Документ "Заказ поставщику" (Рис. 127 и Рис. 128) внешне очень похож на документ "Заказ покупателя". Доступ к списку документов "Заказ поставщику" осуществляется в разделе "Закупки" по ссылке "Заказы поставщикам" группы "Закупки" на панели навигации.

Рис. 127. Заказ поставщику

Рис. 128. Заказ поставщику, вкладка "Дополнительно"

Аналогично заказу покупателя, заказ поставщику может на различной стадии исполнения, что определяется значением реквизита "Состояние". По аналогии с состояниями заказов покупателей, для каждого из состояний заказа поставщикам устанавливается статус заказа – "Открыт", "В работе", "Выполнен". Статус действует аналогично тому, как в заказах покупателей: например, при статусе "открыт" заказ отражается только в списке заказов, а больше никаких действий по нему не происходит.

Перечень состояний заказов поставщикам, опять же аналогично перечню состояний заказов покупателей, может быть определен самостоятельно пользователем программы (см. Рис. 129), исходя из специфики процессов конкретной компании.

Рис. 129. Состояния заказов поставщикам

Следует отметить, что документы "Заказ поставщикам" не обязательно создаются автоматически с помощью сервиса "Расчет потребностей в запасах". Заказы поставщикам могут вводиться вручную без использования данного сервиса. Более того, сформированные с помощью сервиса "Расчет потребностей в запасах" заказы поставщикам могут быть, при необходимости откорректированы вручную.

Перечень заказов поставщикам с указанными в них плановыми датами поступления запасов и составляют фактически календарный план закупок.

Каким образом осуществляется контроль и анализ исполнения этого плана?

Можно это сделать, например, с помощью отчета "Заказы поставщикам", доступного в разделе "Закупки". На Рис. 130 показан пример сформированного отчета "Заказы поставщикам", в котором данные сгруппированы, в первую очередь, по плановой дате поступления запасов (реквизит "Дата поступления" заказа поставщику).

Рис. 130. Отчет "Заказы поставщикам", в котором присутствует группировка данных по плановой дате поступления запасов по заказам

В примере, показанном на рисунке Рис. 130, видно, что из трех заказов, оформленных в период с 15.04. по 20.04, поступление запасов произошло только по одному из заказов. По остальным двум запасы еще не поступили, хотя должны были поступить 18-го и 19 числа.

Формирование такого отчета ежедневно помогает специалистам по снабжению контролировать соблюдение поставщиками сроков поставки.

О том, как влияет соблюдение сроков поставки поставщиками на исполнение заказов покупателей можно судить по отчету "Размещение заказов" (раздел "Закупки"). См. Рис. 131.

Рис. 131. Отчет "Размещение заказов"

Данный отчет интересен тем, что в нем отражаются только те заказы покупателей, которые обеспечиваются за счет поступлений по другим заказам – заказам поставщикам и заказам на производство.

В примере, показанном на Рис. 131, видно, что заказ покупателя № СП – 00000007" обеспечивается за счет трех других - одного заказа на производство и двух на закупку. При неисполнении хотя бы одного из этих трех, мы не сможем выполнить свои обязательства перед покупателем. Поэтому, вполне понятно, что данный отчет является не только инструментом работы отдела снабжения, но также используется и сбытовой службой. Более того, в небольшой фирме такой отчет может входить в число отчетов, используемых самим руководителем для оперативного контроля хода исполнения заказов покупателей.

А теперь рассмотрим, каким образом в программе отражаются операции, связанные с фактическим поступлением запасов от поставщика.

Во-первых, после того, как мы сделали заказ поставщику, поставщик выставил нам счет. Этот счет можно зарегистрировать в программе (см. Рис. 132). Кроме того, впоследствии на основании счета можно зарегистрировать фактический платеж поставщику.

Рис. 132. Счет поставщика

В документе "Счет на оплату (полученный)", так же как и в документе "Заказ поставщику", можно запланировать оплату. Но делать это нужно либо в заказе, либо в счете, в противном случае сумма в платежном календаре удвоится.

Фактическое поступление запасов от поставщика отражается с помощью документа "Приходная накладная" (Рис. 133). Она может быть введена на основании документа "Заказ поставщику", либо непосредственно в список приходных накладных (ссылка "Приходные накладные" в группе "Закупки" на панели навигации раздела "Закупки").

