому остаток наличных денежных средств сдается в кассу. На сумму перерасхода выписывается расходный кассовый ордер, по которому из кассы подотчетному лицу выплачиваются наличные.

На основании авансового отчета и приходного ордера  бухгалтер отражает приход материальных ценностей от подотчетного лица. При наличии счета-фактуры в компьютерном учете также отражается сумма уплаченного НДС.

 

Информация № 10-3

12.02.2012 водителю-экспедитору транспортного отдела ЗАО ЭПОС Крохину Д.Ю. по расходному кассовому ордеру № 2 от 12.02.2012 из кассы организации выданы под отчет наличные в размере 3000 руб. на приобретение МПЗ в мелкооптовом магазине ГУП «Маяк» и на предприятии ООО «Дубок».

Удостоверение личности работника Крохина Д.Ю.: паспорт гражданина России серия 3817 № 245674, выдан ОВД «Отрадное» г. Москвы 11 сентября 2002 года.

 

Задание № 10-5

Решение

– через Панель разделов → Банк и касса → Касса → Расходные кассовые ордера открыть список документов Расходные кассовые ордера;

– через меню Все действия → Создать (либо щелчком по пиктограмме  на панели инструментов, либо по команде Создать контекстного меню, либо нажатием на клавишу клавиатуры <Insert>) открыть форму ввода документа Расходный кассовый ордер;

– в поле Вид операции выбрать вид операции  Выдача подотчетному лицу.

Документ приобретет форму, соответствующую выбранной операции, после чего следует заполнить реквизиты документа:

– текущую дату исправить на дату выдачи денежных средств из кассы - 12.02.2012;

– значение в реквизите Счет учета оставить установленным по умолчанию – 50.01;

– в реквизите Сумма указать сумму выданных под отчет наличных денежных средств – 3000.00 руб.;

На закладке Реквизиты платежа указать:

– в реквизите Подотчетное лицо - Крохин Дмитрий Юрьевич (выбором из справочника Физические лица);

– в реквизите Статья движения ден.средств - Выдача денежных средств под отчет (выбором из справочника Статьи движения денежных средств).

На закладке Печать отредактировать значение в реквизите Выдать и заполнить реквизиты Основание и Приложение (самостоятельно). Для заполнения поля со сведениями о документе личности эти данные должны быть введены предварительно в справочник Физические лица.

Документ провести и закрыть форму (по кнопке <Провести и закрыть>).

 

Результат

При проведении документа будет сформирована бухгалтерская запись, приведенная на рис. 10-9.

Рис. 10-9. Бухгалтерская запись по операции выдачи денежных средств под отчет

 

Данная запись показывает уменьшение денежных средств в кассе (счет 51) и увеличение дебиторской задолженности на счете 71 по объекту учета Крохин Д.Ю.

Также в стандартных отчетах можно увидеть, как изменилось состояние счета 71.01. Убедитесь, что на конец дня 12.02.2012 дебетовое сальдо на счете 71.01 составляет 3000.00 руб.

 

Информация № 10-4

1.  15.02.2012 Крохиным Д.Ю. в ГУП «Маяк» за наличные приобретены следующие материальные ценности:

Накладная ГУП «Маяк» № 142 от 15.02.2012

№	Наименование	Количество	Цена (с НДС)	Стоимость (с НДС)
1	Шурупы 2 мм	10 кг	9.60	96.00
2	Шурупы 4 мм	20 кг	8.40	168.00
3	Шурупы 6 мм	40 кг	6.00	240.00
4	Шурупы 10 мм	20 кг	6.60	132.00
5	Шурупы 13 мм	50 кг	7.20	360.00
	ИТОГО			996.00

От продавца получен чек ККМ № 101208 на сумму 996.00 руб.

 

2. 15.02.2012 Крохиным Д.Ю. в ООО «Дубок» за наличные приобретены следующие материальные ценности:

Накладная ООО «Дубок» № 518 от 15.02.2012

№	Наименование	Количество	Цена (с НДС)	Стоимость (с НДС)
1	Морилка темная спиртовая	100 л	11.80	1180.00
2	Лак МЛП	100 л	8.00	800.00
	ИТОГО			1980.00

От продавца получен чек ККМ № 2412 на сумму 1980.00 руб.

 

Задание № 10-6

Рис. 10-10. Материалы, приобретенные
подотчетным лицом

 

Решение

При приобретении товарно-материальных ценностей через подотчетное лицо за наличный расчет право на вычет НДС возникает только при наличии счета-фактуры и кассовых чеков с выделенной суммой НДС. Таким образом, организация в рассматриваемом случае не вправе принять к вычету сумму НДС по приобретенным материалам, поскольку счета-фактуры продавцами не выставлены, и сумма НДС в кассовом чеке не выделена отдельной строкой.

Поскольку цены за материалы в накладных, полученных от продавца, указаны с учетом НДС, для автоматического расчета суммы налога необходимо в справочник Типы цен номенклатуры (через Панель разделов → Номенклатура и склад → Справочники и настройки → Типы цен номенклатуры) добавить новый элемент с наименование Покупная (с НДС) и установить для него флажок Цены включают НДС (рис. 10-11).

Рис. 10-11. Тип цен номенклатуры Покупная (с НДС)

 

Информация № 10-5

1. 15.02.2012 приобретенные материалы в полном объеме доставлены на склад материалов, где приняты кладовщиком и оприходованы на склад материалов.

2. 15.02.2012 Крохин Д.Ю. представил в бухгалтерию авансовый отчет № 1, приложив к нему все полученные на предприятии ГУП «Маяк и в ООО «Дубок» документы. Отчет утвержден в сумме 2 976.00 руб.

