Штатное расписание – это совокупность позиций, которые могут занимать сотрудники.

Под термином "позиция" понимается элемент справочника "Штатное расписание", заданный как несколько штатных единиц с одинаковыми параметрами, либо выделенная штатная единица с собственными параметрами.  Под "штатной единицей" понимается конкретная должность в конкретном подразделении. Таким образом, термин позиция шире, чем штатная единица, что позволяет применять различные подходы к составлению штатного расписания.

В конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом, 8", редакция 3,  существуют следующие возможности работы с подсистемой штатного расписания. При этом справочники "Подразделения" и "Должности", рассмотренные выше, задействуются в любом случае и должны быть настроены.

Вариант 1. Штатное расписание не ведется. В таком случае при настройке программы в разделе "Кадровый учет / Настройки штатного расписания" не указывается флаг "Использовать штатное расписание".

При приеме на работу сотрудника указывается подразделение и должность из непосредственно справочника "Должности".

Вариант 2. Штатное расписание в программе используется, что указывается в настройках кадрового учета программы. В этом случае в справочниках "Подразделения" и "Должности" появляется возможность указать дату актуальности их действия, а в кадровых документах при приеме на работу сотрудников указывается подразделение и позиция штатного расписания в этом подразделении.

Рассмотрим подробнее вариант с ведением штатного расписания.

Прежде всего, обсудим подходы к схемам составления позиций штатного расписания.

1 подход: позиция = одна должность в структурном подразделении

Пример. В организации необходимо утверждать каждую позицию штатного расписания отдельно, а также отслеживать занятость и возможную замену сотрудников по конкретной позиции (например, на период отпуска). Таким образом, если планируется принять на работу трех бухгалтеров, то в справочнике "Штатное расписание" будут созданы три отдельные позиции с одинаковыми параметрами.

При этом у позиций могут быть указаны уточнения в части графика работы, размера основной оплаты, состава доплат и надбавок, и т.п.

Пример. В организацию планируется принять на работу трех бухгалтеров, однако участки учета у них будут различны, что повлияет на требования к сотрудникам и состав доплат и надбавок по каждой позиции. В справочнике "Штатное расписание" будут созданы три позиции с различными видами надбавок, уточнение описания позволит понять требования по каждой позиции.

Позиции штатного расписания будут составляться так:

Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка

Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка

Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка

2 подход: позиция = несколько штатных единиц.

Такой подход позволит создавать одну позицию штатного расписания для нескольких штатных единиц с равными условиями.

Пример. Если планируется принять на работу трех бухгалтеров, то для позиции штатного расписания "Бухгалтер" в конкретном подразделении указывается количество единиц. При этом отличия в оплате можно задавать, как минимальный и максимальный размер тарифной ставки и/или надбавок.

Позиция штатного расписания будет указана так:

Бухгалтерия / Бухгалтер / 3 ставки

3 подход: комбинированный.

Пример. В организацию планируется принять трех бухгалтеров, при этом на одну из позиций будет предусмотрен прием внешнего совместителя-консультанта, и за этой позицией предполагается особый контроль. В штатном расписании можно создать две позиции: для позиции "Бухгалтер" в подразделении без особых условий оплаты указывается количество единиц = 2, и отдельная позиция для совместителя с уточнением графика и  основного начисления.

Позиции штатного расписания будут составляться так:

• Бухгалтерия / Бухгалтер / 2 ставки
• Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка – особые условия

Помимо определения схемы составления позиций штатного расписания, следует подумать также о том, каким способом организации будет удобно вести их учет: с утверждением и сохранением истории изменения оплаты по позиции либо без утверждения штатного расписания отдельным приказом. Все эти особенности следует отразить в настройках кадрового учета программы.

В нашей учебной базе мы изучим оба варианта ведения штатного расписания. Настройка "Использовать штатное расписание" включена при работе Стартового помощника.

Справочник "Штатное расписание" (после включения настройки) доступен в разделе "Кадры".