Рис. 133. Приходная накладная

Смысл реквизитов документа "Приходная накладная" понятен без комментариев.

При проведении документа изменяется состояние взаиморасчетов с поставщиком – увеличивается наш долг. Отметим, что по аналогии с расходными накладными, в приходных накладных также существует возможность выполнить зачет авансового платежа, если таковой имеется. Для этого используется кнопка , расположенная в правом нижнем углу документа.

А теперь обратимся к вопросу дополнительных расходов, связанных с приобретением запасов. Это могут быть расходы, связанные с транспортировкой, страхованием, погрузочно-разгрузочными работами, другими услугами, которые оказал нам сторонний контрагент. Причем, эти услуги может оказать как сам поставщик запасов, так и другой контрагент. Зарегистрировать в программе дополнительные расходы можно двумя способами. Они описаны ниже.

Первый способ. Указать сумму и наименование услуги контрагента в этом же документе "Приходная накладная", по которому поступают запасы. Этот способ возможен, когда услуги оказываются тем же поставщиком и относятся к одной накладной. Данные указываются на вкладке "Расходы" (см. Рис. 134), затем необходимо вернуться на вкладку "Запасы" и распределить сумму по конкретным номенклатурным позициям (ведь их в накладной может быть несколько). Это можно сделать с помощью кнопки "Распределить расходы" (Рис. 135) или вручную указав сумму в колонке "Сумма расходов" (последняя справа колонка табличной части).

Рис. 134. Приходная накладная, вкладка "Расходы"

Рис. 135. Приходная накладная, кнопка "Распределить расходы"

Второй способ. Ввести отдельный документ "Дополнительные расходы", доступ к которому осуществляется на панели навигации раздела " Закупки". Этот способ удобен в тех случаях, когда сумму доп.расходов необходимо распределить по номенклатуре из нескольких приходных накладных. Либо – когда момент поступления запасов отличается от момента поступления доп.расходов. Кроме того, документ "Дополнительные расходы" однозначно используется в случае, когда услуга оказана другим контрагентом, а не самим поставщиком запасов. Документ "Дополнительные расходы" представлен на Рис. 136 и Рис. 137.

Рис. 136. Документ "Дополнительные расходы", вкладка "Запасы"

Рис. 137. Документ "Дополнительные расходы", вкладка "Расходы"

В случае, когда от поставщиков поступают те или иные услуги, не включаемые напрямую в стоимость запасов, то они также приходуются документом "Приходная накладная", только галочку "Включать расходы в себестоимость запасов" (см. Рис. 134) устанавливать в нем не нужно. По аналогии с закупкой запасов, приходной накладной на поступление услуг может предшествовать заказ поставщику на эти услуги.

Данные о произведенных закупках можно обобщить и проанализировать с помощью отчета "Закупки", который доступен в разделе "Закупки". См. Рис. 138.

Рис. 138. Пример отчета "Закупки"

Итак, общая схема ввода данных о работе с поставщиками в программе "1С:Управление небольшой фирмой 8" выглядит так:

Практикум № 4__________________________________________________________________________________________________________

Расчет потребностей в запасах, работа с поставщиками.

1. Введите данные о новой номенклатурной позиции "Обруч гимнастический". Обруч является покупным товаром, относится к основной номенклатурной группе, в прайс-листе для покупателей присутствует в группе "Спортивные комплексы и инвентарь".

Обручи различаются по цветам – красный, зеленый, синий.

Цена продажи оптовым покупателям составляет 97 рублей, цена закупки:

• у поставщика "Главпоставка" - 50 рублей за штуку,

• у поставщика "Завод металлоконструкций" - 45 рублей за штуку.

2. Оформите текущей датой заказ от покупателя "Якорь" на поставку 30 обручей гимнастических (по 10 штук каждого цвета).

3. Установите для номенклатурной позиции "Скакалка спортивная" минимальный и максимальный уровень запасов следующим образом:

• Зеленая: максимальный уровень – 8 штук, минимальный – 4 штуки

• Красная: максимальный уровень – 7 штук, минимальный – 3 штуки.

4. Воспользуйтесь сервисом "Расчет потребностей в запасах". Ознакомьтесь с составленными программой рекомендациями по пополнению запасов. Используя эти рекомендации, сформируйте заказы поставщикам. Затем отразите в программе фактическое поступление запасов от поставщиков по этим заказам.

_______________________________________________________________________________________________________________________