 

Задание № 10-7

Решение

– через Панель разделов → Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты вывести на экран компьютерную список документов Авансовые отчеты;

– через меню Все действия → Создать (либо щелчком по пиктограмме  на панели инструментов, либо по команде Создать контекстного меню, либо нажатием на клавишу клавиатуры <Insert>) открыть форму ввода документа Авансовый отчет.

В шапке формы документа Авансовый отчет указать:

– дату составления отчета - 15.02.2012;

– склад, на который оприходованы материалы - Склад материалов (выбором из справочника Склады (места хранения));

– отчитывающееся лицо - Крохин Дмитрий Юрьевич (выбором из справочника Физические лица);

– назначение выданного аванса - Приобретение материалов.

На закладке Авансы:

– командой меню Действия →  Добавить открыть для заполнения первую строку табличной части;

– в колонке Документ аванса выбрать из перечня Расходный кассовый ордер а затем в списке Расходные кассовые ордера строку со сведениями о расходном кассовом ордере, которым работнику Крохину Д.Ю. выдано под отчет 3000.00 руб.

– в колонке Израсходовано указать фактически потраченную сумму - 2976.00 руб.

Перейти на закладку Товары.

– по гиперссылке «Сумма включает НДС, в форме документа открыть вспомогательное окно и в реквизите Тип цен выбрать Покупная (с НДС), установить в реквизите Проводки флажок НДС включать в стоимость, после чего закрыть окно по кнопке <ОК>;

– на панели инструментов табличной части щелкнуть по кнопке Подбор, в форме Подбор номенклатуры в документ Авансовый отчет поочередно выбирать поступившие материалы и указывать для каждого наименования количество и цену.

После завершения заполнения табличной части поступившими материалами в соответствующих колонках необходимо указать продавца материалов, реквизиты накладной и пр.

Для материалов, приобретенных в ГУП «Маяк» (первые пять строк) необходимо указать:

– в колонке Поставщик - Маяк ГУП (по кнопке  в реквизите ввода открыть справочник Контрагенты, ввести продавца в группу Юридические лица → Организации, затем выбрать двойным щелчком);

– в колонке Наименование документа - Накладная;

– в колонке Номер документа - 142;

– в колонке Дата документа - 15.02.2012.

Для материалов, приобретенных в ООО «Дубок» (последние две строки) заполнить графы самостоятельно.

Провести документ щелчком по пиктограмме  на панели инструментов.

При правильном выполнении задания на этом этапе закладка Товары должна иметь вид, представленный на рис. 10-12.

Рис. 10-12. Пример заполнения закладки Товары документа Авансовый отчет

 

Результат

При выполнении процедуры проведения программа автоматически сформирует по данным на закладке Товары бухгалтерские записи, приведенные на рис.10-13.

Во всех этих проводках дебетуется счет 10.01, что говорит об увеличении материальных запасов и кредитуется счет 71.01, что свидетельствует об уменьшении дебиторской задолженности подотчетного лица Крохин Д.Ю.

Рис. 10-13. Бухгалтерские записи документа
 Авансовый отчет №1 от 15.02.2012

 

Для анализа результатов выполнения задания №10-7 сформируйте отчет Анализ счета 71.01 за любой период, в который попадает дата 15.02.2012 г., для работника Крохина Д.Ю.

Проверьте совпадение контрольных цифр (рис. 10-14).

Рис. 10-14. Отчет Анализ счета 71.01 за  февраль 2012 года
для работника Крохина Д.Ю.

Как видим из сформированного отчета, по итогам ввода всех операций видим, что имел место дебетовый оборот в корреспонденции со счетом 50 Касса в сумме 3000.00 руб., а также кредитовый оборот на сумму 2976.00  руб. в корреспонденции со счетом 10.01, в результате чего за подотчетным лицом осталась задолженность 24.00 руб.

 

Задание № 10-8

Решение

– по команде меню Касса → Приходный кассовый ордер открыть форму Приходные кассовые ордера, а затем  ввести команду Действие → Добавить, либо после щелчка правой кнопкой мыши выбрать в контекстном меню опцию Добавить, либо щелкнуть по пиктограмме  на панели инструментов, либо нажать на клавишу <Insert>.

– в форме Выбор вида операции документа выбрать Возврат от подотчетного лица;

– текущую дату исправить на дату поступления денежных средств в кассу - 18.02.2012;

– в реквизите Счет учета оставить значение по умолчанию - 50.01;

– в реквизите Сумма ввести вносимую в кассу организации сумму – 24.00;

На закладке Реквизиты платежа:

– в реквизите Подотчетное лицо по кнопке  открыть справочник Физические лица и двойным щелчком выбрать в нем элемент с наименованием Крохин Дмитрий Юрьевич;

– в реквизите Статья движения ден. средств по кнопке  открыть справочник Статьи движения денежных средств и двойным щелчком выбрать в нем элемент с наименованием Прочие поступления денежных средств;

Щелчком по наименованию перейти на закладку Печать.

– в реквизите Принято от указать, что денежные средства принимаются от Крохина Дмитрия Юрьевича;

– в реквизите Основание записать Возврат неиспользованной подотчетной суммы.

После внесения денежных средств в кассу организации провести документ.

 

Результат

Для анализа результатов выполнения задания №10-9 сформируйте отчет Анализ счета 71.01 за период с 01.02.2012 по 18.02.2012 с группировкой данных По дням для работника Крохина Д.Ю. Проверьте совпадение контрольных цифр (рис. 10-15).

 

Рис. 10-15. Отчет Анализ счета 71.01 за период с 01.02.2012 по 18.02.2012 с группировкой данных по датам для сотрудника Крохин Д.Ю.

Назад

Оглавление

Вперед